Facilitar el trabajo a quien nos sustituye por vacaciones

Cuando llega el momento tan esperado del día en que empezamos las vacaciones pretendemos olvidarnos de todo lo que tenga relación con el trabajo. Muchas veces los días previos no tenemos otra cosa en la cabeza que las horas que faltan para que llegue ese momento. Sin embargo es muy importante dejar atados todos los cabos y facilitar el trabajo a quien nos sustituya en las vacaciones, por su interés y por el nuestro.

En la mayor parte de los casos esa persona tendrá que ocuparse de sus tareas y de las nuestras por lo que cuanto más ordenado esté todo le haremos más fácil el trabajo y además es la manera de que a nuestra vuelta las cosas estén en el mismo estado.

Orden y planificación

Tanto si la persona que se ocupará del trabajo en nuestra ausencia tiene un gran conocimiento sobre lo que hacemos como si no es así debemos dejar todo en orden y planificadas las tareas que deban ejecutarse durante el tiempo en que no estemos trabajando.

Es importante exlicarle todo lo concerniente al trabajo pendiente, lo que es urgente, lo que es importante y, sobre todo, cómo actuar en caso de un imprevisto. Todo esto, además, debe dejarse por escrito en un pequeño informe.

Siempre habrá cosas que no se puedan controlar, pero si minimizamos esta posibilidad y damos armas a esa persona para que actúe en esas situaciones conseguiremos que las consecuencias sean menores.

Además el hecho de hacer ver a esa otra persona que nos preocupamos por que pueda hacer ese trabajo con la mayor información posible y en las mejores condiciones servirá como incentivo para que se preocupe de que todo se lleve a cabo según las instrucciones dadas.

Eso se consigue además pidiendo a esa persona que repita el procedimiento a nuestra vuelta y que cuando regresemos nos entregue otro informe, parecido al que hicimos nosotros en su día, con todo lo concerniente al trabajo realizado en nuestra ausencia.

Nuestra responsabilidad y nuestro trabajo

Independientemente de que se cometan errores por parte de otras personas durante nuestra ausencia, la responsabilidad de corregirlos seguramente recaiga sobre nosotros.

Si no dejamos todo en buenas condiciones y no damos las explicaciones necesarias para que el trabajo se haga bien puede ocurrir que poner en orden y reorganizar todo sea la primera tarea a la que tengamos que enfrentarnos en el desagradable momento de volver al trabajo.

Si además nuestro sustituto tiene que ocuparse de otras cosas corremos el riesgo de que le dedique a nuestro trabajo menos tiempo del que es necesario. Así que cuanto más trabajo dejemos adelantado y mejor dejemos todo organizado ayudará a que no haya problemas durante esos días y nuestra vuelta sea menos traumática.

En Blog SAGE | Tres alternativas para tomar notas cuando estamos de vacaciones
Imagen | leivajd

Mister Empresa es Master en Asesoría Fiscal y Contabilidad. Consultor empresarial y formador de emprendedores, pertenece a la red de mentores de empresas de la Xunta de Galicia y escribe en Pymes y Autónomos y en Actibva .
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