Nueve cosas que revisar antes de presentar la liquidación de IVA y el resumen anual

Con la presentación del último modelo 303 y del resumen anual del IVA mediante el modelo 390, se cierra la contabilidad del ejercicio en lo que se refiere a las facturas emitidas y recibidas. De esta manera, la última liquidación de IVA y su resumen anual cobran especial relevancia.

La correcta cumplimentación de estos modelos depende principalmente de la buena llevanza de la contabilidad, pero los contables  realizan diariamente un gran número de asientos contables, por lo que hasta el más eficiente puede cometer errores.

Es por ello que  el propio contable, su jefe de contabilidad o su asesor deben revisar y detectar los posibles errores y proceder a su subsanación, ya que los errores en las liquidaciones de IVA pueden salir caros, bien por pagar más IVA del que se debiera o por sanciones y recargos, si la Agencia Tributaria detecta que ingresamos menos IVA del que debiéramos.

¿Qué puntos se deben revisar en la última liquidación de IVA y el modelo 390?

Para asegurarnos que no nos olvidamos de nada, puede ser aconsejable realizar  un“check list con las comprobaciones a realizar. Algunos puntos que se pueden revisar antes de presentar la última liquidación de IVA del año y el modelo 390 serían los siguientes:

  1. Comprobar que se han emitido y contabilizado todas las facturas. Para ello, hay que revisar documentos abiertos en los programas de gestión como albaranes y pedidos, o revisar manualmente si existen documentos pendientes de facturar.
  2. Buscar importes elevados en cuentas de servicios exteriores, por si se están contabilizadas como gasto partidas que deben contabilizarse como inmovilizado, ya que estos deben de reflejarse en las liquidaciones como bienes de inversión.
  3. Revisar los libros registro y contrastarlos con los mayores por si existiera alguna diferencia, lo que podría ser un indicio de que existe algún error. Los empresarios y profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, con carácter general, los siguientes libros registros: de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.
  4. Comprobar si existen facturas de proveedores no contabilizadas, revisando si existen albaranes que no se han adjuntado a sus facturas, podemos encontrarnos con facturas que no se han contabilizado al no recibirse.
  5. Verificar que no se ha duplicado la contabilización de alguna factura de proveedores. Para evitar la contabilización de facturas duplicadas, es importante contar con un programa contable que detecte facturas duplicadas y nos alerte.
  6. Apoyarse en el Balance de sumas y saldos o de comprobación para detectar errores, ya que con el rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza. Es decir, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. Esto no quiere decir que obligatoriamente exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes, pero sí que debemos revisar el mayor de la cuenta contable para asegúranos de que todas las facturas están contabilizadas.
  7. Comprobar si existen huecos en las series de numeración o números de facturas duplicados, asegurándose que todos los campos requeridos en los libros registros se encuentran debidamente cumplimentados
  8. Revisar la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación, ya que en esta se registran partidas que en muchos casos se desconoce cómo registrar contablemente, de modo que nos podemos encontrar pagos que se han contabilizado en esta cuenta al no haberse contabilizado la facturas del proveedor. El buen contable tendrá esta cuenta controlada en cada momento, o directamente no la utilizará, aplicando cada partida correctamente en el momento de su registro contable.
  9. Asegurarse de que el  modelo 390 es coherente con las declaraciones mensuales o trimestrales de IVA presentadas. En caso de que descuadre, a buen seguro que la Agencia Tributaria iniciara un procedimiento de inspección. Además,  una vez presentada la última liquidación de IVA y el modelo 390, debe comprobarse que las cifras están en consonancia con los datos presentados en otras declaraciones, como en el Impuesto sobre Sociedades y el modelo 347.

La Agencia Tributaria aplica el principio de “ignorantia juris non excusat” o “ignorantia legis neminem excusat”, lo que quiere decir que la ignorancia no exime del cumplimiento de la ley, por lo que los errores con la Agencia Tributaria se pagan con recargos y sanciones, si de ellos Hacienda deduce que no hemos ingresado las cantidades de IVA que debiéramos.

En caso de que nos equivoquemos en alguna de estas declaraciones, si detectemos el error antes que la Agencia Tributaria, deberemos realizar una declaración complementaria, en cuyo caso, al no existir requerimiento previo de Hacienda, no se nos sancionará por el error, pero sí nos pueden sancionar por las cantidades no declaradas.

Nadie está libre de cometer errores, pero, al igual que el entrenamiento de un deportista es un factor determinante para el éxito, la formación continua de los asesores fiscales y de los responsables contables de las empresas, cuyo trabajo constituye la base de las liquidaciones tributarias, es un factor clave para minimizar sanciones, recargos y pago de intereses de demora.

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