Cómo aprovechar mejor el tiempo en las primeras horas del día


Con el paso de los años uno aprende a gestionar mejor su tiempo. Sobre todo cuando este escasea, y sabemos que no disponemos de muchas horas para hacer determinadas tareas. En ese momento es cuando tenemos que buscar cuál es el mejor momento del día para hacer determinadas tareas. En mi caso, son las primeras horas de la mañana cuando consigo ser realmente efectivo con el trabajo que tengo delante. Pero ¿cómo aprovechar mejor el tiempo en las primeras horas del día?

Si no tenemos mucho trabajo pendiente o disponemos de varios días para completar una tarea, a veces tendemos a divagar, y nos perdemos las mejores horas del día en tareas que son poco productivas. Y cuando nos queremos dar cuenta nos cuesta concentrarnos, ha pasado parte de la mañana y no hay nada completado, las tareas están pendientes y sabemos que éste será un día perdido. Porque es muy complicado enderezar un día que sale torcido, en cuanto a rendimiento ser refiere.

Evitemos los ladrones de tiempo

Y ¿qué debemos hacer en esas primeras horas de la mañana? Pues trabajar, pero hacerlo en tareas ejecutivas, más que en otras de gestión o de supervisión. Un ejemplo muy claro es el correo electrónico. Es habitual que sea la primera tarea que realizan muchas personas al llegar a su trabajo. Y no es precisamente una tarea productiva. Más bien todo lo contrario, es un ladrón de tiempo en el que nos podemos quedar atrapados entre correos por contestar, abrir, revisar, etc.

Pero es que para muchos trabajos el correo es vital. Aun siendo cierto, no todos los correos son igual de importantes. No tenemos que abrir todos los mensajes, y seguro que de un vistazo rápido a la bandeja de entrada sabéis que es necesario abrir y qué puede esperar. No dediques más de cinco minutos a la gestión del correo en tus horas más productivas. Si puede ser menos, mejor todavía.

Lo mismo podríamos decir de redes sociales, que muchos consultan desde el trabajo, o la lectura del periódico. El ejemplo seguiría la misma pauta del correo, incluso aunque sea por trabajo, mejor no tentar a tu suerte y enfocar lo que quieres hacer. Pero también el café de la oficina con parón de tertulia.

Otra cuestión que tenemos que evitar en las primeras horas del día son las reuniones. En mi experiencia, mejor a media mañana, cercanas a la hora de la comida, para que no tengamos la tentación de alargarlas más de lo necesario. Reuniones cortas, para tocar puntos concretos y con un objetivo a cumplir tras la finalización de la misma. Y mejor no hacerlas a primera hora.

Enfocar nuestro objetivo de la mañana

Un detalle que me ayuda mucho a llegar a mi mesa y centrarme en lo que tengo por delante, es hacer un resumen previo de lo que tengo pendiente. Basta con que comencemos a hacerlo a la entrada de la oficina hasta nuestro puesto de trabajo, en el viaje previo, etc. Sólo tenemos que ir ordenando las dos o tres tareas importantes que queremos hacer justo al llegar al trabajo. Aquellas que si al acabar el día están completadas lo daremos por bueno.

Así consigo llegar a mi mesa, ponerme delante de mi ordenador, y comenzar a trabajar en ellas. El correo lo miro, pero no gestiono nada que no sea urgente. Y por lo general no me lleva más de dos minutos. Una vez que acabo estas tareas marcadas, que suelen llevarme, entre dos y tres horas, es cuando puedo pasar a otro tipo de asuntos, que requieren menos concentración.

Porque para mí esta es la clave para ser efectivos en nuestro trabajo. Conseguir la concentración adecuada. Aislarnos de todo lo externo, que cada vez es más complicado y conseguir centrar toda nuestra atención en un sólo asunto. Durante un periodo de tiempo breve, pero sin interrupción. Y lo cierto es que merece la pena, y el trabajo sale adelante. Eso si, es difícil de conseguir cada día. A veces simplemente imposible.

En estos casos, los días en los que estamos especialmente espesos, utilizar la técnica Pomodoro, para trabajar puede ayudarnos a centrar un poco las tareas pendientes. Lo mismo puedo decir del trabajo después de comer. Especialmente en el arranque de la jornada vespertina, cuesta arrancar.

En Blog Sage | Cómo combatir a los ladrones de tiempo para ser más productivos
Imagen | Courtney Dirks

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol