¿Cómo obtener el certificado digital y para qué sirve al emprendedor?

Desde hace años, las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada, sea cual sea su tamaño y volumen de facturación, tienen la obligación de relacionarse telemáticamente con la Agencia Tributaria.

Para ello, deben disponer de un certificado electrónico, emitido por una de las entidades emisoras de certificados electrónicos reconocidas (generalmente la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Asimismo, las personas físicas pueden, voluntariamente, relacionarse de la misma forma con la Administración, obteniendo certificados digitales individuales.

El certificado electrónico es un documento que debe ser emitido y firmado por una persona con capacidad para ello y que acredita la identidad de quien lo utiliza. Es decir, presentar un documento con un certificado electrónico es equivalente a presentar un documento firmado con puño y letra de la persona autorizada para el trámite.

Qué puede hacer un empresario o emprendedor con él

A través del certificado, las empresas -obligatoriamente-y los profesionales y empresarios individuales que, voluntariamente deseen hacerlo, presentan en la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) sus declaraciones y autoliquidaciones de impuestos, escritos, respuestas a requerimientos, recursos y comunicaciones.

Asimismo, todos los adscritos al sistema de notificación electrónica, obligada o voluntariamente, reciben las notificaciones de Hacienda en su buzón electrónico, con la consiguiente desaparición de las comunicaciones en papel.

Todas las comunicaciones, entregas de documentación y puestas de manifiesto de expedientes relacionadas con los procedimientos de comprobación limitada (gestión) e inspección, se realizarán también a través de la web de Hacienda.

Normalmente, cuando haya una notificación de Hacienda, se recibirá un correo electrónico en la dirección que se haya indicado para ello. No obstante, debe tenerse cuidado porque el envío del mail por parte de la Administración no es obligatorio y, de no abrirse la comunicación en el plazo de 10 días, se entenderá por notificada. Ello supone que sea prudente revisar el buzón semanalmente.

Cómo y dónde se obtiene

Su obtención dependerá del tipo de certificado a descargar. Aunque hay otros, los más habituales para los emprendedores son:

Certificado de persona física: es el que identifica a una persona individual. Es el que precisará un empresario o profesional individual que quiera acogerse voluntariamente al sistema de comunicación electrónica con Hacienda.

Para obtenerlo es necesario descargar, desde la web de la AEAT un código y, previa cita, acudir con dicho código y el DNI, a la Administración de Hacienda a firmar. Al rato, una vez recibida la confirmación de la AEAT por correo electrónico, puede descargarse el certificado en el ordenador desde el cual se solicitó.

Certificado de representante de persona jurídica: se expide a las personas físicas como representantes de las personas jurídicas (normalmente a los administradores).

Si los administradores son únicos o solidarios, el procedimiento para la obtención del certificado es idéntico al descrito para personas físicas.

Si los administradores son mancomunados o pertenecientes a un Consejo de administración será necesario, además, aportar un certificado del Registro Mercantil relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de la sociedad y al nombramiento y vigencia de su cargo del representante.

Cómo ahorrar tiempo y dinero con el certificado

Como se ha ido indicando a lo largo de este post, el certificado digital permite la presentación y recepción de todas las comunicaciones con Hacienda telemáticamente.

Esto significa que los contribuyentes adheridos al sistema de notificación electrónica pueden ahorrar tiempo y recursos si, en lugar de ir a Hacienda a presentar sus impuestos pueden hacerlo desde casa, las 24 horas del día. Igualmente ocurre si, en lugar de ir a correos a buscar una notificación de Hacienda, con los nervios que suponen las horas desde la recepción de la notificación hasta la recogida por miedo a contener una sanción, puede consultarse inmediatamente en la Sede Electrónica.

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