Cómo convertir tus facturas en la mejor carta de presentación de tu negocio (descarga de plantillas)

El retraso en el pago de las facturas es un mal demasiado extendido en España, ya que, a pesar de la vigente Ley de Morosidad, es relativamente habitual encontrarse con demoras que exceden con creces los plazos legalmente establecidos.

La Ley de Morosidad establece el periodo máximo de pago para las operaciones comerciales en 60 días, en el caso de las empresas privadas, y de 30 días para las Administraciones Públicas, a contar desde la fecha de entrega de los productos o de la prestación de servicios.

La morosidad tanto a nivel privado como público es una gangrena que ataca especialmente a las pymes, que tienen menos capacidad de reacción que las grandes empresas, de manera que les genera importantes tensiones de liquidez, abocando al cierre a muchos negocios.

El cobro en el vencimiento previsto, sin demoras, debe ser por lo tanto uno de los principales objetivos de las empresas, ya que una venta no termina hasta que la factura ha sido cobrada. Para cobrar a tiempo tus facturas, te damos siete consejos que te pueden ayudar a ello.

Conoce a tu cliente antes de venderle a crédito

Hay diferentes formas de obtener información sobre un cliente, pero la primera fuente debe ser la que podamos obtener del comercial o de la forma en la que ha realizado el pedido, ya que no es lo mismo que un día recibamos una llamada de una empresa que ni conocemos y nos hace un pedido importante a crédito, a que sea el comercial de la empresa el que después de diferentes gestiones consiga el pedido. En cualquier caso, lo mejor es asegurarse si el pedido es importante y solicitar un informe de riesgo y solvencia a alguna de las empresas que ofrecen esta información, que también permiten consultar el RAI, ASNEF y las deudas que pudiera tener con la Administración Pública.

El crédito a los clientes no debe ser una herramienta para aumentar las ventas

Es relativamente habitual que muchas empresas sucumban a la presión del área comercial por vender, máxime teniendo en cuenta que en muchos casos la remuneración de los comerciales está ligada a las ventas. En este sentido, combinar los incentivos por ventas con otros que premien la buena gestión de cobro, puede ser una ventaja competitiva para la empresa, que motive a los comerciales para cobrar las facturas lo antes posible.

Cobrar una parte por anticipado o no dar crédito en los primeros pedidos

Hay empresas que compran y no se encuentran en disposición de pagar, o simplemente no quieren hacerlo. En algunos casos, un pedido puede surgir porque el proveedor habitual de la empresa que lo realiza le ha cortado el crédito a la empresa por impago. En este sentido, cobrar una parte de los pedidos por anticipado o las primeras facturas al contado, puede espantar a estos “clientes”, que hacen pedidos sin la intención de pagarlos. Los cobros anticipados son habituales en despachos de abogados, arquitectos o procuradores, por poner algunos ejemplos. Igualmente, muchos trabajadores autónomos del sector de la construcción exigen a sus clientes el pago de los costes de materiales por anticipado.

Factura inmediatamente y controla los plazos de pago

A veces, el problema no está en el cliente, ya que si este tarda en recibir la factura, a esta demora habrá que sumar el tiempo que necesite para su revisión y gestión administrativa. Además, si no se controla si las facturas son pagadas al vencimiento, nos podemos encontrar con clientes que dicen no haber recibido las facturas o que no la han pagado porque se han despistado. Es importante iniciar las gestiones de cobro cuanto antes, pero para ello hay que llevar un férreo control de las facturas y sus vencimientos.

Ser el primero en reclamar y el más insistente puede ayudar a cobrar

La presión muchas veces surte efecto. En este sentido, muchos deudores pagan antes al que más insiste, o a aquellos que ejercen una presión mayor a través de abogados o empresas especializadas en la gestión de cobros. Aunque si tienes que recurrir a abogados o a este tipo de empresas, ya no cobrarás el importe total de la deuda, pues tendrás que detraer una parte para pagar a estas empresas o abogados por sus servicios.

Utiliza seguros de crédito y caución

Este tipo de seguros son una buena opción, tanto para analizar a priori la solvencia del cliente, como para cobrar rápidamente en caso de impago. Además, estas empresas se encargan de presionar al deudor y de demandarlo judicialmente en caso de persistir el impago de la deuda.

Utiliza plantillas profesionales para tus facturas

La utilización de facturas profesionales de facturación o de programas que emitan las facturas con todos sus requisitos, permitiendo su envío rápidamente por correo electrónico, es una garantía para agilizar los cobros. Un formato elegante y profesional de factura, además de causar una buena impresión, facilitará la revisión de la factura por parte del cliente, que podrá ver claramente las condiciones de pago y todos los datos esenciales que debe contener una factura.

Las plantillas profesionales pueden ser documentos de Word o Excel, sencillos y fáciles, de manera que una vez elegido el diseño favorito, hay que incluir los datos de la factura y el logo de la empresa. El uso de este tipo de plantillas es muy utilizado por las empresas en sus primeras operaciones comerciales. Al emplearlas, te aseguraras de que tus facturas contengan todos los requisitos necesarios.

Pero, si además de generar las facturas, se quieren enviar desde cualquier lugar, olvidarse de completar estas manualmente y guardarlas, programas como los de Sage, facilitan a pymes y autónomos las tareas de facturación, permitiendo ahorrar un tiempo que puede ser utilizado en otras facetas de la empresa. Además, al crear y enviar las facturas con estas soluciones, se crea un registro de facturas, pedidos, clientes y cobros pendientes, facilitando la gestión administrativa y la presentación de impuestos.

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