Las TIC en el despacho (I). La gestión interna del despacho, clave para aumentar la productividad


Con el post de hoy iniciamos una pequeña serie en la que hablaré de cómo transformar un despacho en un despacho inteligente gracias al empleo de las TIC y la creación de valor añadido.

Históricamente, las asesorías y los despachos profesionales han sido los grandes pioneros en el uso de las Tecnologías de la Información. Su misión como proveedores de servicios contables, económicos, jurídicos y sociales así lo ha requerido. En el contexto actual, esta afirmación es todavía más relevante: los despachos que quieran sobrevivir en este entorno, deben contar con el soporte tecnológico más avanzado para reinventarse y lograr la transformación en un despacho inteligente.

Ya no se trata de ofrecer con calidad los servicios tradicionales como contabilidad, nóminas, seguros sociales, impuestos, etc. ya que esto se presupone; en la actualidad, el despacho competitivo debe ofrecer a su cliente actividades de valor añadido que, como veremos, afilien al cliente con el despacho y generen un vínculo único en su relación asegurando su continuidad.

Es por ello que las Tecnologías de la Información son hoy el mayor aliado de los despachos. Ayudan a racionalizar las gestiones internas y de servicio tradicional al cliente, ofreciendo oportunidades de desarrollo de nuevos servicios de valor añadido y diferenciales. Una vez que el despacho ofrece con garantía servicios contables, laborales y jurídicos a través de herramientas de producción solventes y actualizadas, el despacho profesional no puede descuidar su gestión interna.

En este entorno en el que nos encontramos, en el que existe gran competencia entre los despachos profesionales en la oferta y propuesta a clientes, en una guerra de tarifas, etc., el despacho necesita disponer de información global y centralizada. La gestión interna le aporta al despacho funcionalidades para el control y seguimiento de todas las actividades realizadas con un cliente, midiendo la eficiencia, controlando indicadores de negocio que ayudarán a los responsables a tomar decisiones y proponer cambios en la gestión.

Con la gestión interna se podrá seguir y controlar todas las acciones con cada cliente, desde la propuesta inicial, renovaciones de cuotas y ampliaciones, tiempos dedicados, gastos derivados, y así medir la rentabilidad de cada acción y compararlas con el global del despacho, conociendo su productividad y la de cada colaborador, otorgando la capacidad al gestor de ajustar precios con conocimiento verdadero del estado del negocio y no derivado de las acciones de su competencia.

La gestión interna otorga a cada colaborador del despacho una visión 360º del cliente, ya que permite conocer todas las acciones realizadas con cada cliente integrando la minutación, la gestión de los contratos de cuotas, su seguimiento, el estado de los expedientes, además del detalle de las tareas y actividades desarrolladas en el despacho.

En definitiva, una herramienta de gestión interna es esencial para un despacho que desee mantener su actividad hoy ya que resuelve sus necesidades de gestión de manera eficiente con la máxima productividad.

Las Tecnologías de la Información son hoy el mayor aliado de los despacho, convirtiéndolos en despachos inteligentes.

Nos ayudan racionalizar nuestras gestiones internas y de servicio tradicional al cliente, ofreciéndonos oportunidades de desarrollo de nuevos servicios de valor añadido y diferenciables. Una herramienta de gestión interna es esencial para un despacho que quiere mantener su actividad y competitividad.

Por Experto Sage

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Imagen | flakeparadigm

María de la O Martínez Muñoz es la Directora de Marketing de Despachos Profesionales de Sage.

Puedes seguirlo en Twitter en @mariadelaomar