Cómo aprovechar los gestores de proyectos online en la empresa


Cuando tenemos que desarrollar un trabajo en nuestra empresa que se prolonga en el tiempo y se realiza por varios departamentos, donde la tarea de uno está relacionada en muchas ocasiones con la de los demás, un gestor de proyectos suele resultar bastante útil. Microsoft Project es una de las herramientas más potentes y utilizadas si hablamos de tenerla instalada en los ordenadores. Pero también podemos trabajar con los proyectos en la nube y por eso hoy queremos ver cómo aprovechar los gestores de proyectos online en la empresa.

Es una opción que resulta muy útil cuando el proyecto se ejecuta por distintas partes, tenemos empresas subcontratadas que se encargan de una parte, por ejemplo, o se desarrolla por distintas delegaciones que tenemos en distintas provincias. Existen opciones más generales que podemos usar para gestionar proyectos, como puede ser SharePoint o Zimbra, dos herramientas muy potentes para la gestión de la empresa y que podemos utilizar para este ámbito del control de los proyectos, pero vamos a centrarnos en herramientas más pensadas específicamente para este uso.

Antes de nada conviene distinguir entre lo que sería un gestor de tareas y un gestor de proyectos. El gestor de tareas está más enfocado a un uso personal, aunque podamos compartir las tareas a realizar, mientras que el gestor de proyectos tiene dos componentes fundamentales para que nos sea de utilidad. Por una parte poder asignar tareas a otros usuarios y por otra tener un control a nivel de reportes e informes del control de las mismas.

Ventajas de los gestores de proyectos online

El gestor de proyectos online nos permitirá en primer lugar definir las distintas fases del proyecto. Dentro de cada una de ellas se incluirán una serie de tareas que pueden ser independientes o estar supeditadas a la finalización de una de ellas para que otra pueda comenzar. Las tareas se asignan por lo general a una fecha concreta, con una duración determinada. Después se asignan a los usuarios que tienen que cumplir con las mismas. De esta manera queda definido el proyecto.

Una de las ventajas de tener el gestor de tareas online es que cada usuario, independientemente de donde esté, y el dispositivo que utilice, podrá ir introduciendo comentarios, completar tareas, añadir documentos relacionados con el proyecto, etc. De esta manera una de las principales ventajas es que el volumen de correo generado por un proyecto disminuye de forma notable. Muchos de los aspectos que tenemos que definir en todo proyecto se discuten en el propio proyecto, quedando debidamente documentados y ayudándonos luego a tener un histórico de por qué tomamos tal decisión en un determinado momento.

Otra de las ventajas que nos permite es la posibilidad de suscribirnos a las novedades de un proyecto a través de las notificaciones que nos pueden llegar a nuestro lector de RSS o notificaciones de correo, de manera que cualquier cambio que tengamos en un proyecto nos llegará un aviso. De esta manera tenemos en todo momento una perspectiva muy clara del avance del proyecto, pero también de la documentación que se ha añadido al mismo, las acciones que se realizan o quedan pendientes, etc.

Por último tenemos la posibilidad de asignar distintos tipos de permisos a los usuarios. De esta manera no todos tendrán acceso a toda la documentación del proyecto. En algunos casos podrán ver sólo una parte, o tendrán acceso a marcar tareas como finalizadas y realizar comentarios o serán supervisores de una fase del proyecto y por supuesto podemos ser los administradores y tener control total sobre el mismo. Los permisos son muy granulares y permiten que cada usuario tenga acceso sólo a aquella parte que nos interesa. Vamos a ver ahora tres ejemplos de gestores de proyectos online.

