No todo es facturar ¿cómo cobras y pagas en tu empresa?


Siguiendo con nuestra serie de facturación y sistemas de gestión empresarial, todas las empresas tienen que tener claro el esquema de cobros y pagos habituales que tienen dentro de su empresa para reducir al máximo el tiempo que se dedica a tareas administrativas en la gestión de cobros y pagos y por supuesto, reducir los múltiples errores que podemos tener en todo el proceso de emisión de dichos cobros o pagos.

No todas las empresas tienen los mismos sistemas de cobro y pago y nos encontramos desde empresas que su medio fundamental de cobro y pago es la transferencia bancaria, a empresas con sistemas más complejos en los cobros como son las domiciliaciones bancarias y cobros por TPV a pagos mediante confirmings y cartas de crédito ¿cómo adapto mi sistema de facturación a mis medios de pago habituales?

La transferencia y cheque, nuestra principal vía de cobros y pagos

La mayoría de freelances y microempresas que prestan servicios, su principal vía de cobro y pago es la transferencia bancaria o la emisión y recepción de cheques / pagarés. En este perfil de empresas, lo más importante que debemos tener en cuenta es el control real de los cobros realizados y pagos recibidos.

Además, a raíz del anuncio de la entrada en vigor del IVA de caja para el próximo año, es muy importante que nuestro sistema de facturación contemple la posibilidad de generación de informes por fecha real de cobro y pago y sería perfecto, si en cada cobro y pago que hemos realizado en la empresa, desglosa la cuota de IVA soportada o repercutida. Este sistema de gestión es simple y rápido y podemos combinarlo con sistemas de facturación en la nube, en local o con mayor o menor control de almacén si nuestra empresa lo necesita.

Domiciliación bancaria como vía de cobro

Si mi empresa usa como norma de cobro habitual la domiciliación bancaria, es imprescindible que mi software de facturación genere ficheros de cobro remesables en las propias bancas electrónicas de nuestras entidades financieras, bien en norma 19 si realizo emisiones de recibos a la vista, bien en norma 58, si realizo cobros de las domiciliaciones bancarias vía descuento comercial.

De nada sirve tener un software de facturación muy potente que realmente no genere los ficheros de cobro, puesto que si no lo tengo, me encontraré en la necesidad de doble gestión, la primera para la emisión de las facturas y la segunda, para la realización de las remesas. En esta línea, el software idóneo es aquel que interconecta perfectamente los ficheros de respuesta de las entidades financieras con nuestra gestión, para controlar también las hipotéticas devoluciones que tengamos en cada paso.

Comercio electrónico y sistemas de gestión, la gran batalla

Actualmente, tenemos una cantidad importante de empresas cuya actividad principal pivota alrededor del comercio electrónico. En este sentido, el principal pilar de la gestión del e-commerce recomienda encarecidamente usar una base de datos única para nuestro almacén, fundamentalmente si operamos online y offline y que la sincronización de los stocks sea inmediata.

En este sentido, debemos tener un sistema de gestión integral con nuestra plataforma de comercio electrónico, de tal manera que tengamos una sola base de datos de almacén, un solo sistema de facturación y control de stock y un solo sistema de control de los cobros y pagos realizados, ya sean cobros mediante transferencia o mediante TPV por ejemplo.

Muchas empresas que arrancan a operar en el segmento de e-commerce y ya cuentan con un espacio de venta físico, usan doble base de datos para su stock y sistemas de facturación y venta diferentes, uno para el sistema offline y otro para la venta online. En todos estos casos, las pérdidas de tiempo en administración generan que los márgenes comerciales del segmento online simplemente desaparezcan puesto que la carga administrativa generada por la venta online es superior a los beneficios que reporta.

Evitar este problema es tan simple como analizar correctamente las dimensiones de nuestra empresa y optar por un sistema de gestión unificado que contemple todas las variantes de almacén, facturación y control de tesorería y no complicando de mala manera nuestra gestión administrativa dentro de la empresa.

En nuestro negocio debemos de focalizar la mayoría del esfuerzos empresarial en nuestros productos y servicios, de forma que tenemos que optimizar todos nuestros recursos para crear valor, entre ellos, la labor diaria de administración y facturación. Sage ha desarrollado una amplia gama softwares de contabilidad y facturación que nos permite simplificar y mejorar los procesos diarios administrativos, consiguiendo que seamos ser más eficientes y productivos

Por Experto Sage

En Blog Sage | Ahorra tiempo y dinero con una única base de datos en tu empresa

Remo, muy relacionado con la dirección financiera y fiscal de empresas. Escribe habitualmente en los blogs Pymes y Autónomos y El Blog Salmón.

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