La elección del proveedor adecuado aporta valor a la empresa

La misión de las empresas es fabricar productos y servicios de calidad para sus clientes. Con ese objetivo debe cubrir sus necesidades referidas a obtener materias primas y servicios de calidad que refuercen y potencien su proceso productivo generando valor en su actividad comercial.

La identificación y selección del proveedor son fundamentales para asegurar la continuidad del negocio y la satisfacción de los clientes.

Cómo gestionar la relación con el proveedor es una de las principales tareas del área comercial de la empresa. Con esa misión deben trabajar en construir alianzas duraderas o acuerdos específicos en los que se contemplen los factores críticos como el precio, la calidad del producto, los mecanismos de financiación, el tiempo de entrega, etc.

El proceso de selección del proveedor es una tarea necesaria en la empresa y requiere mantener de forma permanente un método de identificación, contacto, evaluación y gestión de la relación con el suministrador.

Cómo realizar el análisis del mercado

Para realizar el análisis del mercado existen numerosas fuentes con datos de empresas a las que acudir para identificar a los proveedores.

Entre las más frecuentes están la de recurrir a Internet, acceder a las páginas amarillas, comprar fuentes de información económica de empresas, solicitar a los organismos públicos que cuentan con bases de datos comerciales de empresas (por sector, por región, por tipo de producto, etc.), acceder a revistas especializadas o revisar los anuncios y notas de prensa en los medios tradicionales (prensa, radio y televisión).

Además se puede abrir mercado en el exterior asistiendo a ferias, solicitar información a las asociaciones que tengan que ver con la actividad de la empresa, recurrir a las Cámaras de comercio y gestionar la agenda con personas específicas con las que se mantuvo alguna relación en el pasado.

Una vez identificado al proveedor lo más importante es concertar una cita con él. Para esta tarea el equipo comercial de la empresa debe ponerse en marcha y contactar con los representantes y comerciales proveedores. En un país como España la gestión de las relaciones profesionales es un activo muy valorado y es la base sobre la que se construyen relaciones comerciales intensas y duraderas.

En estos contactos se puede aprovechar para revisar las instalaciones del proveedor, interesarse por sus clientes, solicitar referencias para contrastar su reputación, preguntar por su experiencia, analizar su prestigio y su representatividad en el mercado, mantener reuniones con el equipo financiero, etc.

Criterios para tomar la decisión

La toma de decisiones para determinar quién es el mejor proveedor para resolver las necesidades de la empresa necesariamente pasa por la elaboración de una ficha exhaustiva con toda la información recopilada y en la que se muestran, por ejemplo, las condiciones del posible acuerdo, la forma de pago, los descuentos aplicables, los plazos de entrega, la valoración global, etc.

Utilizando como punto de partida estas fichas, que preferiblemente deberían estar informatizadas, el departamento comercial elaborará un cuadro comparativo con el que se podrán relacionar entre si las variables identificadas.

En el enlace que se incluye más abajo se presenta una matriz de análisis de proveedores basada en los volúmenes de compra y en la importancia que tiene esta materia prima para el negocio. Sobre esta matriz se identifican cuatro posibles escenarios para analizar al proveedor con detalle.

En el caso de que el volumen de compras sea reducido y exista un impacto bajo en el
negocio lo más probable es que se generen procesos automatizados y rutinarios para gestionar la demanda de la empresa.

Para el caso en que el volumen de compras sea alto pero el impacto en el negocio sea bajo, la dependencia del proveedor no es crítica pero sí relevante, por lo que se primarán las ofertas en precio.

Si el volumen de compras es bajo y el impacto en el negocio es alto se está ante un caso conflictivo. Para seleccionar el mejor proveedor se deberá estar dispuesto a negociar las previsiblemente duras condiciones.

Si el volumen de compras es alto y la importancia para el negocio es elevada, se trata de un proveedor crítico. En este caso lo más importante será alcanzar acuerdos de suministros a largo plazo con escasas variaciones en el precio y donde el aprovisionamiento esté garantizado.

Además de estos criterios se pueden revisar otros como los económicos (precio, forma de pago, descuentos, rappels, etc.) o la calidad del producto ofrecido y que se refieren a la disponibilidad, plazos de entrega, servicio postventa, etc.

Los proveedores que decida la empresa impactan en el éxito o el fracaso ante sus clientes, por lo que obtener acuerdos de calidad con buenos suministradores asegura el equilibrio comercial entre vender productos de calidad y disponer de bajos costes de fabricación.

Vía | Marketing, tecnología y vida
Imagen | Drew Leavy
En Blog SAGE | La importancia de la gestión empresarial

Marcos es Ingeniero de Telecomunicación por la UPM y trabaja en Banca Comercial desde hace 15 años.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.