Ventajas e inconvenientes del uso de dispositivos privados en entornos de empresa


Por lo general a medida que el tamaño de la empresa crece el control de los sistemas informáticos, la seguridad de los datos, y las herramientas de gestión se vuelven más complicada. A la vez el acceso de los usuarios a las tecnologías hace que en muchas ocasiones tengan a su disposición para uso particular herramientas más potentes que las que les facilita la propia empresa. En ocasiones piensan que serían más productivos con esta herramienta en su trabajo, por lo que quieren llevar su propio dispositivo a la empresa para trabajar de forma más eficiente. Esta tendencia es lo que en Estados Unidos se ha dado en llamar BYOD (Bring Your Own Device). Hoy vamos a tratar de analizar las ventajas e inconvenientes del uso de dispositivos privados en entornos de empresa.

Pero, ¿de qué dispositivos estamos hablando? Fundamentalmente se trata de tecnologías móviles, es decir, portátiles, tablets y teléfonos móviles. Sobre todo en el caso de este último dispositivo, los teléfonos móviles inteligentes o smartphones, donde en ocasiones los usuarios disponen de un terminal más avanzado que el que les proporciona la empresa. Por lo general, este tipo de cuestiones ha sido denegada por los departamentos de sistemas, pero últimamente son los ejecutivos y directivos de las empresas los que las realizan y los que tienen, en general, la última palabra.

La seguridad y administración, las grandes preocupaciones

Son dos los aspectos que preocupan con el uso de un equipo privado en un entorno corporativo. Empezando por la seguridad. Los administradores no tienen ningún control sobre el software que está instalado en los mismos, sin poder asegurar que no vaya a dañar al resto de los sistemas. Pero también las licencias de estos programas. En ocasiones un programa que tiene licencia de uso gratuita para uso doméstico requiere comprar licencia para uso en la empresa.

Otro aspecto es la protección y fuga de datos. El uso de un equipo de forma privada, pero también para uso particular, mezclando aplicaciones de ocio, con aplicaciones de trabajo no es lo más adecuado. No sería la primera vez que luego aparecen bases de datos compartidas en redes de intercambio de archivos como resultado de estas prácticas.

Pero no todo son inconvenientes. También pueden tener ventajas para la empresas derivadas de una mejora de la productividad como consecuencia de trabajar con herramientas más ágiles y con las que el usuario ya se encuentra familiarizado en su manejo. Además para la empresa puede ser un ahorro, dado que en muchos casos se llega a un acuerdo con el usuario para compartir costes.

De esta manera la empresa tiene acceso a herramientas avanzadas que de otra manera no podría permitirse y el usuario puede trabajar de forma más cómoda a la vez que parte del coste de mantener dicho dispositivo se transfiere a la empresa. Por este lado sería una relación en la que ambas partes saldrían beneficiadas.

El caso del autónomo y las micropymes

En el caso del trabajador autónomo y las micropymes es más sencillo integrar este tipo de herramientas. Es habitual que no haya distinción entre vida privada y laboral. Además en muchos casos no pueden permitirse duplicar las herramientas, una para uso de empresa y otra para uso privado. En el caso de los ordenadores portátiles esto se solucionaba creando distintos perfiles, dos usuarios que mantenían separados los ámbitos privados y de empresa.

Esto no es tan sencillo con el caso de los teléfonos móviles donde lo habitual es manejar dos teléfonos, uno de uso privado y otro para la empresa. Existen soluciones a nivel técnico que permiten tener dos números distintos en un mismo teléfono, con doble SIM, y otras que ofrecen las operadoras para tener una segunda línea en el mismo teléfono. Caso aparte merece el apartado de los tablets, que parecen más enfocados a un uso doméstico que para su uso en un entorno corporativo y presentan más dificultades para separar ambos mundos.

Empresas de mayor tamaño

Las empresas de mayor tamaño son las que tienen más dificultades para integrar estos dispositivos de uso privado en sus entornos corporativos. Representa un reto para ellas, pero también una oportunidad de mejora. Todo ello tiene que ver también con la gestión de los dispositivos móviles, que en muchas ocasiones no está bien resuelto.

Gestionar varios dispositivos por usuario y permitir al usuario trabajar dónde y cuándo quiera, pero también desde donde quiera es el reto a conseguir. En muchos casos es necesario invertir en herramientas técnicas para poder realizar esta gestión, lo que supone un coste añadido. Cada empresa deberá valorar si el retorno de la inversión que produce por la mejora de productividad les compensa o no.

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LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol