Cómo hacer un buen análisis de puestos de trabajo

Análisis de puestos de trabajo

El análisis de puestos de trabajo es una actividad de vital importancia que facilita la labor de valoración del desempeño, la organización del trabajo, las tareas de selección de empleo, la fase de introducción de nuevos empleados y la confección de sistemas de retribución variable, entre otras cosas.

Para lograr realizar un buen análisis, deberíamos conocer nuestros objetivos, las principales técnicas existentes y los métodos de clasificación, de modo que podamos seleccionar la fórmula más adecuada según las necesidades y la naturaleza específica de nuestra organización.

Antes de empezar con el análisis de puestos de trabajo

Antes de ponernos manos a la obra, deberíamos considerar que nos encontramos ante un proceso y que, como tal, se compondrá de una relación de pasos que tendremos que seguir:

  • Lo primero que debemos hacer es plantearnos los objetivo del análisis
  • El o los encargados del análisis debería/n conocer la naturaleza fundamental de los puestos existentes en la empresa
  • Habrá que seleccionar las herramientas dedicadas al análisis según las características generales de los puestos
  • Aplicación del proceso de investigación
  • Agrupación de datos y verificación
  • Seguimiento de la evolución de los puestos a lo largo del tiempo

El análisis nos ayudará a contar con datos comparativos entre los distintos puestos, más allá de los trabajadores que los desempeñan. El fin último debería orientarse a medir el valor de cada puesto y la importancia del mismo respecto a los objetivos organizacionales.

Los resultados nos permitirán establecer medidas relativas al departamento de Recursos Humanos, mediante el análisis del reparto de tareas, responsabilidades, salario y oportunidades profesionales.

  • Nos servirá para establecer una estructura salarial
  • Facilitará la labor de revisión de salarios
  • Será útil para la creación y seguimiento de sistemas de retribución variable
  • Nos permitirá medir más adecuadamente los costes de la mano de obra
  • En base a sus resultados, podremos revisar y confeccionar los objetivos de los puestos
  • Nos permitirá mejor el proceso de selección de nuevos trabajadores
  • Nos ayudará a crear programas de carrera profesional, al conocer las actividades realmente desempeñadas
  • Será esencial para mejorar los sistemas de formación
  • Se convertirá en una base objetiva para valorar el desempeño de los trabajadores
  • Nos permitirá valorar el puesto adecuadamente

Observación directa

Todo jefe o responsable de área realiza una valoración de puestos basada en la observación directa, aunque normalmente no se realizará de forma totalmente objetiva, por lo que el método de observación aumenta su efectividad cuando es realizada por un observador externo.

Aún así, es previsible que los trabajadores modifiquen levemente su comportamiento al saberse observados, por lo que los datos recogidos pueden ser poco representativos. Por otro lado, la observación deberá realizarse sobre varios empleados, ya que si no se realiza de esta manera, será difícil hacerse una idea concreta sobre el puesto de trabajo en sí mismo.

Teniendo en cuenta todo esto, de la observación no deberían salir datos aleatorios, sino que deberíamos ajustarnos a un procedimiento acompañado de una hoja de observaciones. En ella se recogerán todas las actividades realizadas, su frecuencia y las principales incidencias, que nos permitan hacer una radiografía lo más realista posible.

Diarios

Otra forma de analizar un puesto de trabajo consiste en la entrega de diarios a un número limitado de trabajadores, para que registren en él las actividades realizadas durante las jornadas laborales.

Para evitar que los trabajadores sientan que se les está juzgando a ellos como trabajadores en lugar de al puesto, es importante realizar una adecuada reunión en la que se expliquen los objetivos de la prueba. Es importante seleccionar a empleados clave y comprometidos con el estudio.

Por desgracia, este análisis se encuentra limitado por la capacidad de autoanálisis de cada participante y su compromiso por realizar un registro pormenorizado de labores, ya que este no es su principal cometido.

Entrevistas personales

Un número representativo de trabajadores puede ser entrevistado mediante un cuestionario con el que obtener una descripción fiable del puesto. Al ser una entrevista, los datos pueden ser alimentados por la propia conversación del empleado, su superior inmediato y el analista.

Por contra, en las entrevistas pueden pasarse por alto la realización de tareas que se consideran de poco calado pese a ser habituales o incluso cabe la posibilidad de que la propia conversación desvirtúe la realidad, hasta conseguir datos ideales.

Cuestionarios

Similar al punto anterior, pero sin la realización de entrevistas. Esto permite analizar el trabajo realizado por un mayor número de empleados, reduciendo los costes del proceso y su duración. Eso sí, el análisis puede resultar complicado al tratar de homogeneizar un gran número de datos.

Esto es así porque, aunque los cuestionarios deben estar muy bien estructurados, al mismo tiempo deben tener una sección abierta que permita que los trabajadores anoten todo aquello que no estuviera recogido en el mismo, así como sus observaciones particulares. También podremos realizar preguntas que deberán ser respondidas de forma abierta.

Respecto a las respuestas cerradas, es posible que en ciertas secciones el empleado deba marcar la sentencia que más se adecue a su puesto, valorar en una escala una sentencia, marcar entre opciones múltiples, etc. Lo malo es que los resultados resultan subjetivos, así que es difícil valorar su veracidad absoluta.

¿Cómo clasificar los puestos?

Con todos estos datos podremos clasificar los puestos según su peso relativo a los objetivos organizacionales. Podremos utilizar un método de jerarquización, mediante el que cada evaluador dará una nota a cada puesto, para así organizarlos según la puntuación media y la suma total.

Con este método se estudia el puesto como un todo, teniendo en cuenta las tareas, funciones y responsabilidades propias de cada uno.

Otra forma consiste en definir grados de menos a más entre los que cada analista deberá ubicar a cada puesto analizado, según se corresponda más o menos con la descripción de cada escalón. Tal y como sucede en el punto anterior, cada puesto es estudiado como un todo.

Por otro lado, también puede establecerse una tabla de puntuación referente a cada factor (en una columna se ubicaría cada tarea, función, valor, característica, etc…) de un puesto (ubicados en las filas).

De esta manera, cada puesto sería analizado de forma homogénea según el peso de sus funciones respecto al global, aunque, para realizar esta labor, los analistas deben estudiar y conocer en profundidad la naturaleza de cada puesto.

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Germán Rodríguez Udiz es máster en gestión de RRHH, ADE, Bachelor in Business Administration (EEUU), formador de empresas y gestor estratégico. Colaborador de la Escuela de Negocios MBA y Responsable de Marketing Online en Netfactory. Escribe en Pymes y Autónomos, Actibva y BBVA con tu empresa.

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