Consejos para una buena revisión del inmovilizado de cara al cálculo de las amortizaciones

Inmovilizado

Una de las tareas más importantes del cierre del ejercicio contable es la verificación del inmovilizado material, el intangible y las inversiones inmobiliarias, paso previo para el cálculo de sus amortizaciones. Es fundamental verificar que todo el inmovilizado de la empresa está correctamente registrado, es decir, que no sobra ni falta ningún elemento y que está valorado correctamente.

Los programas y sistemas de contabilidad suelen disponer de módulos que nos ayudan a realizar la gestión del inmovilizado con eficacia. Además de permitirnos incluir los datos esenciales, necesarios para su identificación, gestión y amortización. También ofrecen la oportunidad de añadir información complementaria que nos ayude a realizar estas tareas.

Para verificar los registros de inmovilizado comenzaremos por obtener un listado de los elementos que tenemos registrados en nuestro sistema. Comprobaremos que todos existen realmente y marcaremos como baja, sin borrar el registro, aquellos elementos, todavía registrados que ya no están presentes o han dejado de estar en funcionamiento, si se nos ha olvidado hacerlo al momento de deshacernos de ellos o de apartarlos dejándolos inactivos.

No debemos borrar elementos registrados en el módulo de control del inmovilizado, en tanto no hayan prescrito las acciones fiscales que les afecten, tanto por su adquisición como por su amortización y baja. Cuidado con olvidarnos de mantener de alta aquellos elementos que se encuentren transitoriamente en otro lugar, para realizar alguna reparación o mejora.

También hemos de corregir el valor de los elementos que han sufrido depreciación económica o fiscal, por deterioro físico, obsolescencia o funcional, a causa de la intensidad de su uso.

Con la ayuda de un extracto detallado de las subcuentas de inmovilizado comprobaremos si nos hemos olvidado de registrar en el módulo específico de gestión del inmovilizado algún elemento adquirido durante el ejercicio o que ha sido objeto de alguna ampliación o mejora, característica que tenemos que registrar.

El inmovilizado de una empresa está distribuido por todo su domicilio, en ocasiones en varios establecimientos, y podemos manejar elementos complejos, muy parecidos, difícilmente identificables para un contable, es recomendable ser meticuloso en su identificación.

El método más sencillo para identificar un elemento de inmovilizado es mediante una etiqueta numerada, coincidente con la referencia que se le adjudica en el sistema de información. Existen etiquetas de diferentes tipos y materiales, adecuados a las múltiples actividades de las empresas. Desde sencillas etiquetas de papel o plástico, para entorno de oficinas, hasta chapas metálicas o plásticos especiales, adaptados para entornos industriales con ambientes agresivos.

Cuando disponemos de muchos elementos de inmovilizado o de varios idénticos, no está de más complementar el registro de cada uno, en nuestro sistema, con dos datos importantes, que nos facilitan su identificación inmediata:

  • Una fotografía digital del elemento, que evita cualquier duda si hay algunos iguales o similares o se ha extraviado la etiqueta con el código.
  • La copia escaneada de la factura de compra, que nos permite evitar viajes al archivo.

Tan pronto como hayamos finalizado la revisión y depuración del registro del inmovilizado, ya estamos en condiciones de iniciar el proceso de cálculo de amortizaciones.

En Blog Sage | Ajustes en la contabilidad del IVA ante el cierre del ejercicio
Imagen | Gemawla

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero