Documentar reuniones ¿Merece la pena?

Papeles

He de reconocer que siempre me ha dado bastante pereza documentar una reunión. Sin embargo, la experiencia nos dice que si queremos que lo acordado en ese encuentro llegue a buen término o que las ideas que han surgido no caigan en saco roto, debemos seguir algún procedimiento de documentación y aprobación, si procede, por parte de los participantes.

Metodologías y procedimientos hay muchos, cada cual más adecuado para el tipo de reunión del que se trate. No es lo mismo una reunión de presentación de un proyecto, que una cuyo objetivo sea la negociación de un acuerdo importante. Cada una tiene sus particularidades, por lo que debemos aplicar en cada caso la técnica que mejor se adapte (por ejemplo, el Método A.R.N.am o este otro algo menos convencional). A continuación, algunas líneas de acción a tener en cuenta para que no se nos quede nada en el aire cuando tengamos que documentar nuestra próxima reunión:

1.- Asignar la tarea de documentar a una persona (o más de una) y fija un responsable. Con tiempo suficiente para que puedan ir preparados a la reunión. Las personas que tienen que participar activamente en la reunión, no son las más idóneas para asumir este rol. Las que no entienden nada de lo que se va a tratar, tampoco.

2.- Identificar el tipo de reunión de qué se trata y aplica el procedimiento más adecuado para documentarla. No es lo mismo una en la que haya que tomar nota al pie de la letra de lo que diga cada persona que intervenga, que otra en la que sólo haya que recopilar las ideas principales.

3.- Recopilar toda la información de la reunión con tiempo de antelación suficiente a su celebración: documentos que recogen los objetivo, el “orden del día”, material previo de reuniones anteriores relacionadas,…

4.- Además de documentar los acuerdos que se negocien, hay que recopilar toda la documentación que aporten los distintos intervinientes. Si alguno no la aporta físicamente (videoconferencia, acceso vía web,…), hay que llevar preparado algún sistema para que nos la pueda hacer llegar: dirección de email, memoria USB,…

5.- Si es necesario, graba la reunión en audio (y también video). Informa previamente a los asistentes, por cortesía y para que nadie se sienta “vigilado”. Mucha gente es reacia, pero a los 5 minutos de reunión, ya ni se acuerdan y no pasará nada.

6.- Fija un plazo para entregar el “paquete” de documentación generada a los asistentes y para la gente que no haya estado presente. Asegúrate de disponer de los datos necesarios para hacérselos llegar. Cumple el plazo acordado.

7.- Una vez que se haya cerrado el trabajo, archívalo. Ser ordenados ayudará a recuperar la información necesaria en el futuro y a cumplir con lo pactado en la reunión.

8.- Si el procedimiento que usas funciona, extiéndelo. Las buenas prácticas hay que hacer que se propaguen por la empresa como si fueran el virus más letal. De no hacerlo, estamos perdiendo la oportunidad de mejorar la productividad de los trabajadores y nos quedamos expuestos al riesgo de pérdida de información y sus consecuencias.

9.- No te fíes del acta: “Errare humanum est”, dice el dicho en latín. Todos nos equivocamos. Alguno, con malas intenciones incluso, así que no está de más tomar notas en las reuniones de los acuerdos más importantes o de aquellas cosas que merece la pena resaltar y que son clave en un proyecto o en un contrato. Con todos los respetos, pero no te fies ni del Notario y revisa el acta o la documentación cuando te haya llegado tu copia.

Conclusiones

Da igual el ritmo de reuniones que se tenga, si se hacen, es para llevar a cabo algún trabajo o cerrar algún acuerdo. Si no queremos que se pierda por el camino el esfuerzo realizado, documentarlas es una tarea imprescindible, de las que hay que hacer sí o sí, nos guste o no.

Ir preparados y disponer de los medios adecuados es fundamental si no queremos quedarnos en fuera de juego, e incluso que nos cuelen un gol en dicha situación. Por cierto, se aceptan ideas en los comentarios, que siempre surgen de vosotros soluciones o experiencias interesantes de las que aprender.

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Imagen | Sauceb

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero