¿Existe el sistema perfecto para gestionar proyectos?

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La gestión de proyectos es una de las asignaturas pendientes de muchos profesionales. Existen en el mercado casi tantas herramientas como proyectos se puedan gestionar y es habitual ver como se presta más atención a la herramienta de soporte, que a la metodología de gestión de proyectos, clave para lograr los objetivos deseados de calidad, plazo y coste.

Gestionar proyectos implica dedicar recursos a una actividad que no añade valor a los clientes por sí misma, pero que puede ayudar a aportarlo si se consiguen los resultados y objetivos perseguidos. Cada empresa tiene sus condicionantes, que hacen que sus proyectos se deban gestionar de una forma y no en todas coincide, por lo que difícilmente existirá una herramienta perfecta para gestionar proyectos. Sí que hay ciertas pautas que, bien aplicadas, pueden contribuir al éxito, así como malas prácticas que alejan de los buenos resultados.

Las claves para una buena gestión de proyectos

Las claves para una buena gestión de proyectos se pueden plantear desde tres puntos de vista fundamentales:

  • Método: la metodología de gestión es uno de los pilares fundamentales para una buena gestión de los mismos. Es más que recomendable que todos los agentes implicados en la gestión de proyectos de una organización sigan la misma metodología, para que los proyectos puedan ser tratados de forma homogénea y haya una mínima coherencia a la hora de hacer un seguimiento de los mismos. Si se aplican distintos modelos de gestión a proyectos similares, difícilmente se podrán comparar factores como el avance o el coste incurrido.
  • Máquina: elegir una buena herramienta, que se adapte a la metodología de gestión de proyectos corporativa, y no al revés, que obligue a la organización a adaptarse al modelo de la aplicación, es fundamental para lograr que la entrada de datos de los proyectos sea fácil y para, posteriormente, permitir que estos se transformen en información de una manera ágil. De esta manera, los responsables de los proyectos pueden detectar desviaciones y levantar riesgos y tomar las decisiones correctas en plazo, consiguiendo que los proyectos se ejecuten según los parámetros de calidad, coste y tiempo previstos.
  • Personas: contar con responsables de proyecto formados, con capacidad para asumir el mando y tomar decisiones o proponer soluciones ante la adversidad, es una de las claves para el éxito de cualquier proyecto. Si hay algo que se sabe de antemano cuando se prepara un plan de proyecto, es que no se va a cumplir tal cual se ha dibujado, por lo que se requiere que la persona que lo gestiona sea capaz de identificar los riesgos y problemas que ponen en peligro la ejecución de dicho plan, así como proponer y llevar a cabo las acciones requeridas en cada momento, para que el resultado sea lo más parecido posible al deseado.
  • Ambiente: la gestión de proyectos debe ser proactiva y debe estar integrada en la visión end to end de la organización. Gestionar para que no grite el jefe o para que un proyecto aislado cumpla sus objetivos, sin tener en cuenta lo que es mejor para el conjunto de proyectos o del negocio, es algo que no tiene sentido.

Malas prácticas a la hora de gestionar proyectos

Es común ver como hay algunas malas prácticas de gestión de proyectos que son una constante en muchas organizaciones. Algunas de las más importantes son las siguientes:

  • El sistema no refleja la realidad: sucede cuando los datos que reportan los responsables de proyecto no tienen nada que ver con lo que en realidad está sucediendo en los proyectos. Un informe de seguimiento de proyectos debe reflejar lo que está sucediendo en realidad y no ser un bonito documento sin más. Además, debe ser fácilmente comprensible por cualquiera y no sólo por quien lo ha elaborado.
  • Reportar para el jefe o para salvar los controles: reportar lo que le gusta al jefe, o por miedo a ser reprendido porque sale un proyecto en riesgo o porque no se cumple la planificación, no lleva a ninguna parte y, tarde o temprano, los problemas acaban destapándose y saliendo a la luz. Gestionar proyectos lleva consigo la tarea de anticiparse a los problemas que puedan surgir y tomar decisiones para que se puedan conseguir los objetivos de calidad, plazo y coste. Si se miente en el reporte de la marcha de los proyectos, difícilmente se podrá conseguir que se cumplan los objetivos.
  • Trabajar con una estructura de proyectos inadecuada:: Si se trabaja con un conjunto de proyectos, es interesante agruparlos en una estructura de varios niveles y líneas de proyectos. Si ésta es muy genérica, resultará muy difícil controlar los proyectos y ver el detalle de lo que está ocurriendo. Si, por contra, resulta que se implanta una demasiado específica, se puede sufrir lo que se llama “muerte por el reporte”, es decir, que se dedique más tiempo y recursos de los razonablemente necesarios para registrar datos de los proyectos, que luego no van a ser explotados.
  • Reportar sin conocer la metodología: Si las personas que gestionan los proyectos no están bien formadas en la metodología de gestión corporativa, difícilmente se logrará la homogeneidad y coherencia necesarias a la hora de reportar los datos del estado de los proyectos y surgirán dificultades a la hora de intentar transformarlos en información.
  • Reportar para “huir del rojo”: En los informes de seguimiento de proyecto es habitual destacar en color rojo aquellos proyectos que tienen algún problema. Curiosamente, esta gestión visual provoca que surja un efecto a todos los niveles bautizado como “huir del rojo” y que consiste en que a nadie le gusta ver un informe ese color, por lo que tratarán por todos los medios de evitarlo: se levantan riesgos lo más tarde posible, se “reporta con benevolencia”, se dan por concluidas tareas que no han finalizado aún,… Todo con tal de no salir destacado en el “maldito color rojo”.

Conclusiones

Gestionar proyectos es una actividad que muchas organizaciones llevan a cabo en su día a día, algunas sin ser conscientes de la importancia de la metodología de gestión, clave para lograr el éxito y evitar caer en el error de pensr que existe una herramienta perfecta. Los proyectos no se gestionan “solos”, sino que las personas, la política y el ambiente de gestión y control de proyectos, el método y la herramienta son factores que hay que combinar convenientemente para obtener el éxito.

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Imagen | Maurizio Zanetti