¿Cómo prevenir un impago?


Desde que comenzó la crisis, he acudido a varias exposiciones o mesas redondas en donde casi siempre se me preguntaba: “¿Cómo prevenir un impago?”.

La verdad es que creía que mis consejos o comentarios eran bastante obvios, ya que partía de que en toda organización existía una planificación y concienciación de este problema y que el principal criterio que se utilizaba a la hora de conceder un crédito era el de solvencia a la empresa que se lo otorgaba.

Pero cual fue mi sorpresa, ya que un día preparando una de estas exposiciones, cayó en mis manos el Primer Estudio de la Gestión del riesgo en España realizado por la Cátedra de Cash Management del Instituto de Empresa. Este informe mostraba que sólo el 59% de las empresas, utilizaban el criterio de solvencia para gestionar el riesgo de crédito de sus clientes tal y como podemos ver en el gráfico que acompaña al post.

Mis consejos para prevenir un impago es tener una política de gestión de crédito clara y que toda la organización la conozca. Esta política se basa fundamentalmente en tres pilares:

1.- Decidir si vamos a conceder crédito o no a nuestros clientes, y si lo hacemos basarnos en criterios de solvencia

Lo primero que tenemos que realizar es un análisis de nuestro negocio y cómo vamos a cobrar. En algunos Business Plan de Start-up que he revisado se detallaba perfectamente la cuenta de resultados del modelo de negocio, pero en muy pocos se especificaba cómo se iba a cobrar.

Y cuando preguntaba cómo lo iban a realizar, me encontraba muchas veces con la siguiente respuesta: “lo mejor que podamos porque en la actual situación es complicado”. Pues precisamente por este motivo, es fundamental pensar en cómo vamos a gestionar el crédito de nuestros clientes, ya que si vamos a invertir y trabajar en un proyecto, será interesante pararse un momento a reflexionar de cómo lo voy a cobrar y si el tercero me ofrece las suficientes garantías para llevarlo acabo. Creo que esta situación errónea de partida de algunos emprendedores se repite en muchas pymes españolas.

Si nuestro negocio lo requiere y decidimos vender a crédito, tendremos que tener una política, basada en la solvencia de nuestros clientes, para determinar el importe y su vencimiento.

Para tomar esta decisión lo podemos hacer:

  • Investigando por nuestra cuenta: existen listas negras de morosos, informes sectoriales, acudiendo al Registro Mercantil (*), ect.
  • Apoyándonos en empresas especializadas, solicitando informes de riesgos o informes jurídicos investigados.

Adicionalmente también podemos contratar un seguro de crédito. En donde una empresa especializada nos asegura parcial o totalmente la operación. En caso que tengamos este seguro, tenemos que tener planificado qué hacer en el caso que no se conceda riesgo de crédito a un cliente o el importe concedido no cubra la totalidad de la operación (**).

Cuando vendemos a crédito, también podemos pensar en si pedimos garantías de pago adicionales, como pagarés o avales. Claro está que esto dependerá de la fuerza de negociación que tengamos.

Una vez articulada nuestra política, tenemos que dar a conocer “las reglas de juego” a toda la organización y cómo afectan las mismas a los estados contables de la compañía y a sus trabajadores:

  • Si decidimos reconocer sólo como ingresos aquellos créditos cubiertos por el seguro más el de las operaciones ya cobradas. Esto puede afectar a la retribución variable de los trabajadores, ya que está decisión afectará directamente al resultado contable de la compañía.
  • También debemos establecer cuando se pagan las comisiones sobre las ventas si al cerrar la operación o al cobrarla efectivamente. En la actualidad cada vez se encuentra más extendido el concepto de “En la empresa vendemos todos” y según mi opinión se debería ampliar al de “En la empresa vendemos y cobramos todos”.

2.- Documentar la operación.

Documentar la operación desde el inicio mitiga las posibilidades de un impago. Debemos firmar previamente con el cliente un contrato en donde se recoja la forma de cobro y las consecuencias de su incumplimiento.

Pero no sólo nos tenemos que quedar en el contrato, además tenemos que (***):

  • Obtener la firma de los albaranes de entrega de los productos.
  • Conseguir la confirmación de que la prestación de nuestros servicios ha sido conforme.
  • Documentar la fecha de envío de las facturas, sus vencimientos y confirmar que han sido recibidas.
  • Obtener reconocimientos de deudas (especialmente cuando trabajamos con Administraciones Públicas).

Como se puede uno imaginar, este apartado de nuestra política genera mucha documentación e información, la cual tendremos que ser capazas de gestionarla. En la actualidad existen softwares de gestión que nos pueden ayudar en esta tarea.

3.- Decidir si externalizamos la gestión de cobro.

Existen compañías especializadas en la gestión de cobro o podemos realizar factoring de nuestras facturas. Si optamos por la externalización quizás podremos poner más “foco” en el negocio pero en la mayoría de los casos se puede descuidar la relación comercial.

Si por el contrario decidimos que la gestión de cobro sea interna, la misma tiene que ser muy proactiva y en donde este involucrada toda la organización:

Y si al final de todo lo que he comentado se produce un impago, al menos, estamos asegurados de tener toda la documentación para obtener un buen resultado en una posible reclamación.

(*) Hay que tener en cuenta que las cuentas depositadas en el Registro Mercantil pueden contener información no actualizada y/o lejana en el tiempo.
(**) Debemos de tener presente que el Plan General de Contabilidad establece que podemos reconocernos un ingreso por ventas, cuando entre otras circunstancias “Es probable que la empresa reciba los beneficios o rendimientos económicos derivados de la transacción”. Por lo que cuando una empresa especializada y que gana dinero cubriendo riesgos de crédito decide conceder parcialmente o denegar en su totalidad una operación, la misma quizás no pueda reconocerse como ingreso atendiendo a lo establecido en nuestro Plan General de Contabilidad.
(***) La Ley de Lucha Contra la Morosidad establece que el plazo para exigir una deuda empieza a contar desde la recepción de los bienes o la prestación de los servicios y no en la fecha factura.

En Blog Sage | La gestión del IVA en las facturas impagadas, Las medidas para el control de la morosidad

Salvador de Andrés es Director Financiero de DPA y Formación de Sage España