Certamen Sage Despacho Inteligente. Un caso real

despacho inteligente sage
Hace dos años que participé en el I Certamen del Despacho Inteligente con una propuesta que no fue novedosa, pero que sí supo reunir diferentes herramientas de uso común en un solo proyecto. Buscábamos la evolución del despacho tradicional al despacho 2.0.

La idea partió de un concepto bastante sencillo y en el que estábamos trabajando desde hacía algún tiempo; necesitábamos ganar tiempo para invertirlo en nuestros clientes.

Sabedores de que la Administración pretende que sea el propio ciudadano el que interactúe con los Organismos Públicos, los despachos profesionales nos veríamos liberados de determinadas tareas que recaerían directamente en el administrado, por lo que tendríamos que adaptarnos a esta nueva situación y buscar nuevos nichos de negocio. Necesitábamos mejorar la comunicación con nuestros clientes, aprender a vender nuestros servicios y eliminar las tareas mecánicas que no aportaban valor.

La gestión del despacho por medio de un ERP nos permite, sobre todo, liberar tiempo, por ello partimos de un elemento central, el ERP de Sage, por ser una herramienta que nos facilita la trazabilidad de los procesos, y que canaliza todos los procesos clave del despacho: gestión de expedientes, compras, facturación, relación con el cliente,… y con el que podemos liberar tiempo e incrementar el valor añadido a lo que hacemos. Pensábamos en esta aplicación no como una nueva herramienta de gestión sino como una nueva filosofía de trabajo.

La trazabilidad de procesos nos permite una mayor calidad en nuestras tareas, un mejor control de los tiempos, una reducción del número de errores y una mayor satisfacción del cliente.

Al liberar tiempo conseguimos que el tiempo ganado lo podamos invertir en ampliar la formación del personal, a incrementar el tiempo que le dedicamos a cada cliente y a lo que llamamos “pensar en la empresa”, es decir buscar nuevos y mejores procedimientos, realizar controles operacionales internos, búsqueda de nuevas ideas de negocio, etc.

Al aumentar valor a los procesos conseguimos una mejor percepción de nuestros clientes y un distanciamiento con respecto a nuestra competencia.

Todo esto nos lleva a crear nuestro Despacho Inteligente, conformado por un Sistema de Gestión Estratégico, una Plataforma de Trabajo Colaborativo, un Wikidespacho y una mejora en la relación con el cliente.

Estas herramientas, aunque independientes entre sí, pueden interconectarse entre ellas, lo que hace que sus resultados alimenten otras áreas del despacho. Al mismo tiempo, nos proporcionan valor añadido a la información, el conocimiento y la creatividad de los trabajadores del despacho.

Sistema de Información Estratégico (S.I.E.): nos permite rastrear internet en busca de información para detectar oportunidades y amenazas para el despacho y nuestros clientes, para la vigilancia en novedades tecnológicas y competitivas (mercado, competencia, normativa, proveedores, clientes, etc.).

Plataforma de trabajo colaborativa (P.T.C.): la información generada por medio del S.I.E., puede dar pie al desarrollo de nuevos productos. Aquí el trabajo de los profesionales del despacho permite aprovechar y agilizar estos desarrollos. La plataforma también permite la interacción de los asesores para cuestiones del día a día.

WikiDespacho: se trata de una herramienta que sirve para que el conocimiento clave del despacho se almacene y distribuya de acuerdo con la política de gestión del conocimiento de la empresa. El acceso a la información permite mejorar tiempos de respuesta a las demandas del cliente y también normalizar procedimientos, siendo una herramienta dinámica y colaborativa. Aumenta la versatilidad, al conocer los procesos de otras áreas.

Comunicación con el cliente: con un formato de red social, no pública, entre el asesor y los clientes. Estos disponen, a su vez, de un espacio virtual donde acceder a sus expedientes y donde el asesor puede ofrecer información adaptada a sus necesidades. Permite la comunicación desde cualquier lugar y en cualquier momento, ahorrando tiempo en desplazamientos para pequeñas reuniones o gestiones.

También nos apoyamos en las Redes sociales como un elemento de escucha y aprendizaje más que de difusión.

Todas estas herramientas gozan de una característica común, que es el de facilitar la movilidad y el teletrabajo, ya que gracias a estas características, resulta más fácil retener el talento y facilitar la conciliación.

Este es nuestro proyecto. Seguramente tú tendrás otro parecido o totalmente diferente. Es posible que lo que acabas de leer no te porte nada o que te aporte algo. Lo que es seguro es que si no lo intentas, nunca sabrás hasta dónde puedes llegar.

¡Anímate! Te espero en el 2º CERTAMEN SAGE DESPACHO INTELIGENTE.

El 26 de julio de 2013 finaliza el plazo para presentar tu candidatura al 2º Certamen Sage Despacho Inteligente donde se premiará la iniciativa de gestión más innovadora que, apoyada en los pilares del Despacho Inteligente, consiga resultados exitosos y aplicables a la gestión diaria en cualquier Despacho Profesional. Los finalistas y ganadores del Certamen se conocerán en 6 Congreso Sage de Asesorías y Despachos Profesionales.

Por Experto Sage

En Blog Sage | 2º Certamen Sage Despacho Inteligente ¿es tu despacho o asesoría innovador?

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Luis M. Bermúdez Riobóo, graduado social, director de @vectigalia.

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