Lecciones aprendidas, una herramienta de mejora basada en nuestra propia experiencia

Estamos en la última semana del año. Toca cerrar un ejercicio más y pasar página en el calendario, o mejor dicho, cambiarlo por otro que ponga 2011. Desde enero hasta diciembre, hemos pasado todos por diversas situaciones, algunas ya las preveíamos en nuestros presupuestos y planificaciones, otras no.

Dada la turbulenta situación actual, las cosas no están nada fáciles y es bastante complicado acertar cuanto tratamos de predecir algo. Sin embargo, siempre nos queda ir aprendiendo y qué mejor para ello que las propias experiencias vividas.

Errores y aciertos como base de conocimiento

Las lecciones aprendidas son aquellas enseñanzas que uno va adquiriendo cuando uno ejecuta un trabajo o un proyecto. Las buenas y las malas prácticas; cómo debemos o qué hay que evitar a la hora de realizar una tarea.

Es algo que conviene hacer con cierta frecuencia, una vez al mes o al trimestre, para aprovechar una fuente de conocimiento valiosísima para nuestro negocio.

Seas una pyme o un autónomo, da igual, todos cometemos errores en nuestro trabajo y también acertamos en determinados momentos clave, permitiéndonos esa habilidad salir victoriosos (empresarialmente hablando) ¿Dónde está el secreto de nuestro éxito o fracaso? ¿Qué estamos haciendo bien o mal?

¿Cómo recopilar los datos?

Independientemente de la manera de trabajar que tengamos, es recomendable hacer un repaso al menos mensual. Si nos organizamos “por proyecto”, también es interesante añadir un repaso final justo antes de cerrarlo, a modo de revisión de las buenas y malas prácticas durante el mismo.

Si nuestra gestión es más tradicional, “de ejercicio económico anual y tira millas”, que diría un buen amigo mío, además de la revisión mensual, es interesante pensar en hacer un balance anual, a modo de recapitulación y cierre del año.

En ambos casos, la idea es ir mejorando mes a mes y de proyecto en proyecto, o de año en año y evitar que se nos queden las ideas por el camino.

¿Qué hacemos con la información?

Recopilar las buenas y las malas prácticas no debe enfocarse como un “archivo policial”, sino bajo un prisma más práctico, que permita sacar partido de ellas. Es interesante dejar que participe todo el personal en este proceso de aprendizaje, ya que esto reportará ventajas como una mayor visión global del negocio y la organización, por parte de todos los empleados.

Esto redundará en una mejor comprensión de las decisiones y una mayor agilidad a la hora de enfrentarse a cualquier toma de decisiones en el día a día. Tendremos una plantilla mejor preparada, más eficiente; también más satisfecha y con las ideas más claras, capaz de delegar o pedir ayuda con mayor eficacia.

Documentar los análisis y archivarlos ordenadamente, preferentemente en formato electrónico para facilitar su consulta por cualquiera y en cualquier momento, ayudará a que el sistema de lecciones aprendidas funcione. Hay sistemas de sobra para elegir, desde un gestor documental, hasta un blog,… Lo importante es que sea un soporte que permita la consulta, lectura y localización de este conocimiento adquirido.

¿Alguna experiencia en este sentido entre los lectores? ¿Hacéis esto habitualmente o sólo cuando hay un “marrón” de los gordos?

En Blog Sage | Documentar reuniones ¿Merece la pena?
Imagen | Jaci XIII

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero