Recomendaciones prácticas para preparar el cierre del ejercicio económico

 

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas realizan el cierre del ejercicio económico el 31 de diciembre, el mes que tiene más festivos del año. Este trabajo, que suele requerir un sobreesfuerzo a los integrantes de las áreas de contabilidad y finanzas, además, suele coincidir con personal disfrutando de vacaciones pendientes y con la lucha por alcanzar algún objetivo propuesto que se nos resiste.

El personal de las empresas pequeñas y medianas ha de estar un poco a todo y en diciembre, con tantas interferencias, no resulta del todo fácil concentrarse en las tareas de cierre. Por eso es conveniente adelantar algunos trabajos, acaso en noviembre. Como ya estamos en enero, esto ya no tiene solución para el anterior ejercicio pero sí para el que acaba de comenzar o para ayudar a repasar el cierre de los que estáis actualmente preparando el de 2011:

Es recomendable comenzar poniendo en práctica una metodología, orientada a comprobar que tenemos los elementos necesarios para iniciar el trabajo contable:

  • Es frecuente que algún proveedor se demore en el envío de sus facturas y otros no envíen las de diciembre hasta fin de enero, provocando apuros de última hora, que dificultan la declaración de los impuestos de declaración anual, precisamente en enero. Si esto nos ocurre, a perseguir al proveedor hasta que la envíe.
  • Comprobar si disponemos de albaranes de mercaderías recibidas que están esperando la llegada de su factura. En ese caso contactar con el proveedor.
  • Comprobar que tenemos todas las facturas periódicas, como las de suministros de agua, electricidad, gas, teléfono, alquileres, seguros, etc. y localizar o pedir las que falten.
  • Comprobar si tenemos todos los documentos de declaración de impuestos del año. Puede que la gestoría se haya olvidado de enviarnos alguno.
  • Igual revisión sobre los resúmenes mensuales de nóminas y las declaraciones pagadas a la Seguridad Social.
  • La fecha límite para la declaración anual del IVA es 30 de enero, pero existe una excepción, las facturas que lleven retención, las cuales deben estar contabilizadas antes del 20 de enero, misma fecha de presentación del IRPF en Hacienda; por lo que cualquier factura que se reciba/emita con posterioridad a dicha fecha y lleve retención por IRPF, deberá registrarse en el ejercicio 2012. La fecha límite para presentar el modelo 130, que corresponde a pagos fraccionados de IRPF para contribuyentes que realicen actividades económicas en estimación directa, es el 30 enero 2012.
  • En el caso de que hayamos cedido mercancías en depósito, contactar con el depositario, para verificar que las existencias de mercaderías que le hemos cedido en esta modalidad, coinciden con la información de nuestro sistema. Actualmente es frecuente que algunos artículos estén sujetos, voluntariamente o por imposición legislativa, a control de trazabilidad, especialmente los alimentos, medicamentos, etc. y por ello están obligados a su identificación siempre por un lote de fabricación, desde que se elabora, bien en nuestra empresa, si es industrial, o en la de nuestro proveedor, si la nuestra es comercial.

En esta primera entrada hemos expuesto algunos controles iniciales, aconsejables para el cierre fiscal del ejercicio, orientados a recopilar la documentación necesaria para llevar a cabo el cierre contable, y llamamos la atención en la necesidad de controlar la trazabilidad de las existencias, por el alto riesgo económico y de merma de prestigio de la empresa, que lo haga mal.

En próximas entradas continuaremos exponiendo otras recomendaciones prácticas para el cierre del ejercicio económico y ampliaremos información sobre amortizaciones, valoración de existencias o trazabilidad.

En Blog Sage | Las obligaciones contables de autónomos y pymes
Imagen | Dennis Wong

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero