La organización de eventos en la era de lo 2.0

Los congresos 1.0 están de capa caída, este tipo de eventos en los que un ponente se parapeta detrás de una mesa con un micrófono estático mientras diserta o lee una serie de páginas aburridamente proyectadas en una pantalla no tienen mucho más recorrido. La asistencia a ellos puede además ser cuestionable ante los gastos que supone el transporte, el alojamiento, la comida y el precio de la entrada teniendo en cuenta también que la decisión está condicionada por pasar el rato o trabajar.

En todo caso, lo que se lleva ahora es organizar eventos 2.0 en los que la opinión, las quejas, las recomendaciones, las sugerencias y la conversación de los asistentes fluye por la sala, por las redes sociales y se mantiene viva durante mucho tiempo gracias a los vídeos colgados en Youtube, a las fotos subidas a Flickr, a los temas tratados en Twitter o Facebook y sobre todo a los sitios creados específicamente alrededor del evento.

Elementos clave en la organización del evento

En un congreso 2.0 con el potencial de las redes sociales y más en concreto con el uso de Twitter, todo cambia. Porque en un congreso 2.0 con esta herramienta gratuita se crean hilos invisibles de conversaciones por los que discurren los más variados temas, no sólo se habla de las ponencias, también se mencionan otras cuestiones como la falta de enchufes, la ausencia de WIFI, la calidad de los contenidos, la presencia de mujeres en las sesiones y todo en un vertiginoso tiempo real y con una democracia abierta en la que todos participan sin ninguna oposición salvo la que decidan la audiencia.

En Twitter lo fundamental es elegir un hashtag, o palabra clave que identifique el evento, y ponerlo a disposición de los asistentes. Con las herramientas, todas ellas gratuitas, de administración para conectar a Twitter es muy fácil para el asistente seguir la conversación que surge en la red y mantenerla viva pasados unos días del evento. Además esas palabras clave puede utilizarse para testar la participación de los asistentes organizando concursos en los que el más rápido en contestar se puede llevar un premio, por supuesto, patrocinado. Para que la conversación sea viva es fundamental contar con un servicio de proyección en pantalla de la actividad en twitter en tiempo real.

Porque de eso se trata, de gestionar a los proveedores y cederles nuevos espacios de promoción y de colaboración para que su marca, su producto/servicio se amplifique y tenga representación antes, durante y después de la celebración del evento.

Para ello es imprescindible construir una contundente página web con antelación suficiente al evento para ir generando expectación e ir informando del mismo: asistentes, la agenda, las formas de acceder, sitios en los que se puedan ubicar espacios para la prensa, para los bloggers, para los community managers, etc. Además una vez celebrada la jornada la página se enriquecerá con la recopilación de todas las conversaciones mantenidas en Internet, con los vídeos de las intervenciones de los ponentes, con las fotos más relevantes y con las referencias y repercusiones que ha tenido el evento para que no se quede nada olvidado.

Ejemplos de eventos 2.0

A lo largo del año 2010 he tenido la ocasión de asistir a algunos de los eventos en los que lo 2.0 ha estado muy presente y han realizado un despliegue espectacular que se traslada más allá de la sala de reuniones enriqueciendo a los ponentes y a su contenido.

La Red Innova, Innosfera o el Global Education Forum han sido grandes ejemplos de cómo motivar a la audiencia con un despliegue innovador y que concede una importancia extraordinaria a la participación.

En todos estos eventos, las cámaras de televisión, las pantallas en el escenario, los ordenadores en la audiencia, los focos, etc. formaban parte del marketing para poner al ponente en el disparadero, para que se luzca, para que controle su tiempos y los de su contenido en la presentación (no diga presentación diga keynote). En estas sesiones los ponentes disfrutan de un micrófono de manos libres, no lucen corbata, hacen preguntas a la audiencia para fomentar la conversación, discuten con emoción y transmiten pasión. Lo que el mercado demanda: velocidad, ritmo, discusión, cambio, aprendizaje y pasión.

Conclusiones

El riesgo de organizar este tipo de eventos está en el participante o ponente que puede quedar abrumado ante la atención prestada por la audiencia, que lo más probable es que no levante la vista de sus teclados y pantallas, así que lo que le queda es sentirse cómodo y a gusto y abandonar su asiento, darle una patada a la mesa, levantarse, ajustarse su micrófono de manos libres e interactuar con la audiencia.

El ponente debe ser casi un actor y dominar el medio. Es muy importante ensayar, si ya lo era antes, en estos tiempos de tanta importancia audiovisual incluso la grabación en casa debe ser obligatoria para corregir errores. Además el contenido a presentar debe ser visual, sin apenas texto, porque es mejor no provocar a la audiencia con datos aburridos que pueden obtener además en Internet en ese momento. Pero fundamentalmente el ponente debe dominar su presentación, conocerla de memoria y estar dispuesto a reaccionar ante los estímulos de la audiencia con alegría y seguridad.

La audiencia lo agradecerá y el ponente se sentirá muy cómodo en su papel de paseante, informal, actor, participante y además motivador.

En Blog SAGE | Características de los centros de reuniones y convenciones
Imagen | Rodrigo Sepúlveda Schulz

Marcos es Ingeniero de Telecomunicación por la UPM y trabaja en Banca Comercial desde hace 15 años.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.