TeamLab, un gestor potente y muy sencillo de utilizar

Ya hemos hablado en este especial nube de TeamLab como alternativa a la edición online de documentos. Pero TeamLab es mucho más. Es un entorno colaborativo que nos ayudará a gestionar los proyectos en la nube. En este caso dispone de una opción gratuita para probarlo al completo limitada en el espacio de almacenamiento que tenemos disponible a 1 GB. A partir de aquí tenemos que acudir a planes de precios que nos cobrarán por aumentar el espacio online a 50 GB por 36,45 € al mes. Podéis ver como funciona en el siguiente vídeo:

Dispone de las principales opciones anteriormente reseñadas para crear tareas, hitos, asignar distintos niveles de accesos a los usuarios, y herramientas para comentar y discutir dentro de los propios proyectos así como controlar el tiempo o realizar los informes siempre necesarios para su control. Además dispone de una versión especialmente adaptada para su trabajo desde dispositivos móviles, lo que nos hará ganar en eficacia y aprovechar los tiempos muertos que en muchas ocasiones tenemos durante nuestra jornada laboral si estamos en movilidad.

Más Información | TeamLab

Teambox, un gestor muy amigable para utilizar

No sólo se trata de lo que podemos hacer en un gestor de tareas online, sino de como podemos hacerlo. En este caso una de las principales virtudes de Teambox es ser un gestor de proyectos muy fácil de utilizar, intuitivo y amigable. Si estamos acostumbrados a trabajar con este tipo de herramientas la curva de aprendizaje será prácticamente nula. Dispone de una versión gratuita para evaluar como funciona limitada a cinco proyectos, cinco usuarios y 5 GB de espacio en la red. A partir de aquí dispone de planes de precios desde 5 euros por usuario y mes sin limitaciones de espacio, proyectos o usuarios. También tiene planes específicos para las empresas de mayor tamaño, a partir de 50 usuarios.

Actualmente acaba de lanzar la versión 4.0 que todavía convive con la 3.0 y el usuario puede elegir con cuál inicia sesión. Además de todas las características habituales lo que más me gusta de Teambox es la gestión de los comentarios que podemos introducir en las tareas, donde además podremos ir añadiendo los adjuntos que consideremos necesarios o reflejar el tiempo que nos ha llevado la realización de la misma. Por contra, su parte más débil está en el apartado de informes. Por este motivo lo veo más adecuado para organizaciones que tienen que llevar a cabo pequeñas tareas o proyectos sencillo y necesitan una herramienta para gestionarlos de manera sencilla.

Más Información | Teambox

Doolphy, gran utilidad de informes para el control de los proyectos


En este caso hablamos de un gestor de proyectos que destaca sobre todo por el control de gastos que nos permite en los proyectos, lo que nos permitirá tener controlado el coste que supone para nuestra empresa su ejecución y poder ajustar más los márgenes con los clientes. De esta manera nos ayuda a ser más competitivos en el mercado. Para ello dispone de herramientas específicas para el control de gastos, así como para añadir las horas dedicadas al proyecto, en cada tarea. De esta manera también tenemos una manera de tener un control sobre la productividad de cada usuario en la ejecución de las mismas.

Otra de las cuestiones que me gustan de este gestor de proyectos es la dependencia de tareas, que ayuda mucho cuando una tarea no puede iniciarse hasta que se ha concluido la precedente, por ejemplo. Además incluye una herramienta de planificación inteligente que nos ayudará, sobre todo al principio, con la planificación de los proyectos. Además nos permite crearnos plantillas de proyectos, que pueden ser de gran ayuda para proyectos similares que desarrollemos. Los planes de precios parten desde los 12 euros al mes, con usuarios ilimitados, un máximo de diez proyectos activos y 5 GB de almacenamiento.

Más Información | Doolphy

Esto son sólo tres ejemplos distintos, que en función de las necesidades de nuestra organización nos pueden ayudar en mayor o menor medida. Cada uno dispone de unas virtudes distintas y aunque comparten las características comunes que hemos comentado en la primera parte luego tiene el foco cada uno en un área distinta. Tanto si tenemos que realizar el proyecto nosotros solos o en colaboración con otras empresas pueden ser de gran utilidad y sobre todo ahorrarnos mucho tiempo en el control y ejecución de los mismos.

En Blog Sage | Seis opciones para trabajar con la ofimática en la nube

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol