10 ideas para que las pymes y los aútonomos le saquen el máximo partido a las sugerencias

Sugerencias-Ideas

Una sugerencia, según la RAEL, es una insinuación, inspiración, idea que se sugiere. Si alguien se ha tomado la molestia de hacernos llegar una para mejorar nuestro negocio ¿Por qué motivo no merece la pena escucharle? En muchas empresas es normal encontrarse un buzón de sugerencias físico o virtual (vía web o email). Hay quien se lo toma muy en serio, mientras otros prefieren dejar que los mensajes no lleguen a ninguna parte, siendo el buzón igual que una papelera más.

Las grandes corporaciones muchas veces se pierden con la burocracia a la hora de tratarlas, salvo casos excepcionales como el de Toyota, que es un ejemplo a seguir. Las pymes y los autónomos tienen la ventaja de que pueden ser más ágiles a la hora de tratar las sugerencias. A continuación, os propongo 10 ideas para potenciar y sacar el máximo partido a las sugerencias que recibimos en los pequeños negocios, obteniendo así una ventaja competitiva:

1.- Escucha a todo el mundo: La falta de tiempo, pensar que de nuestro negocio sólo sabemos nosotros, que el cliente siempre está pidiendo más cosas a menos precio o que la persona que propone la idea no está preparada, son algunas disculpas clásicas para dejar de lado las sugerencias. Craso error, una idea interesante puede venir de cualquier lado, incluso de la competencia. Ser todo oídos es fundamental, más tarde, ya vendrá el tiempo de hablar o pasar a la acción.

2.- Define un proceso de gestión de las sugerencias y ¡Síguelo!: Las sugerencias deben ser tratadas siguiendo un procedimiento. Identificar los posibles orígenes, los caminos a seguir para cada tipo, los responsables de su gestión, plazos… En definitiva, es imprescindible contar con un proceso claramente definido de gestión de las ideas que se reciban en la empresa, desde su llegada hasta el cierre de la misma y su implantación, si procede.

3.- Establece un sistema de premios y reconocimiento a las mejores sugerencias: Premia a quienes aporten las mejores sugerencia. Las que permitan un mayor ahorro de costes, las que abran nuevas vías de negocio,… La competencia interna para aportar las mejores ideas estimulará el sistema y favorecerá la llegada de sugerencias de más calidad. Es importante cumplir los compromisos adquiridos y en el momento adecuado, pagando lo pactado aunque sean cantidades muy grandes. El reconocimiento público dentro y fuera de la empresa también es importante, ya que no sólo el dinero o los premios en especie motivan.

4.- Aprovecha las sugerencias para fidelizar a tus clientes y tener un mejor trato con los proveedores: Cuando un cliente nos aporta una idea, la implantemos o no, se nos presenta una oportunidad inmejorable para fidelizarlo y ganarnos su confianza ¿Cómo? Haciéndole ver que le escuchamos y que valoramos la molestia que se ha tomado, conversando con él y explicándole los motivos por los que decidimos llevarla o no a cabo.

5.- Centraliza la gestión de las sugerencias: Las sugerencias se pueden recibir desde múltiples canales. Una vez en que están en nuestro tejado, redirigirlas a un único centro gestor facilitará un tratamiento, análisis y posterior resolución coordinados y en plazos razonables. Este gestor de sugerencias no debe resolverlas, sino gestionarlas: recibirlas, redirigirlas a las áreas de la empresa que deben considerarlas, perseguir su implantación (si procede) hasta su cierre, emitir informes periódicos sobre resultados…

6.- Dejar de responsable de sugerencias al becario no es una buena idea: Nadie le hará caso, nadie le tomará en serio y será misión imposible conseguir resultados, salvo que el becario sea hijo del consejero delegado o del presidente de la empresa. La función de gestión de sugerencias debe ser respaldada por la dirección de la empresa, deben proponerse objetivos a alcanzar a lo largo del período (cada pyme dentro de sus posibilidades) y hacerse un seguimiento periódico de la evolución y resultados alcanzados.

7.- No descartar ninguna sugerencia aunque parezca descabellada: De las ideas aparentemente más simples han surgido grandes ahorros de costes o importantes vías de negocio. Escuchar, escuchar, escuchar, escuchar… A todo el mundo, sin distinción.

8.- Responde todas las sugerencias: Si alguien se ha tomado la molestia de enviarnos una idea para mejorar nuestro negocio, aunque sea sólo por cortesía, lo normal es contestarle agradeciéndole el gesto. Es interesante pensar en una respuesta en 2 etapas: Una inicial, antes de analizar y resolver la sugerencia, para advertirle de que la hemos recibido y la vamos a tratar. Más adelante, cuando se tengamos una resolución a la misma, una segunda respuesta indicando qué se va a hacer con la idea que ha aportado. Dejar la opción de réplica es interesante, por si la persona que ha enviado la idea puede evolucionarla a mejor.

9.- Hay que perseguir hasta el final la implantación de las sugerencias que se decidan llevar a cabo: El responsable en la empresa del proceso de sugerencias debe marcar plazos y prioridades para la implantación de las mismas, de acuerdo con los responsables de las áreas implicadas y su capacidad. Una buena idea no implantada es una oportunidad perdida.

10.- Se necesita un seguimiento periódico del sistema: El análisis de los resultados alcanzados y una visión de la evolución del sistema de sugerencias cada cierto tiempo permitirá “mantenerlo vivo” y marcar acciones para lograr los objetivos deseados para el ejercicio.

Conclusiones

La experiencia nos dice que los sistemas de sugerencias siguen siendo uno de los puntos débiles en muchas pymes. Pocas se los toman en serio, normalmente “por falta de recursos” y sólo un puñado le saca partido a las ideas recibidas, tanto internamente como externamente. Gestionar las sugerencias con sentido común nos puede aportar beneficios que no imaginamos (fidelización de clientes, ahorro de costes, satisfacción de los empleados,…). No perdamos la oportunidad y aprovechemos que somos pequeños y ágiles para competir en este apartado con los mastodontes de las grandes corporaciones.

Por último, decir que SÍ: Los autónomos también pueden.

En Blog Sage | Las buenas ideas no están lejos, busca en tu empresa
Imagen | Marlon Bunday MMX

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.