Recortar gastos en la oficina de manera sencilla


Los centros físicos de trabajo y las oficinas son uno de los focos más suceptibles para llevar a cabo un recorte de gastos de manera sencilla sin necesitar realizar grandes sacrificios. La lógica, el sentido común y el recurso tecnológico son las grandes vías que podemos poner en práctica para meter la tijera en la empresa sin que duela en exceso a algún departamento.

Dentro de los bloques de gastos más importantes, tenemos siempre los suministros, tanto eléctrico como telefónico, gestión de tiempo y recursos que se emplean para procesar una orden y control de los gastos por viajes, representación y otra serie de consumos.

Control de los suministros

Consumo eléctrico. La climatización de los espacios de trabajo mediante calefacción y aire acondicionado tienen un consumo energético importante, ya sean eléctricos o mediante otros sistemas centralizados. Invertir en unos buenos sistemas de aislamiento en cierres y puertas y marcar una temperatura racional de uso, 20ºC – 21 ºC para calefacción o 25ºC para aire acondicionado, van a disminuir el consumo energético de una manera significativa.

En los sistemas de iluminación, sustituir las lámparas normales por sistemas de bajo consumo o sistemas LED, mejoraran la iluminación ambiental y de espacios de trabajo y contribuirán a un menor gasto en electricidad, a pesar de ser sistemas que requieren mayor desembolso, se amortizan relativamente rápido.

Consumo telefónico. La principal pregunta que debemos hacernos siempre antes de descolgar el teléfono y llamar, es ver si es realmente imprescindible realizar la llamada o si no disponemos de otra vía de comunicación con esta persona más económica y los mismo de eficaz. Por ejemplo, el correo electrónico o el chat siempre y cuando el receptor use estos canales de comunicación con agilidad.

En los casos que tengamos que recurrir al teléfono, debemos analizar nuestro patrón de gasto, la tipología de las llamadas más habituales y comparar las tarifas de todas las operadoras existentes para conseguir el mejor contrato posible dentro de nuestros patrones de gasto. No está de más contar con el apoyo de comparadores de precios y plataformas de análisis de consumo del estilo de DoctorSIM. Tampoco debemos olvidar el apoyo que nos ofrecen los sistemas de Vo-IP para realizar llamadas de manera más económica que con las tarifas estándar como Skype.

Papel, impresoras y faxes, los mínimos posibles

Debemos a acostumbrarnos a imprimir sólo aquello que sea imprescindible. El coste de tóner, folios impresos y el procesamiento de la información en papel es mucho más cara que un sistema de gestión documental bien organizado y bien montado. Por ejemplo, si recibo muchos faxes y éstos tienen que pasar por varios departamentos, es preferible realizar una recepción telemática de los faxes, no imprimirlos y asignar el fichero recibido al departamento que tenga que gestionarlo directamente,

En esta línea, la gestión de presupuestos, albaranes, envío y recepción de facturas… Todo esto son procesos que necesitan papel, pero que son sustituibles por medios telemáticos en todos los casos. Obbiamente, si mi cliente que me acaba de pedir un presupuesto, no tiene correo electrónico, no tendré más remedio que imprirmirlo y enviarlo de manera física, pero estos casos, deben minimizarse lo máximo posible.

Entiendo que hay muchos jefes que no son partidarios de realizar muchos envíos o recepciones de manera telemática, tales como presupuestos o facturas electrónicas. Es un grave error tanto en el ahorro económico que puede suponer como por las mejoras que nos va a reportar un buen sistema de gestión documental de manera centralizada en la empresa. Trabajar con archivos físicos es pesado y consume mucho más tiempo que una búsqueda en una base de datos de ficheros. Es cuestión de cambiar el chip y formarse adecuadamente en ese campo tecnológico.

En Blog Sage | Una panorámica sobre el reciclado en las empresas, Cuando automatizar un proceso puede no ser una buena solución
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Remo es licenciado en Química y LADE, relacionado con la dirección financiera y fiscal de empresas. Escribe habitualmente en los blogs Pymes y Autónomos y El Blog Salmón.

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