La factura electrónica y su impacto en la pyme

La factura electrónica

La factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.

Al proceso de transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro) firmados digitalmente con certificados reconocidos se le llama facturación electrónica.

Cómo se gestiona la factura electrónica

Para emitir una factura electrónica se tienen que tener en cuenta los siguientes requisitos:

  • Utilizar un formato electrónico. Los más típicos son: XML, PDF, html, formatos ofimáticos (word, excel). La mayoría de las aplicaciones de gestión ya incorporan esta funcionalidad
  • Realizar una transmisión telemática: la factura electrónica está pensada para ser creada en un ordenador y tratada por otro ordenador. El objetivo es que el papel no llegue a utilizarse nunca como soporte de la factura
  • Asegurar la integridad: para garantizar la integridad del documento se utiliza la firma electrónica avanzada. La factura deberá estar firmada tanto por el emisor de la factura como por el receptor para que tenga validez legal

La factura electrónica incluye los mismos campos que la factura de papel. Los principales atributos de la factura incluyen un identificador o número de documento, la fecha de la expedición y de la prestación del servicio, los datos de los importes y los tipos aplicados y los datos del emisor y el receptor (Nombre o Razón Social, NIF/CIF, Domicilio).

Qué ventajas e inconvenientes tiene el uso de la factura electrónica

La utilización del sistema de facturación electrónica aporta una serie de ventajas. La principal es la de facilitar la contabilización automática porque los sistemas de facturación se pueden integrar fácilmente con los sistemas de contabilidad de las empresas. El archivo automatizado que se va a generar con las facturas electrónicas servirá de soporte a la gestión documental y facilitará la búsqueda y localización de los documentos.

La seguridad es otro de los aspectos que va a garantizarse con el uso de este sistema. Otro factor interesante y muy valorado es el impacto en los recursos medioambientales derivados del ahorro de costes por el tratamiento y la manipulación del papel.

Sin duda el mayor impacto de la factura electrónica es que va a incidir positivamente en los recursos financieros de la empresa porque se automatiza el proceso de contabilización, se puede ajustar la tesorería y se puede acceder a mecanismos de financiación más precisos con la Entidad Financiera al mejorar los procesos de cobro.

Uno de los obstáculos a los que se va a enfrentar la empresa que aplique la factura electrónica es que probablemente tenga que realizar el mantenimiento de dos sistemas de facturación, uno electrónico y otro tradicional que puede afectar a la gestión.

Otro aspecto a tener en cuenta es la disciplina en el uso de esta tecnología para no cometer errores en los procesos de facturación, por ejemplo, la emisión de facturas en formato abierto tipo XML es más práctico que en pdf, se tiene que incorporar sello de tiempo (que acredita la fecha de la firma) y se observará que el sistema controle que en el instante de firmar la firma no esté revocada lo que anularía el proceso de facturación.

Según las estimaciones realizadas por la entidad Billentis, de los más de 30.000 millones de facturas que se generarán en Europa en 2010, más de 2.200 millones serán facturas electrónicas.

España es uno de los países pioneros en el impulso de la utilización de la factura electrónica, a ello ha contribuido la normativa aprobada durante el año 2007 sobre el tema y en especial la Ley de Impulso a la Sociedad de la Información.

Sin embargo y a pesar del fuerte impulso del desarrollo legislativo la utilización de la factura electrónica en España no está tan extendida como se esperaba por lo que es necesario seguir trabajando en su difusión y en su implantación.

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Imagen | Alexandre Duret-Lutz

Marcos es ingeniero de telecomunicación por la UPM y trabaja en Banca Comercial desde hace 15 años.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.