Cómo usar Whatsapp en la empresa para mejorar la comunicación y la productividad (infografía)

Si pidiésemos que levantase la mano el que siga usando los SMS tradicionales, seguramente viésemos pocas en alto.  Las nuevas soluciones de comunicación basadas en internet han desbancado totalmente a este medio y son cada vez más los usuarios que hacen uso de ellas.

Según el IV Estudio de Comparación Online hacia el Ahorro Inteligente realizado por Rastreator.com, el 60,2% de los jóvenes españoles de entre 18 y 24 años solo se comunica con los chats de aplicaciones y redes sociales, o un 45,9% en el ámbito de la población en general.

Es más, nuestro país se encuentra a la cabeza en la Unión Europea en la utilización de mensajería instantánea en dispositivos móviles. Según un informe de la Comisión Nacional del Mercado y la Competenciaun 98% de los smartphones en España cuenta con Whatsapp instalado en el terminal. ¿Son o no son unas cifras importantes para que empresas y pymes aprovechen esta oportunidad como canal comunicativo?

Podríamos abordar esta pregunta desde un amplio abanico de enfoques. Sin embargo, hoy vamos a contaros por qué la aplicación de mensajería instantánea más famosa, Whatsapp, puede y debe ser un recurso para la comunicación de tu negocio en una sencilla infografía.

¿Qué es Whatsapp?

La usamos diariamente, constantemente, y nos es difícil imaginar el mundo sin ella. WhatsApp no solo permite el envío de mensajes de texto instantáneos a través de sus usuarios, también el envío de estados, llamadas y videollamadas. Y aunque ha cambiado mucho desde que se fundó en el año 2009, nadie duda de que tiene mucha guerra aún que dar, especialmente desde que fue comprada por la empresa Facebook el 19 de febrero de 2014.

Toda empresa, independientemente de su tamaño, debe gestionar su comunicación dada la importancia que tiene. Es esencial en nuestras vidas y es fundamental y decisiva dentro del ámbito laboral. Dentro de la empresa podemos encontrar dos tipos de comunicaciones, la formal y la informal. La primera es aquella que se establece siguiendo algún tipo de protocolo y cuidando el lenguaje y lo que se quiere transmitir. Es la que se emplea para trasmitir órdenes e instrucciones, cuestiones importantes de trabajo, un despido, etc.

Por su parte, la comunicación informal es la que surge más espontáneamente entre los miembros de la empresa, movidos por su mera necesidad de comunicación. No sigue los cauces oficiales, lo cual permite agilizar mucho los trámites.

Cómo usar Whatsapp para la comunicación interna de la empresa

Whatsapp permite una comunicación informal, rápida y directa. Lo normal es que las empresas comuniquen sus éxitos mediante el envío de un correo electrónico, por ejemplo,  lo que retrasa mucho la recepción de la noticia, perdiendo ésta su fuerza. A través de este medio, podría darse de forma mucho más rápida.

No obstante, hay que tener cuidado y seguir ciertas pautas para que no se convierta en un elementos de distracción o bajo rendimiento.Según una encuesta de Phone House, el 42% de los usuarios españoles no pasa ni una sola hora sin consultar los mensajes en su móvil y un 32% de ellos no puede evitar consultar su terminal al menos cada 15 minutos.

Puede ser un potente canal de brainstorming. Muchos usuarios destacan la facilidad que la app brinda a la hora de crear un brainstorming remoto. Resulta útil para mandar ideas aleatorias y en cualquier momento. Ideas que, posteriormente, los equipos podrán debatir face to face.

Igualmente, se puede crear un grupo con tus empleados o por departamentos, teniendo una comunicación directa y a la vez con todos ellos. Sin embargo, muchas veces los grupos se terminan utilizando para lo que no son, por eso al crear uno debe ser riguroso y especificar el motivo del grupo.

Y la parte más importante. Como en la mayoría de las redes sociales y apps, la polémica de la privacidad y seguridad de datos está a la orden del día. Las restricciones de Whatsapp han de especificarse para que no haya problemas, como la foto de perfil, hora de conexión, estados… ya que serán visibles para todo el mundo, incluso para tus compañeros de trabajo.

Como con todo, es recomendable un uso responsable. Por ejemplo, no se debe permitir que un superior escriba a las doce de la noche, cuando la jornada laboral finalizó hace seis horas. Hay que conocer los límites y aplicarlos.

Cómo pueden usar Whatsapp los empleados para ser más productivo

Seguro que tienes un grupo de Whatsapp con tus compañeros de trabajo. Puedes usar un tono informal, pero debes saber qué contenidos compartir y cómo responder según la urgencia de los mensajes. Pero, ¿se usa de forma correcta?

A través de esta app, podemos mandar documentos de forma instantánea a compañeros, preguntar cuestiones urgente sin necesidad de llamar, informar de datos de última hora, etc.  No obstante, es necesario tener en cuenta una serie de criterios para que se sea más productivo y no termine siendo un canal de distracción:

  • Se permite un tono más informal, pero es recomendable no ser demasiado coloquial. No se debe abusar de los emoticonos, mensajes de audio e imágenes.
  • No critiques a ningún compañero, independientemente del cargo que ocupe. También conviene evitar temas que puedan herir sensibilidades como política, sexo o religión.
  • Cuida las horas a las que vas a contestar. Si lo haces fuera del horario de trabajo, corres el riesgo de alterar la vida privada del resto de integrantes. Así que tendrás que valorar la urgencia de tus mensajes para no interrumpir a nadie.
  • Envía información precisa. En este tipo de chats suele haber malentendidos al no interpretar bien los mensajes. Por eso, es mejor dejar los asuntos importantes para otros medios.
  • Avisa de que has recibidio el contenido y que lo has entendido. Asegúrate de que conoces el objetivo del grupo y trata temas que tengan que ver con ese asunto para no desviar las conversaciones.

Cómo utilizar Whatsapp con clientes

Whatsapp puede ser una potente herramienta de atención al cliente y de marketing teniendo en cuenta el alto número de personas que la utilizan. Veámoslo con un sencillo ejemplo. Imaginad que sois propietarios de una pastelería especializada en donuts deliciosos a través de Internet. Aunque tenéis muy buena reputación, hay más pastelería por la zona. Whatsapp puede ayudarnos.

Podemos hacer una fotografía de los donuts, enviándosela al cliente con un mensaje directo, que podría decir “Hola Carlos, te lo enviamos rápidamente o será el 200 que nos comemos….mmmm…”

Esta simple acción reporta un doble beneficio. Por un lado, hacemos que el cliente sea consciente de que su pedido está listo. Por otro lado, conseguimos una mayor confianza del cliente ,ya que puede ver el producto antes de recibirlo.

Igualmente, todas las promociones, ofertas, nuevos productos, etcétera, pueden ser informados a través de este medio. ¿Qué problema hay? Recordad que el uso de Whatsapp requiere que el receptor tenga la aplicación instalada. No obstante, si tenemos en cuenta que un 98% de los smartphones lo tienen instalado…. ¡un problema menos!

Por ello, tanto si es tu primera vez como si ya has probado, no olvides seguir estos pasos:

  1. Preparar una base de datos de tu público de destino.
  2. Definir el mensaje.
  3. Preparar audio, vídeo o imagen
  4. Busca el impacto y el reenvío. No hagas lo que todo el mundo hace.
  5. Envío. Es recomendable hacer los envíos según el número de destinatarios.

Si quieres ver de modo gráfico cómo puede beneficiar el uso del Whatsapp a tu empresa, puedes descargar gratis esta infografía, además de compartirla en tus redes sociales.

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