Flujos de trabajo

Cómo crear un organigrama y flujo de trabajo que asegure el crecimiento de tu empresa (eBook)

Las empresas, a lo largo de su ciclo de vida, van acumulando cambios internos y externos propios de su dinámica natural que pueden crear fricciones operativas en su interior. Alteraciones en el tamaño de la plantilla, en la gama de productos, en el sector, etc. Sea como fuere, solo las capaces de identificar la oportunidad del cambio serán las que podrán mantener una ventaja competitiva frente al resto de su sector. Sin embargo, todo cambio suele conllevar una reestructuración y muchas compañías no saben identificar por dónde empezar.

Por ejemplo, ¿sabías que gran parte de las empresas que se quedan estáticas ante estas modificaciones tienen un margen de operativa desaprovechado que les permitiría mejorar su potencial? Y no hablamos de pequeñas migajas… Hablamos de que pueden estar desperdiciando hasta un 15% del margen de su operativa. Una cantidad perfecta que se puede reconvertir de costes a beneficios bajo una adecuada reorganización de los equipos, la infraestructura y los recursos.

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En Sage, conscientes de la situación, hemos elaborado un eBook gratuito con el que aprenderás a dirigir esta situación y a no quedarte atrás. ¿Has readaptado en alguna ocasión tu organigrama o los flujos de trabajo? Es momento de ponerse manos a la obra y adaptarse al nuevo paradigma.

¿Cómo saber que necesitas un empujón al cambio?

Muchas son las señales que pueden mostrarnos que la empresa necesita una adaptación, una reorganización del organigrama o, incluso, modificaciones en los flujos de trabajo: el crecimiento de las ventas, una mayor plantilla, el incremento de los gastos, la diversificación, el paso de los años…

Más específicamente, existen métricas que permiten la autoevaluación e identificar las áreas a las que no les vendría mal un cambio. Hablamos de los KPIs, indicadores con los que se puede medir cualquier aspecto medible que nos preocupe. Aunque en la guía podrás conocerlos más a detalle, existen KPIs de ventas, logística, financieros, de calidad, de cliente, etc.

Cuidado. Un cambio en las ventas, por ejemplo, no debe significar poner “patas arriba” toda la estructura de la empresa. Esto será cuando varias de las métricas no den los resultados esperados.

Otra forma de saber si nos estamos alejando de la situación ideada al principio es poniendo sobre la mesa nuestro plan de negocio y repasar si nos desviamos del plan y de los objetivos planeados al inicio. Recuerda que el plan de negocio no debe ser un documento archivado que acumule polvo. Puede que, simplemente, haya quedado desactualizado y no se ajuste a la nueva realidad empresarial. No hay que alarmarse. Simplemente, es momento de marcar nuevas hojas de ruta y actualizarlo.

Flujos de trabajo: la clave para alcanzar la situación ideal fijada

Para asegurar un proceso de transición lo más estable posible deberemos planear con detalle todo lo que necesitamos para alcanzar la situación ideal marcada. Para empezar, tendremos que asignar un responsable de proyecto capacitado para la gestión del cambio.

Diseñar workflows o flujos de trabajo nos ayudará a llegar a la otra parte del río a la que queremos saltar. Los workflows son conjuntos de secuencias relacionadas por pasos o actividades estructuradas que reflejan la forma de desarrollar un proceso y el cauce a seguir para lograr un objetivo.

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Estos pueden ser manuales, centrados en las personas, o automáticos, centrados en el software puro. Una de las grandes ventajas de contar con software como Sage Live es que te ayudará a establecer workflows para las áreas de tu empresa. Gracias a esto, conseguiremos que los pocos procesos que no podamos automatizar y dependan del factor humano sean lo más eficientes posible.

Elijamos lo que elijamos, la importancia reside en su diseño, el cual, debe mostrarnos cómo se realizan y estructuran las tareas, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información y cómo se hace su seguimiento. Recuerda: cuánto más detallado esté, más reduciremos el error que causa el factor humano.

Organigramas: una vieja y vital estructura

Es el momento de contemplar qué tipo de personas debe tener nuestro proyecto, ya que serán los elementos clave para conseguir acercarnos al éxito empresarial. Además, la falta de organigramas dentro de una empresa está estrechamente ligado con la ausencia de una organización interna definida.

Existen pocas reglas a la hora de establecer organigramas y, realmente, lo que determinará el resultado final dependerá del sector, el número de empleados, la cantidad de tareas, etc.

Por ejemplo, no todas las jerarquías y número de departamentos serán iguales. Éstas serán mayores y más complejas en función del tamaño de la empresa y de la complejidad del puesto.

En una empresa que se dedica desde la producción hasta la venta, la Gerencia General está encima de todos, le seguirán las Gerencias de Producción, Personal, Logística, Ventas, etc., que gobiernan a sus respectivos departamentos y dentro de ellas estarán ubicadas las secciones o jefaturas. Sin embargo, una empresa que tiene únicamente 4 empleados, difícilmente necesitará managers intermedios ya que, sencillamente, pueden ni haber todos esos departamentos.

En definitiva, el crecimiento y la propia inercia de muchas empresas las lleva a mantener modelos  y estructuras organizativas que funcionaban bien en un pasado o cuando su tamaño era más reducido, pero que ahora no es el ideal. Descarga el eBook gratuito “Cómo crear un organigrama y flujo de trabajo que aseguren el crecimiento de tu empresa” que Sage ha preparado y con el que podrás dar un salto seguro al nuevo paradigma de la empresa.

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