¿Podemos dejar correos sin leer en la bandeja de entrada?


El correo electrónico es una de las herramientas más útiles que nos ha llegado con la informática a las empresas. Pero con el tiempo se ha convertido en un problema a la hora de gestionarlo cuando su volumen aumenta. Gastamos mucho más tiempo del que sería necesario en la gestión del correo electrónico, que debería ser algo muy ágil, pero se convierte en una pesada tarea más dentro de nuestra rutina. Pero, ¿podemos dejar correos sin leer en la bandeja de entrada al final del día?

Esta es una cuestión que dependerá del tipo de organización que tengamos con nuestro correo. Personalmente a mi no me gusta, me agobia saber que puedo tener algún mensaje que es importante y se me ha quedado en el tintero por no haber leído el correo. Sin embargo conozco a otras personas que gestionan el correo de otra manera y no les importa irse y que les queden unos cuantos correos sin leer en la bandeja de entrada. Tiene mucho que ver con la consideración que cada uno hace del correo electrónico, y la urgencia que concedemos a este medio de comunicación.

Política de bandeja de entrada a cero

Para mi la gestión del correo electrónico tiene que ser muy ágil. Lectura rápida que no nos debe llevar más que unos pocos segundos para determinar si el correo es informativo o si requiere que hagamos algo. En el primer caso utilizo la lectura en diagonal para hacerme una idea rápida del contenido del mismo y clasificarlo según su importancia. Si es importante le pongo una etiqueta y luego volveré sobre el mismo, pero no en el momento de procesar el correo.

En el segundo caso, cuando el correo electrónico requiere que hagamos algo con él, un cliente que nos pide una factura, un correo que tenemos que contestar, etc. lo gestiono inmediatamente si no me va a llevar más de dos o tres minutos. Si necesito más tiempo se va al gestor de tareas. Si no depende de mi y requiere la intervención de otra persona en nuestra organización se reenvía el correo y se delega la tarea.

Para conseguirlo tenemos que tener un plan previo. Es decir tenemos que automatizar mentalmente la gestión del correo. Pensar que hacer con esos correos una vez los hemos leído. ¿Los movemos de la bandeja de entrada a carpetas que hemos creado? ¿Los etiquetamos y mantenemos en la bandeja? El objetivo es poder clasificar el correo de forma muy rápida para luego encontrarlo de forma ágil si tenemos que volver sobre el mismo y no pasar más tiempo del necesario buscando el correo que tenemos que responder.

El objetivo es conseguir que en un intervalo de tiempo muy corto, de entre cinco y quince minutos hayamos despachado todos los correos que tenemos en la bandeja de entrada. Esta forma de trabajar es muy útil cuando recibimos una gran cantidad de correo a lo largo del día o en momentos puntuales en los que se acumulan, como por ejemplo a la vuelta de unos días de vacaciones.

El correo electrónico no tiene que estar siempre abierto


La otra cuestión fundamental para mi es dedicar su tiempo al correo electrónico. Es decir, dedico varios intervalos de tiempo a lo largo del día para gestionar este correo electrónico. Si no nos va a llevar más de cinco minutos la gestión, podemos hacer dos o tres intervalos en la mañana y otros dos en la tarde. De esta manera no gestionamos el correo según nos va llegando, lo que al final es más ineficaz.

De esta manera mejoramos dos aspectos. El correo electrónico y sus notificaciones de nuevo correo no interfieren en otras tareas, de manera que no dejamos de hacer algo sólo porque nos ha llegado un correo y tenemos una notificación de nuevo correo. Ya lo tramitaremos cuando llegue el próximo momento. Esto requiere disciplina por nuestra parte. Podemos desactivar las notificaciones si nos son molestas o directamente tener cerrado el correo electrónico. ¿Si no ha llegado el momento de gestionarlo por qué me va a distraer de la tarea que estoy realizando?

Todo depende del grado de urgencia que le demos al correo electrónico. En mi caso con el tiempo he aprendido a no hacer caso de las notificaciones, a pesar de que mi fuente principal es el correo electrónico y no el teléfono. Lo gestiono entre tareas, de manera que entre una y otra echo un vistazo y en un par de minutos dejo la bandeja de entrada a cero. No tiene la inmediatez de responder a un correo nada más recibirlo en la mayoría de los casos, pero consigo que no me quite más tiempo del necesario en su gestión.

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Imagen | Micky.!

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol