Qué es el GTD y cómo ayuda a organizar el trabajo de los autónomos


Si eres un autónomo, seguro que tiempo no será una de las cosas que te sobra. Da igual la cantidad de trabajo que tengamos, las tareas se acumulan y al final del día tenemos la sensación de ir como el conejo de Alicia en el país de las Maravillas, corriendo de un lado a otro y llegando siempre tarde. Y no acabamos por cerrar los temas. Por eso hoy quiero hablar del GTD y cómo ayuda a organizar el trabajo de los autónomos.

Y vamos a explicarlo como un método de trabajo personal, que ayuda a la productividad personal, aunque puede aplicarse con éxito al trabajo en grupos, la principal ventaja que posee está en el propio individuo y cómo ayudarle para que al final del día el número de tareas concluidas sea el máximo posible, y por supuesto todas aquellas que eran urgentes o importantes.

¿Qué es el GTD?

El método GTD (Get Things Done) ha sido creado por David Allen y lleva años dando cursos, conferencias, etc. explicando cómo utilizar su método y por qué funciona. Por eso no puedo pretender más que hacer una pequeña presentación de sus principios en este artículo. Personalmente lo uso desde hace un tiempo y me funciona muy bien para conseguir que al final del día ninguna de mis tareas importantes queden sin finalizar. Sobre todo también porque implica un cambio de hábitos en la manera de trabajar. Algo que puede ayudar a los autónomos a organizarse mejor en su día a día.

El GTD se basa en cuatro pasos claves que debemos utilizar para conseguir completar el máximo número de tareas posibles. Estos pasos son recopilar, procesar, organizar y revisar. Vamos a tratar de explicar brevemente cada uno de ellos.

  • Recopilar consiste en ir reuniendo en un mismo lugar todas las tareas o ideas que se nos ocurren a lo largo del día, de forma inmediata en el momento en que estamos pensando en ellas. Se trata, en primer lugar de no olvidarnos de ellas, y por otro, de que no ocupen más espacio en nuestra mente del estrictamente necesario. Toda esta información, ideas, tareas que tenemos que hacer algo con ellas las llevamos al Inbox, o bandeja de entrada. Se trata de un contenedor, que tanto puede ser una bandeja portapapeles, como una carpeta en nuestro correo electrónico, un blog de notas en el que vamos anotando y tachando o la que nos facilita la aplicación informática que utilizamos para nuestra organización.
  • Procesar es el siguiente paso. Se trata de coger toda la información que tenemos en la bandeja de entrada y darle curso. Aquí entra la regla de los dos minutos, que podemos flexibilizar en función de nuestras necesidades. Si necesito menos de dos minutos para realizar una tarea que tengo en la bandeja de entrada, lo hago inmediatamente. Un ejemplo puede ser devolver una llamada, enviar un correo, etc. El resto de tareas las organizamos en función de distintos proyectos. El método GTD no distingue entre vida personal y profesional, por lo que para el autónomo funciona muy bien tener una carpeta personal donde van todas las tareas que no tienen que ver con el trabajo, pero que no dejan de ser cosas que tenemos que hacer. El resto se organizan según nuestra actividad, por proyectos, etc. En principio son un reflejo de nuestra actividad profesional.
  • Organizar las tareas en función de su importancia. Todo lo que necesitamos hacer de forma inmediata tiene que ir a una carpeta o contenedor de siguiente acción. Después podemos crear otras que están pendientes o dónde para continuar la tarea estamos esperando la respuesta de un proveedor o un cliente, por ejemplo. Por último tenemos un contenedor, de algún día, tareas que son poco importantes, que no son urgentes y que no pasa nada si no las realizamos hoy.
  • Revisar es una tarea que debemos hacer un par de veces al día. Se trata de revisar que tareas tenemos en una carpeta y si debe estar en la misma o algo ha cambiado. Un ejemplo, podría ser un presupuesto que está pendiente de la respuesta de un cliente y tenemos en nuestra carpeta pendiente. Si ya nos han aceptado el presupuesto tendremos que moverla ya sea a la carpeta de proyectos o a próximas acciones, sin tenemos que ponernos con ello inmediatamente.

¿Por qué funciona?

Para utilizar este método no se necesita tecnología. Para muchos, que utilizan libretas, carpetas, bandejas, etc. podemos utilizar este método de trabajo con papel y bolígrafo. Claro que dependiendo del sector en el que nos encontramos puede ser más o menos laborioso. Depende mucho del tipo de organización que tenemos.

Pero también podemos utilizar el correo electrónico para organizar estas tareas, o aplicaciones informáticas específicas para este método de trabajo. En mi caso utilizo un gestor de proyectos para organizarme. De esta manera me permite crear tareas según se me ocurre una idea, pero también si he recibido un correo, tengo una fuente de noticias RSS o un mensaje en Twitter. De esta manera si marco como favorito cualquiera de ellas me crea una tarea que irá a mi bandeja de entrada.

No hay que obsesionarse. Se trata de no dedicar más a la organización de lo necesario y tiene que ser un proceso ágil. Este método nos permite tener de forma visual y rápida qué tenemos pendiente de forma inmediata, ya sea en una bandeja de papel o en una aplicación informática. Y esto nos ayuda a completar tareas. Supone por un lado un cambio de hábitos e imponer una disciplina en la organización. Pero los resultados merecen la pena, de ahí su gran popularidad.

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LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol