Cómo mejorar la productividad personal a la vuelta de las vacaciones en tres sencillos pasos

Volvemos de vacaciones y nos cuesta coger el ritmo de trabajo. Hemos pasado la primera semana de adaptación, pero rápidamente tenemos que ponernos en marcha y la velocidad de crucero deseada. Quizás lo mejor es optar por un pequeño plan de acción que nos ayude a mejorar la productividad y proactividad personal a la vuelta de las vacaciones.

Se trata de una forma de obligarnos a mantener la concentración en el trabajo, a volver a centrarnos en nuestro día a día y olvidarnos de otras cuestiones personales que afectan a nuestro rendimiento. Además, puede que a la vuelta de vacaciones tengamos acumulados una buena cantidad de temas urgentes que tienen que solucionarse. Esto puede restarnos el tiempo que necesitamos para empezar a planificar a medio plazo los hitos importantes que tenemos por delante de aquí a final de año y proponer soluciones para ayudar a completarlos.

1. Ahorra tiempo para planificar: mejor no trabajar con el correo electrónico abierto

Ya sabemos lo que tenemos pendiente y lo que tenemos que hacer. Tenemos que centrarnos en sacar adelante el trabajo, por lo tanto no necesitamos estar pendientes de nuevas tareas. Lo último en llegar no puede ser lo más urgente. Por eso, lo mejor es trabajar con el correo electrónico cerrado, tanto en el escritorio como en el smartphone. En este segundo caso, mejor si lo tenemos en silencio para que no nos moleste.

No se trata de no atender nuevas peticiones, sino más bien de no ir saltando de un tema a otro. Nos centramos en una tarea pendiente y cuando hayamos concluido podemos abrir el correo y revisar si ha entrado algo nuevo, contestar los mensajes y anotarnos las nuevas tareas. Pero ya hemos acabado una cosa pendiente. Lo normal es que no entre nada urgente por el correo, más bien lo hará por teléfono, por lo que no será el fin del mundo si tenemos el correo cerrado.

Si es posible, tenemos que intentar no utilizar nuestras mejores horas del día, las que estamos más frescos y tenemos más agilidad mental, para gestionar tareas que no son productivas. El objetivo es evitar que nos demos cuenta de que ha pasado media mañana y todavía no hemos empezado a sacar trabajo adelante. Y lo que es peor, hemos perdido parte de nuestra frescura mental y capacidad de concentración. Todo esto nos va a ayudar a ser capaces de ofrecer un mejor diagnóstico de los problemas que tenemos que resolver y ofrecer una respuesta más eficiente a los mismos.

2. Un gestor de tareas personal te ayudará a ser más proactivo

Pero cuando tenemos muchas tareas que se van acumulando, para no olvidarnos de nada, lo mejor es utilizar un gestor de tareas personal. De esta forma, podemos ir viendo de forma clara qué tenemos pendiente, qué temas son urgentes y cuáles no, o dejar pendientes aquellos que no dependen de nosotros y por los que estamos esperando una respuesta del cliente, pendientes de un proveedor, etc.

Estos gestores de tareas personales son muy útiles, tanto si trabajamos solos como si lo hacemos en equipo. A no ser que ya tengamos un gestor de proyectos en la empresa que sea el que nos marque las tareas, su uso es algo altamente recomendable. Sobre todo porque de esta manera no nos olvidaremos de ningún trabajo, que en su momento no era urgente, pero que pasada una semana tenemos que acabarlo lo antes posible.

Lo ideal es que estos gestores de tareas sean lo más sencillos posibles, para que no tengamos que pasar por un periodo de aprendizaje para utilizarlos. Para la mayoría bastará con la posibilidad de fijar fechas, crear subtareas y añadir recordatorios. Una vez que hemos comprobado lo bien que funcionan, podemos proponerlo como una forma de organización para otros compañeros o para nuestro departamento si tenemos tareas en común.

3. Trabajar en una única tarea permite más tiempo libre para planificar con perspectiva

Por último, una vez que hemos mejorado nuestra organización, tenemos que centrarnos en mejorar nuestra atención. Lo ideal es poder concentrase en una única tarea, sin que nos interrumpan, el tiempo necesario hasta que la terminemos. A medida que podemos concentrarnos en dicha tarea seremos más eficaces. Tenemos los cinco sentidos en ella y, a medida que mejoramos nuestra concentración, nos vemos inmersos en su resolución avanzando muy rápido. Las interrupciones rompen este flujo de trabajo.

Este modus operandi en la forma de trabajar a nivel personal puede frenar el trabajo de grupo si no lo hacemos de forma correcta. No se trata de trabajar en una burbuja, sino de establecer periodos de tiempo en los que no vamos a atender a otros compañeros, no miramos correo o teléfono, etc. Para esto, nos puede ayudar mucho utilizar la técnica Pomodoro o alguno de sus temporizadores. Una vez pasado este periodo de atención, tenemos que tratar de solventar y dar respuesta a las peticiones que nos han hecho y no hemos podido atender.

Lo cierto es que es complicado conseguir este equilibrio entre productividad personal y trabajo en grupo, pero, si lo logramos, vamos a tener un mayor rendimiento, más capacidad de organización y gestión. El resultado es que la calidad de nuestro trabajo mejora, pero también que conseguimos trabajar con menos estrés y esto también se notará en el ambiente laboral de la empresa. El tiempo que ahorramos nos permite levantar la cabeza de la pila de tareas pendientes para tener la perspectiva adecuada para proponer soluciones y mejoras a los retos que tiene por delante nuestra empresa.

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Imagen | Rainer Stropek