Aspectos legales del co-working

El co-working es una práctica cada vez más extendida. Por un lado la necesidad de rebajar gastos fijos hace que varias empresas puedan compartir su espacio de trabajo. Por otro lado está calando una auténtica cultura del co-working, ya no sólo por el aspecto económico sino por lo que supone de compartir experiencias y crear sinergias entre los que lo practican.

Sin embargo hay una serie de aspectos legales que hay que tener en cuenta antes de poner en marcha este tipo de iniciativas: licencias, permisos, etc. Pero además estamos hablando de un lugar de trabajo, por lo que interviene la legislación laboral. Estos puntos afectan tanto al que propone el co-working (arrendador) y los que ocupan el espacio (inquilinos)

Cuestiones formales

Desde el punto de vista formal pueden presentarse diversas circunstancias. Puede que el local sea propiedad del que propone el co-working o que sea alquilado.

En el primer caso no hay problema para arrendar el espacio a un tercero, pero en el segundo debemos tener en cuenta que el contrato de arrendamiento nos permita el subarriendo, si no es así el propietario puede poner problemas.

También puede suceder que quien propone el co-working vaya a tener como actividad principal la cesión del espacio y la prestación de servicios a sus “inquilinos” o bien que tenga otra actividad y que simplemente comparta el espacio que no necesita. En cualquiera de los casos es pertinente que declare ese arriendo como actividad económica.

Puntos clave para los arrendadores

El hecho de ser arrendador supone una responsabilidad frente a los inquilinos, pero también ante terceros. Lo primero que debemos tener en cuenta es que es más que conveniente que se establezca un contrato con los deberes y obligaciones de las partes y las responsabilidades que asume cada uno.

Es conveniente que quede claro el funcionamiento del centro, los servicios que éste ofrece, los horarios, las condiciones de pago y las consecuencias de infringir las normas marcadas. Cuanto más claro esté todo menos problemas habrá luego.

Pero además ¿qué ocurre si hay una inspección de trabajo y hay alguien trabajando sin asegurar? ¿y si se realizan actividades no declaradas y hay una inspección de hacienda en el centro? Si además de ceder el espacio se prestan servicios de recogida de documentos, etc. ¿qué pasa si se recoge una notificación oficial para un inquilino y éste no la recibe en el plazo legal?

Todas estas situaciones pueden volverse contra el arrendador, que es el titular oficial del local, así que debería preverlas y tomar medidas para evitar verse perjudicado.

Puntos a tener en cuenta por los inquilinos

Desde el punto de vista de los inquilinos debemos tener en cuenta que el local no es nuestro, que las responsabilidades sobre ese local son del arrendador, pero también que los contratos de suministros y otros estarán a su nombre.

¿Qué pasa si pagamos puntualmente nuestra cuota pero hay un impago de la factura de la electricidad por parte del arrendador y el centro se queda sin luz y no se puede trabajar? ¿Qué pasa si tenemos domiciliada allí nuestra empresa y el centro cierra por causas ajenas a las nuestras?

Conclusiones

En España el fenómeno del co-working es relativamente nuevo y no existe una legislación específica para este tipo de relaciones.

Lo más parecido es el funcionamiento de los centros de negocio y aunque el co-working no tiene un funcionamiento tan formal puede servirnos de base para plantearnos como gestionar este sistema.

En Blog SAGE | Coworking, una nueva forma de entender el trabajo
Imagen | yutaka-f

Mister Empresa es Master en Asesoría Fiscal y Contabilidad. Consultor empresarial, formador de emprendedores y director financiero de Up Soluciones y donatelia.com. Escribe en Pymes y Autónomos, en Actibva y en BBVA con tu empresa.
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