Cómo reducir el uso del papel en el día a día de la empresa


Una de las cuestiones que parecen no cambiar en las empresas es el uso del papel. Y esto a pesar de las tecnologías que nos permiten ir reduciendo su uso hasta límites que pueden ser ínfimos. Las ventajas son mayores a medida que el volumen de negocio de la empresa aumenta. Pero también depende mucho de la tipología de la empresa. Hoy vamos a intentar ofrecer algunos consejos para ver cómo reducir el uso del papel en el día a día de la empresa.

Las principales ventajas que encontraremos con esta práctica es el coste asociado al almacenamiento, gestión y recuperación de los documentos. No se trata sólo del espacio que nos ocupan o el tiempo que tardamos en ordenar y gestionar, sino de aprovechar un sistema digitalizado de gestión documental que nos permita mejorar la productividad general de la empresa.

Facturación electrónica y digitalización

Gran parte del volumen de papel de la empresa se debe a la facturación, tanto la propia como la de terceros, ya sean proveedores o empresas con las que colaboramos. La parte que corresponde a nuestra empresa podemos resolverla buscando una solución que nos permita utilizar la factura electrónica. Para la parte de terceros podemos utilizar la digitalización de los documentos a través de escáner, en caso de que no dispongan también de este tipo de factura electrónica.

En este último caso si lo que queremos además de digitalizar la factura que hemos recibido es poder deshacernos del original en papel, tenemos que acudir a soluciones de software de digitalización homologados por la AEAT, de manera que podemos destruir el original en papel ya que el documento digital tiene todas las garantías legales que nos exige la administración en caso de requerir su presentación.

Gestión documental y ciclo de vida del documento

Otra parte importante de nuestro negocio que funciona a través de papel es la documentación interna. Para manejar este aspecto es cada vez más importante contar con un gestor documental que nos permita gestionar el ciclo de vida de un documento, desde su creación, versiones, manipulación, aprobación, consulta, archivado y finalmente su destrucción, si así lo deseamos.

En este aspecto el gestor documental nos permitirá una correcta indexación de los documentos, lo que reducirá el tiempo que tardamos en encontarlo, pero también introduce cuestiones como los flujos de trabajo que agilizan mucho el manejo de un documento, puesto que por ejemplo permite avisar al responsable de un departamento cuando una persona que está bajo su responsabilidad ha realizado una petición de vacaciones. Esta cuestión permite reducir también mucho el flujo de correo interno en las empresas.

Pero sobre todo el etiquetado de los documentos y el buscador nos permitirán encontrar un documento con sólo conocer una parte del mismo. Y esto es una cuestión que muchas veces es fundamental. El uso del OCR (Optical Character Recognition) en el gestor nos permitirá encontrar el documento que buscamos independientemente de si está en formato texto o imagen procedente de un escaneo.

Sin olvidarnos de los pequeños detalles

Todas estas prácticas deben complementarse con los pequeños detalles. Tener una política clara para reducir el volumen de impresión, además de permitirnos ahorrar dinero, nos facilita que nuestra oficina no esté inundada de papeles que imprimimos sólo para mostrárselos al compañero de al lado. Un ejemplo muy claro nos ocurre con el correo electrónico, donde imprimimos un correo si tenemos que discutir algo relativo al mismo con el compañero, nuestro responsable, etc. en lugar de reenviárselo y discutirlo por teléfono o de forma presencial, pero sin necesidad de imprimirlo.

Lo mismo nos ocurre cuando hemos visto algo en una página de Internet, por ejemplo, o queremos capturar una pantalla de nuestro ordenador. No es raro ver que la forma de compartir esta cuestión sea a través de sacar el comento por la impresora, que poco después acabará en la papelera o se utilizará como papel de sucio para tomar notas. Pero esto también cuenta. Con utilizar impresoras PDF nos ahorraríamos esta cuestión. Este tipo de programas nos permiten imprimir cualquier documento a PDF que luego podemos compartir por los canales habituales con el resto de compañeros sin necesidad de imprimirlos en papel.

Por último una cuestión que ayuda mucho es tomar las notas directamente en formato electrónico. Sobre todo si tenemos que compartir las mismas o agregarlas a un espacio compartido. Las notas en papel son muy rápidas, pero a mi sólo me funcionan si son de usar y tirar. Si quiero que sean persistentes, es decir, que pueda utilizarlas más adelante prefiero utilizar aplicaciones como Evernote o OneNote para manejar este tipo de informaciones con rapidez.

No es que el proceso sea fácil, pero lo cierto es que mejora mucho la gestión documental en la empresa si no se utiliza el papel. Cuestiones como la factura electrónica necesitan tiempo para implantarse, puesto que son más rentable a medida que un mayor número de empresas las utilizan, pero otras como los gestores documentales están a la orden del día y no son complicadas de implantar. Y suponen una gran mejora a la típica estructura de carpetas en árbol. Reducir el papel es posible en la empresa, sólo hay que comenzar a dar los primeros pasos para recorrer el camino.

En Blog Sage | Organización documental en la empresa, algunas sugerencias
Imagen | ronnieb | ppdigital

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol