Consultando una nómina electrónica

Nómina electrónica: ¿realmente es obligatorio imprimir en papel las nóminas de los empleados?

Durante décadas, la nómina ha sido sinónimo de papel. Un papel que informaba al empleado de las cantidades que se le abonan y descontaban  por diferentes conceptos. Esa filosofía sigue siendo la misma, pero ahora se abre camino otro formato distinto: el de la nómina electrónica.

Una reciente sentencia del Tribunal Supremo se ha pronunciado sobre un asunto importante en relación a la nómina electrónica: si puede ser, no un complemento, sino un sustituto de la nómina en papel, incluso sin un acuerdo previo con los trabajadores afectados. El Tribunal Supremo entiende que sí. En concreto, éstos son los argumentos de la sentencia.

La legislación no exige un formato concreto para las nóminas

El tercer párrafo del artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores establece que “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan.”

Por tanto, salvo que en convenio o en acuerdo con los representantes de los trabajadores se disponga otra cosa, la nómina se debe ajustar al modelo de la orden ministerial. En dicha orden no se establece ningún formato concreto obligatorio, ni la nómina en papel, ni la nómina electrónica.

¿Qué conceptos debe documentar una nómina electrónica?

La nómina electrónica debe documentar los mismos conceptos que se documentarían en una en papel o en cualquier otro formato. El modelo de nómina recogido en la orden ministerial establece un conjunto de conceptos:

  • los datos identificativos de empresa y trabajador
  • el período de liquidación, con la indicación del número de días que comprende
  • el salario base
  • los complementos salariales
  • las percepciones por horas extraordinarias
  • las percepciones por horas complementarias (en los contratos a tiempo parcial)
  • las gratificaciones extraordinarias
  • los salarios en especie
  • las indemnizaciones o suplidos
  • las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
  • las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos
  • otras percepciones no salariales
  • el total de los importes devengados
  • la aportación del trabajador a las cotizaciones por contingencias comunes, desempleo y formación profesional
  • las retenciones del IRPF
  • los anticipos
  • el valor de los productos recibidos en especie
  • otras deducciones
  • el total de los importes deducidos
  • el líquido total a percibir por el trabajador
  • La firma y sello de la empresa, junto con la fecha y el “recibí”

A ello, desde el 12 de noviembre de 2014, se ha añadido un nuevo apartado en el que figure

  • la aportación empresarial por contingencias comunes (por el importe mensual y la prorrata de las pagas extraordinarias),  por contingencias profesionales y conceptos de recaudación conjunta (por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, desempleo, formación profesional y el FOGASA) y  por cotización adicional por horas extraordinarias
  • la base sujeta a retención del IRPF

Se pueden añadir conceptos o realizar modificaciones puramente formales en el modelo. También se puede pactar en convenio o mediante acuerdo con los representantes de los trabajadores otro modelo.

Los objetivos son los mismos en una nómina de papel que en una nómina electrónica

Lo fundamental, en este caso, es que los conceptos obligatorios queden perfectamente recogidos. La nómina electrónica los puede reflejar perfectamente igual que la nómina de papel. Es más, a partir de una nómina electrónica se puede realizar su impresión en papel.

También se requiere que el documento, ya sea nómina electrónica o en papel, sea de recibo individual y justificativo del pago del salario. Es decir, no se debe notificar colectivamente y debe quedar perfectamente documentado el pago de todos esos conceptos.

Por otra parte, hoy es práctica habitual que las labores relacionadas con la confección de las nóminas se efectúen a través del auxilio de soluciones informáticas como, por ejemplo, Sage NominaPlus Flex o Sage 200c Laboral.  Es una muestra de que los tiempos han cambiado mucho en las últimas décadas. No hace tanto tiempo que muchas empresas confeccionaban sus nóminas sin ayuda informática, con todo el consumo de recursos que eso suponía.

¿Se exige una forma especial para la entrega de la nómina?

El artículo 2 de la orden ministerial exige la firma del trabajador al pagarle la nómina, además de la entrega de dicho documento. Pero lo hace con el fin de que quede constancia de que ha cobrado. Eso no significa que su firma en la nómina implique conformidad alguna con las cantidades liquidadas o su distribución por conceptos. Y lo hace para el caso en el que se le pague mediante la entrega física de dinero de curso legal, un cheque o un talón bancario.

Aunque la sentencia no examine esa cuestión, por no ser el caso, no parece que hubiese especiales inconvenientes en que a una forma física de pago se le acompañase una forma digital de firma. Esa firma digital daría fe de que se ha realizado el pago.

Sin embargo, el caso habitual es aquél en el que el trabajador no recibe físicamente el dinero. Es más habitual el caso en el que recibe una transferencia bancaria. En ese supuesto, la orden establece que “el empresario entregará al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma, que se entenderá sustituida, a los efectos previstos en el apartado anterior, por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria”. Es decir, en este caso, el comprobante bancario da suficiente fe de que el pago se ha efectuado.

¿Es lo mismo tener acceso a una nómina electrónica que tener una copia de la nómina?

Una de las teóricas ventajas de la nómina de papel es que, una vez obtenida, el trabajador puede conservarla consigo en cualquier momento y lugar. En el caso de la nómina electrónica, si está almacenada físicamente en un lugar concreto, por ejemplo, un pc, el trabajador solamente podría tener acceso puntual a la nómina.

Ese es un problema solamente relativo. En primer lugar, la nómina podría estar accesible a través de Internet. Técnicamente es posible que los trabajadores puedan acceder a través de pc, smartphone, tablet, etc. Y no necesariamente situados en la empresa.

Aun así, es posible que existan trabajadores con dificultades para acceder a la nómina electrónica. Puede que no tengan conocimientos suficientes del funcionamiento de las nuevas tecnologías. También puede suceder que carezcan de  los soportes en los que podrían acceder a su nómina electrónica.

Pero incluso, en esos casos, la sentencia recalca que no hay razón para que el trabajador sufra ninguna molestia o perjuicio. Una nómina electrónica se puede imprimir en pocos segundos.

El Tribunal Supremo rectifica su doctrina anterior por el cambio de los tiempos

En una sentencia del año 2011 el Tribunal Supremo se pronunció en el sentido contrario. Entendía que la obligación de entregar la nómina en papel es una obligación de hacer que no podía ser modificada unilateralmente por la empresa. Un deudor no puede sustituir un hecho por otro contra la voluntad del acreedor.

Entendía, entonces, el Tribunal supremo que la disponibilidad por parte del trabajador a efectos probatorios de la nómina en papel era en ese momento distinta, y probablemente mayor, que la disponibilidad de los datos sobre sus percepciones en soporte informático.

Ahora, el Tribunal Supremo entiende que esa disponibilidad ha cambiado. Tanto en el ámbito de la Administración como en el privado se ha generalizado el soporte informático. Se emplea, entre otros usos, como vehículo para para almacenar y comunicar datos, documentos, decisiones…

La disponibilidad de la información recogida en una nómina electrónica

Gracias a la cada día mayor difusión de avances como la nube o el desarrollo de nuevas aplicaciones para smartphones o tablets, por poner solamente dos ejemplos, la información está mucho más disponible electrónicamente que en papel.

Hace unos años se pensaba que un papel se podía llevar con uno a todas partes. Y se pensaba que no en todas partes se tenía, por ejemplo, conexión a Internet. Y que para mucha gente era complicado acceder a soportes electrónicos.

Hoy se ve el asunto de otra manera. Se piensa que el móvil no solamente puede llevarse a todas partes, como un papel, sino que la mayoría, efectivamente, lo lleva. Es más complicado que se nos olvide el móvil en casa que no llevar la nómina de papel con nosotros.Eso da accesibilidad a una nómina electrónica en situaciones imprevistas.

También es mucho más fácil acceder a una conexión a Internet. Cada vez más gente mejora sus conocimientos de las nuevas tecnologías.  Además, se incorporan nativos digitales al mercado laboral. Y los sistemas de acceso informático a la información son más seguros y sencillos.

El Tribunal Supremo ha entendido que el soporte digital presta, al menos, la misma  transparencia en el conocimiento de la nómina e idéntica constancia de que el pago se ha realizado que una nómina en papel. Y los tiempos demuestran que el soporte digital ofrece ventajas en un momento de revolución en la forma de gestionar las nóminas.

En Blog Sage | Cómo convertirte en el mejor responsable de administración de personal y nóminas (eBook)
Imagen | Thinkstock