Cómo combatir a los ladrones de tiempo para ser más productivos

tempus fugit
La organización para trabajar es básica. Ya hemos hablado de algunos métodos que nos ayudan a concentrarnos y ser más productivos. Esto significa que en el mismo tiempo vamos a ser capaces de realizar más trabajo si mantenemos los niveles de atención adecuados sobre las tareas que estamos realizando. Hoy vamos a tratar de explicar cómo combatir a los ladrones de tiempo para ser más productivos.

Llamamos ladrones de tiempo a aquellas aplicaciones o hábitos de trabajo que pueden acaparar nuestro tiempo casi sin darnos cuenta. Nos quedamos atrapados y nos hemos pasado la mañana contestando correos en lugar de realizar el trabajo pendiente. El correo es uno de los grandes ladrones de tiempo, pero no el único. Tiene que ver más con los hábitos de trabajo de cada uno que con la tecnología que utilizamos para trabajar.

Seis ladrones de tiempo a los que dedicas más tiempo del imprescindible

  • El correo electrónico es una de las herramientas que nos han ayudado a trabajar en las empresas. Hoy en día es impensable que una empresa no utilice correo electrónico. Sin embargo en muchas organizaciones se ha convertido en un monstruo que es complicado manejar. Dos son las acciones que podemos tomar para evitar dedicar más tiempo del necesario al correo. La primera es eliminar los notificadores, que nos interrumpen o llaman nuestra atención cuando estamos haciendo otra cosa. La segunda es cerrarlo. Sólo abrimos el correo en determinados momentos del día para procesar el trabajo que tengamos o realizar acciones concretas. No sobrevaloremos la importancia del correo electrónico. No nos pagan por gestionar la bandeja de entrada.
  • Redes sociales e Internet son otro de los apartados en los que nos podemos liar y ver como ha pasado la mañana sin hacer nada. Las relaciones sociales son fundamentales para muchos negocios. Las redes sociales una buena herramienta para realizar networking y para promocionar nuestra empresa. Internet es también una fuente de información básica hoy en día. En ambos casos debemos evitar utilizarlos en las horas más productivas del día. Dejemos estas tareas para esos momentos en los que necesitamos una pausa en el trabajo o tenemos problemas para concentrarnos. Y acotemos el tiempo que vamos a dedicar a cada una de ellas.
  • Reuniones improductivas es una de las cosas que más odio en las empresas. Saber que se me acumula el trabajo y tengo que estar en una reunión, y sobre todo que no está sirviendo para nada. Por lo general, la reunión si no está suficientemente preparada sólo nos servirá para gastar tiempo. Una adecuada preparación de la misma, unos objetivos claros a desarrollar y la finalización de la misma con unas conclusiones que determinen las acciones siguientes a ejecutar en la empresa pueden ayudarnos a mejorar. Un número reducido de asistentes y evitar tener algo más en la mesa que la herramienta que necesitemos para tomar notas también ayudan. Mejor realizar varias cortas, de no más de 20 minutos, que una gran reunión que nos llevará toda la mañana.
  • Teléfono es otra de las herramientas que se han convertido en un devorador de nuestro tiempo. Si tenemos un smartphone, más todavía, puesto que además de las llamadas tenemos toda una serie de aplicaciones de trabajo y ocio que pueden distraernos en un momento determinado. Cada uno de nosotros sabemos que llamadas son importantes, a quién debemos cogerle el teléfono y quién puede esperar 15 minutos para que seamos nosotros quien le devolvamos la llamada. Es complicado de poner en marcha, sin embargo es un hábito que mejorará mucho nuestra productividad.
  • Interrupciones: En este caso es algo que en muchas ocasiones no se puede evitar, es complicado “educar” a la gente de nuestro entorno para que respeten nuestros hábitos de trabajo y no nos interrumpan mientras estamos inmersos en una tarea. Otras tiene más que ver con factores externos, como aviso de llegada de correos electrónicos, notificaciones de redes sociales, pero también llamadas de teléfono, mensajes de móvil, etc. Si volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo nos cuesta alrededor de cinco o diez minutos, el resultado es que no avanzamos en nuestro trabajo.
  • Multitarea o estar haciendo varias cosas a la vez, acabando un informe, por ejemplo, pero antes de acabar recordamos que tenemos que enviar un correo, hacer una llamada, etc. Al final acabamos por interrumpir el desarrollo de lo importante, que es acabar el informe. Lo mejor en estos casos es anotar la tarea que hemos recordado que debíamos hacer, y una vez acabado lo que tenemos entre manos podemos ocuparnos de ello. En este caso concentrarnos en una sola acción nos ayuda a acabarla antes, que si estamos haciendo varias a la vez.

Dependiendo de nuestra actividad podemos tener otros muchos ladrones de tiempo. Sin embargo está en nuestra mano controlar el tiempo que gastamos con ellos. Lo complicado es que muchas veces implican un cambio de hábitos. Si trabajamos solos es complicado, pero si trabajamos en equipo más todavía, porque parte de la disciplina que necesitamos imponernos también implicará a la gente con la que trabajamos. Sin embargo el resultado merece la pena.

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Imagen | fdecomite | Furryscaly

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol