La búsqueda de la perfección en los sistemas de información

El sistema de información perfecto

Las aplicaciones departamentales, en forma de bases de datos y de hojas de cálculo o aplicaciones, son herramientas que se usan habitualmente en el entorno de la empresa para tratar datos de los sistemas por fuera de los entornos corporativos, normalmente porque se quiere hacer algo que no es posible con ellos. No son perfectos.

El uso de aplicaciones departamentales conlleva una serie de ventajas y desventajas, que los responsables de Organización y Procesos suelen ver más de las segundas que de las primeras. Por ejemplo, aduciendo que este tipo de aplicaciones generan porciones de información aisladas, a modo de islas. Tienen razón, es así, pero eso se debe a que el sistema de información no es perfecto, así que la cuestión es ¿debe ser perfecto el sistema de información?

Gestionar la información de la empresa no es una tarea trivial

La teoría sobre cómo se debe gestionar la información en la empresa es amplia. Cumplir con la eficiencia que sobre el papel apuntan muchos teóricos de la integración de la información, es en la práctica bastante complicado, aunque hoy en día hay soluciones que permiten obtener un altísimo grado de rendimiento, a un coste muy asequible y con una flexibilidad asombrosa para adaptarse a los cambios de los procesos.

Los sistemas que gestionan la información de la empresa tienen como misión fundamental dar soporte a los distintos procesos que se ejecutan: comerciales, de facturación, de distribución,… etc. Recogen datos de todos ellos para transformarlos posteriormente en información, que tenga utilidad para la organización: contabilidad, facturación, información de clientes,…etc. Lo ideal es disponer de un sistema integrado, pero por mucho empeño que se ponga, siempre pueden surgir cambios en los procesos, de tal manera que vayan quedando partes desconectadas.

En los entornos más cambiantes (¿hay alguno que no lo sea hoy en día?) es donde los sistemas empresariales se ven más afectados y, por tanto, donde más aplicaciones departamentales de este tipo se suelen requerir. De esta manera, los distintos equipos de trabajo pueden disponer de recursos para soportar procesos y posteriormente analizar la información generada. Hoy en día, también en la gran empresa es muy habitual encontrarlas, no sólo es cosa de la pyme.

Lo ideal es una relación de simbiosis entre sistema y aplicación

Por muy buen sistema que se haya desarrollado e implantado en la empresa, es difícil soportar al 100% los procesos en el sistema. Además de complicado, también es caro, ya que hay algunas fases que no compensa abordar. Además, es habitual ver cómo surgen nuevos condicionantes en los procesos o en el entorno, que hacen que sea necesario sacar alguna solución de la chistera para poder continuar disponiendo de información, antes de que se disponga de presupuesto o capacidad para adaptar el sistema de información.

Las aplicaciones departamentales conviven con el sistema en una relación que se podría considerar más simbiótica que parasitaria, ya que cubren las funcionalidades que no compensa desarrollar en el sistema de información corporativo. Es cierto que puede transformarse en parasitaria cuando estos volcados de información causan problemas de rendimiento, por ejemplo, si la petición es muy amplia o si se hacen muchas al mismo tiempo, pero la idea es establecer una relación win-win, en la que sea la empresa la que gane y pueda ir avanzando sin asumir grandes costes de sistemas.

Conclusiones

Por mucho que nos empeñemos los que nos dedicamos al mundo de los procesos a intentar desterrar estas aplicaciones de la empresa, hay que ser consciente de que se trata de una lucha que no debe ser encarada a muerte, sino que debe ser más bien considerada como un “efecto colateral” de la existencia de los sistemas de información.

Que haya una base de datos o una hoja de cálculo para suplir alguna carencia puntual del sistema en algún proceso, no es un problema que haya que atajar sí o sí. El problema sí existe cuando en la empresa la gente no usa el sistema y, en su lugar, por todas partes hay ficheros de este tipo, a modo de guettos de datos y se necesitan muchas horas de trabajo para tratarlos y conseguir algo de información.

Las aplicaciones departamentales son lo que las rémoras a los grandes cetáceos, unos compañeros de viaje de mucho menor tamaño que se aprovechan de ellos pero que los necesitan para vivir. Si en el mar funciona, en la empresa no tendría por qué dejar de hacerlo. Ya se sabe, lo mejor es lo enemigo de lo bueno.

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Imagen | Derek Keats

Pablo Herrero
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero