Ahorra tiempo y dinero con una única base de datos en tu empresa


En todas las empresas, existe un problema fundamental a la hora de gestionar la información a todos los niveles, ya sea de nuestros clientes, proveedores, información financiera, gestión comercial y contactos… Cuando una empresa arranca sus operaciones comerciales, no presta la atención adecuada a la gestión de la información y en la mayoría de los casos, comenzamos a usar diferentes aplicaciones para gestionar cada uno de nuestros departamentos.

Es muy usual encontrarnos con aplicaciones propias de contabilidad y facturación, otras aplicaciones para la gestión comercial y relaciones con nuestros clientes y proveedores, el recurso de las múltiples hojas de cálculo para cualquier análisis económico y financiero e incluso el soporte de aplicaciones para la gestión de impuestos, agenda. Una vez que pasa el tiempo, nos encontramos con que en nuestra empresa tenemos una multiplicidad de bases de datos, sistema de gestión que es una pérdida de tiempo y dinero a medio y largo plazo.

La coherencia de la información, el primer hándicap

Si en nuestra empresa tenemos multiplicidad de bases de datos, dificilmente conseguiremos tener una información coherente sobre las actualizaciones de información en nuestra empresa. Por ejemplo, si un cliente cambia su número de teléfono y sólo actualizamos la base de datos de información comercial y no actualizamos la información desde el módulo de facturación, no tendremos coherencia en los datos y generamos un error y pérdida de tiempo futura si desde un departamento diferente, tenemos que contactar en el futuro con este cliente.

En este caso, hablamos de información incoherente, dado que nos encontramos con registros de información que no corresponden con la información que realmente deberíamos tener en nuestras bases de datos.

La duplicidad de procesos y el tiempo perdido en estos extremos

El segundo foco de pérdida de tiempo y gestión de errores los tenemos cuando necesitamos traspasar la información obtenida por un canal a otro. Aquí tenemos múltiples ejemplos, como son por ejemplo la gestión de cobros y pagos mediante un sistema diferente al software de facturación y contabilidad o en el caso de que nosotros seamos los responsables de cumplimentar nuestras obligaciones fiscales y laborales, nos encontremos con el uso de dos softwares para distintos sobre la base de contabilidad.

Desde el momento que tenemos que replicar la información obtenida por una vía (por ejemplo una liquidación trimestral de IVA) por otra vía, tenemos una pérdida de tiempo e introducimos un factor aleatorio de error importante en este propio traspasado de información.

Qué hacer entonces en nuestra empresa con las bases de datos

Si calculáramos el tiempo perdido en estos traspasos de información y el coste teórico de la incertidumbre del error que se puede generar, veremos cómo a medio plazo es mucho más interesante para nosotros agrupar las bases de datos y procesos en un solo núcleo de información que usar múltiples vías para resolver los procesos habituales en nuestra empresa.

El objetivo que debemos perseguir siempre es la búsqueda de una solución compacta que cubra al menos el 80%-85% de los procesos de gestión de la información en nuestra empresa, dado que si conseguimos esta agrupación de información y procesos, podremos ganar bastante en eficiencia, en calidad de nuestra información y en la eliminación de errores en toda la cadena productiva de nuestra organización.

Para mejorar la eficiencia es fundamental el contar con una solución compacta que cubra al menos el 80% de tus procesos de gestión de información.

Sage te ofrece la solución para gestionar todos los aspectos de tu negocio a través de un único software, según el volumen y las necesidades de tu empresa. Así evitarás la pérdida de tiempo y eliminar los errores en toda la cadena productiva de tu organización.

Por Experto Sage

En Blog Sage | ¿Qué es y para qué sirve una herramienta de EPM?, La búsqueda de la perfección en los sistemas de información
Imagen | Gustavo (lu7frb)

Remo, muy relacionado con la dirección financiera y fiscal de empresas. Escribe habitualmente en los blogs Pymes y Autónomos y El Blog Salmón.

Puedes seguirlo en Twitter en @Remo_