Gestión documental en la empresa ágil


Si existe una característica deseada hoy por las empresas, esa es la agilidad. Ser ágil significa saber adaptarse a los cambios, responder y reaccionar con rapidez (antes que tu competencia), y tener capacidad para innovar gracias a un modelo de negocio flexible y abierto. Para crear una empresa ágil, es absolutamente necesario construir entornos de colaboración en los que las ideas y el conocimiento puedan compartirse y fluir libremente, sin dañar en ningún momento la propiedad intelectual de la organización. Los entornos y procesos rígidos y jerarquizados forman parte del pasado.

¿Cómo se construye un entorno de colaboración así? En lo primero que deben fijarse las empresas es en lo que está funcionando en otros ámbitos como el del consumo, donde la movilidad y el contacto social marcan las pautas del actual desarrollo tecnológico. Lo que demandan hoy los usuarios de negocio son las mismas herramientas intuitivas que utilizan en su vida personal, que les permitan trabajar en remoto (el móvil ha destronado por completo al ordenador de sobremesa) y que les faciliten un acceso fiable y completo a la información que necesitan en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Llegamos así a un aspecto crítico para la agilidad empresarial: la gestión documental. Gestionar los activos de información de una empresa es quizás actualmente uno de los procesos más críticos a los que se enfrentan los responsables de negocio. Aunando gestión documental inteligente y agilidad empresarial, tendremos un entorno eficiente en el que, por ejemplo, los empleados puedan enviar la orden de impresión desde su smartphone o aprovechen los servicios de almacenamiento en la nube para tener clasificados los documentos digitalizados e imprimir únicamente aquellos que les demande el cliente en un momento determinado.

Según un estudio de Canon/ICM realizado en 2012, el volumen de comunicaciones digitales en las organizaciones europeas es hoy significativamente mayor que hace cinco años. Un 57 % de las empresas, por ejemplo, utiliza actualmente herramientas de colaboración como Microsoft SharePoint y Huddle para que la comunicación sea más eficaz.

Uno de cada dos encuestados declaró utilizar las redes sociales como canal de comunicación en el trabajo. Y esta agilidad exige un cambio tecnológico: el modelo de suministro de software como servicio (SaaS) y el cloud computing se han impuesto en todo el mundo, ya que la información debe estar accesible siempre y desde cualquier punto. De hecho, a finales de 2016, el 50 % de las empresas internacionales almacenará en la nube datos sensibles de los clientes. El teletrabajo es otra opción que va ganando terreno de forma progresiva por sus ventajas para la productividad y el ahorro de costes. La empresa está hoy donde están sus trabajadores, y no al revés.

La agilidad se traduce en ahorro de costes. Las prácticas BYOD y la consumerización de la tecnología incrementan la productividad de los empleados, mientras los despliegues en la nube flexibilizan costes e impulsan la eficiencia. Solo en España, el beneficio económico vinculado a la computación en la nube supera los 25.200 millones de euros para 2015.

Dada la velocidad a la que se suceden hoy los cambios en el mundo, la agilidad empresarial es vital para las organizaciones porque consigue reducir costes de funcionamiento y mejorar la eficiencia de los procesos. Además, hace que los empleados dispongan de más tiempo para innovar y para responder a los cambios de la demanda del mercado. Pero, sobre todo, la agilidad permite a las empresas aprovechar uno de sus principales activos –la información- y dar la libertad y recursos suficientes a los empleados para seguir creciendo, incluso en entornos difíciles como el actual.

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Foto JME 2013

José Manuel Echánove es Director General de Marketing España y Portugal.

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