Cuatro consejos para afrontar un proyecto de mejora

Mejora de Procesos

Los proyectos de mejora de procesos pueden discurrir con tranquilidad y acabar siendo un éxito, o bien todo lo contrario, convertirse en una terrible odisea y fracasar por no poder cumplir los requisitos de calidad, plazo y coste. La diferencia entre un resultado positivo y negativo, a veces es bastante más pequeña de lo que pueda pensarse, siendo la metodología empleada una de las claves para el éxito.

En el post de hoy, se ponen de manifiesto cuatro pilares fundamentales para el éxito de los proyectos de mejora de procesos:

Contar con el apoyo de la dirección

Cuando se lanza un proyecto de mejora es vital contar con el apoyo de la dirección de la empresa. El motivo fundamental es que es la única manera de que los recursos, tanto humanos como económicos, se pongan a disposición del proyecto.

Si la dirección lidera un proyecto de mejora, se facilita que la gente haga un esfuerzo para colaborar en el mismo, aportando su grano de arena cuando se le requiera y alineando esfuerzos para la consecución de un objetivo común.

Enfocar el trabajo desde el punto de vista positivo

Cuando se aborda un proyecto de mejora de un proceso, el enfoque positivo es vital, tanto al interactuar con las personas que intervienen en él, como al redactar documentación relativa al mismo. Lo ideal es abstenerse de realizar comentarios a modo de crítica cuando se lideran sesiones de captura de información y, de hacer alguno, debe cuidarse que el enfoque sea positivo y que no comprometa a nada.

El lenguaje importa y mucho, de tal manera que siempre debe intentarse sustituir palabras y expresiones negativas por otras que digan lo mismo pero en positivo. Por ejemplo, en lugar de “no hay…”, se puede decir “se carece de…”; en lugar de “el proceso falla en…”, se puede decir “en el proceso hay una oportunidad de mejora en”.

El óptimo es el enemigo de lo bueno

A veces, la búsqueda de la perfección es enemiga de las buenas soluciones. No siempre se puede cambiar un proceso de golpe, pasando directamente de un estado donde existen oportunidades de mejora a otro muchísimo más optimizado. Hay que contar con factores importantes como la resistencia al cambio o el presupuesto disponible para llevar a cabo el proyecto.

La búsqueda de una solución que mejore lo que hay puede ser un proyecto que se desarrolle en varias etapas, fases o iteraciones, siendo necesario pasar por todas y cada una de ellas, implementando mejoras de manera progresiva, para alcanzar una solución óptima.

Escuchar, escuchar y escuchar

Ser todo oídos para que las personas que participan en el proceso puedan contar su experiencia y aprender de ellas como funciona el proceso, siempre suele ser una estrategia que da buenos resultados. La opción de presentarse como “consultor-sábelo-todo”, con el título de la carrera o de posgrado en una universidad de prestigio bajo el brazo, puede que ayude a que te compren el proyecto, pero probablemente no sea tan útil a la hora de ejecutarlo.

Escuchar a las personas requiere preparar el terreno. Algunas hablarán sin casi pedírselo, pero a otras costará más sacarles una palabra, por lo que habrá que ingeniárselas para tirarles de la lengua. La participación de todas las personas de un equipo de mejora debe considerarse por igual, sin favoritismos por nadie o vetos, para evitar sesgos en la información.

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Pablo Herrero
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero