Publicado por el 01/10/2010 | Innovación y tecnología | 22 comentarios

Ventajas de la factura electrónica desde el punto de vista organizativo

Factura-Electrónica

De la factura electrónica hemos hablado en entradas anteriores, mostrando los pros y contras de un sistema que, más temprano que tarde, acabará extendiéndose a la totalidad de las pymes y los autónomos. Para quien no lo tenga claro, la factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.

La integración del proceso de facturación entre clientes y proveedores, y a su vez estos y sus clientes, permite alcanzar importantes beneficios a nivel organizativo. A mayor volumen de facturas emitido, en general, mejores resultados se obtendrán. En los casos de un pequeño número de facturas, merece la pena al menos considerar la conveniencia o no, aunque tarde o temprano es muy probable que el sistema nos acabe absorbiendo y tengamos que entrar sí o sí para poder continuar trabajando con ciertos proveedores o clientes.

Principales beneficios esperados

Los beneficios esperados en un proyecto de implantación de la factura electrónica son los siguientes:

- Importante reducción de tiempos de ejecución y eliminación de tareas que no añaden valor al cliente en los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos,…).
- Mayor grado de integración de la información, lo que permite conectar un mayor número de tareas dentro de los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos,…).
- Menor número de errores provocados por el “factor humano”.
- Reducción de los consumos de papel y tóner, al no tener que imprimir facturas emitidas o recibidas.
- Reducción del espacio necesario para el almacenamiento de facturas, que se van acumulando, junto con documentación anexa en carpetas o cajas a lo largo del tiempo (la conservación de las facturas en formato electrónico se hace en el sistema informático).
- Posibilidad de acceder fácilmente a ofertas de productos bancarios de confirming o factoring, sobre todo si se trabaja con factura electrónica dentro de el entorno de las entidades bancarias con las que trabaja la empresa.
- La factura electrónica permite desplegar informes para una ágil consulta de volúmenes (importe, número de facturas) a nivel agregado de empresa o por departamento, centro de gasto, proveedor, cliente,…
- Mejora de la imagen de la empresa ante su entorno (innovadora, moderna,…).

Barreras de entrada más comunes

Por contra, al implantar un sistema de factura electrónica hay que superar algunas barreras en la organización, como las que menciono a continuación:

- La resistencia al cambio de algunas personas. El miedo a lo nuevo, a perder el puesto de trabajo o a que una máquina reemplace a las personas, en ocasiones es una barrera increíblemente difícil de superar. Convencer (por las buenas) a quienes participan en los procesos relacionados con la gestión de facturas de las principales ventajas y hacerles ver que hay un futuro tras la implantación, es una de las claves de cualquiera que se quiera enfrentar a un proyecto de este tipo.
- Desconfianza en el sistema, que lleva a algunas personas a montar un sistema paralelo “por si falla el nuevo”. He llegado a ver uno que ideó una persona en su empresa de manera “clandestina” (sin que lo supieran los responsables) y tenía “tela” la cosa.
- Cuando no todos los clientes o proveedores están dispuestos a asumir el sistema de facturación electrónica. Habrá que hacer balance del beneficio esperado en una situación de convivencia de un sistema de facturación electrónica y uno normal, así como una previsión a futuro de los que podrían ir accediendo a integrarse.
- Cuando se trata de una empresa que recibe facturas dirigidas a diversos departamentos, es preciso asignar a alguna figura el rol de responsable en caso de que surjan dudas, rechazos,… Normalmente, todo el mundo huye ante la posibilidad de que le caiga esta responsabilidad en su tejado.

Además de pensar en una implantación de la factura electrónica en la empresa tocando nuestros sistemas de información o a través de una aplicación (muy típico en el caso de los autónomos), es importante saber que hay entidades bancarias que ofrecen servicios de factura electrónica a sus clientes profesionales. Estos sistemas, por lo general, permiten enviar facturas a través de un interface de la entidad e indicarle a continuación el destinatario, para que ésta se encargue de enviársela, también en formato electrónico.

Algunos os preguntaréis qué gana la entidad con este servicio. Independientemente de que ésta pueda cobrar una comisión por él, donde realmente obtiene un rédito es a la hora de colocar productos de confirming o factoring a los clientes usuarios de la plataforma.

Conclusiones

No está de más que, si no lo hemos hecho ya, plantearse la conveniencia de abordar un proyecto de implantación de la factura electrónica. Es bastante probable que algún cliente o proveedor ya nos haya preguntado por ello y que, de hacerlo, obtengamos un interesante ahorro de costes en varios frentes, además de otros beneficios ya comentados.

Una opción a tener en cuenta para aclararse y salir de dudas, es preguntarle a gente de nuestro entorno, proveedores, clientes, en alguna asociación de empresarios, para que nos cuenten qué tal ha sido su experiencia en este tipo de proyectos.

En Blog Sage | La banca electrónica es un servicio para empresas y autónomos
Imagen | nrkbeta

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero

22 Comentarios

  1. El problema se crea cuando en las pymes de menos de 10 trabajadores el 40% son analfabetas digitales

    Ahí no hay ahorro de costes que valga

  2. Remo, esa es una de las barreras de entrada que comentaba: la resistencia al cambio. En esos casos, cuando no se puede o no se quiere asumir el “compromiso tecnológico”, lo mejor es encargárselo a otro. Como soluciones se me ocurre acudir a la empresa que nos haya instalado el sistema de gestión (que suelen tener módulos de factura electrónica), acudir a una asociación de empresarios (si es que la cosa allí no es peor, claro) o a nuestra entidad financiera (actualmente hay algunas que ofrecen el servicio de plataforma de factura electrónica para pymes y autónomos sin que haya que hacer gran cosa en nuestros sistemas).

  3. El mayor esfuerzo que hay que hacer es el de dar a conocer el servicio a las pymes. La formación para alfabetizar digitalmente.
    Las entidades financieras pueden hacer mucha labor ahí para rentabilizar las inversiones en las plataformas realizadas.
    ¿Quién se apunta?

  4. Las secciones de contabilidad de las empresas están repletas de archivadores con facturas. Todavía el papel con el correspondiente sello de caucho impreso con su tinta y la firma del responsable de su emisión, parecen tener más poder de persuasión que cualquier otro formato. Este es el típico muro que tardará tiempo en derribarse.

  5. De acuerdo con el comentario de JotaC. Todavía tardaremos bastante en ver cómo las PYME y los profesionales migran al mundo electrónico, aunque para algunos ya será obligatorio a partir de este mismo año (a partir del 1 de noviembre, las empresas que gestionen facturas con las administraciones generales del estado están obligadas a emitir facturas electrónicas)

    No obstante, se están poniendo en marcha algunas iniciativas para animar a estos sectores a adoptar la facturación electrónica, como son las ayudas que concede la Generalitat Valenciana o la Comunidad de Aragón, así como la iniciativa de red.es de montar una plataforma de difusión de la factura electrónica, que en breve estará disponible. Esperemos que estas iniciativas cuajen y animen a unos cuantos.

    Nosotros, desde endeve, llevamos tiempo trabajando para ofrecer una solución de facturación electrónica sencilla, barata y eficaz, que además ofrece muchas facilidades para migrar del sistema en papel al mundo electrónico, precisamente para salvar esa reticencia de algunos empresarios que consideran que cambiar de un sistema a otro es muy complicado.

  6. ME GUSTARIA SABER COMO ES EL DIA A DIA DE UNA PYME CON LA FACTURA ELECTRONICA. ACTUALMENTE YO LO QUE HAGO ES UNIR LA FACTURA DEL PROVEEDOR AL RECIBO DE PAGO DEL BANCO Y ASI SÉ QUE ESTA PAGADA DE UN VISTAZO. CON LA FACTURA ELECTRONICA ESTO ES UN POCO MAS COMPLICADO, Y QUE DECIR CON LA CORRESPONDENCIA BANCARIA ONLINE,QUE SUELE FALLAR BASTANTE. ME PODEIS DECIR COMO LO HACEIS VOSOTROS?

  7. Roberto, en la gestión administrativa, cada “maestrillo tiene su librillo” pero vamos a dedicarle algún post a esta cuestión

  8. Creo que no habrá más remedio que “montar un sistema paralelo” si tengo clientes que me piden factura electrónica y otros que no quieren ni oir hablar del tema. Aunque supongo que siempre habrá la posibilidad de imprimir de forma más o menos legible la información que contiene una factura electrónica. ¿Basta mi FacturaPlus? ¿o necesito contratar algún modulo adicional para enviar factura electronica al único cliente que me lo está pidiendo

  9. Facturaplus al menos permite imprimir o enviar factura electronica sobre el mismo documento. En el caso de otros programas de facturación, no lo sé a ciencia cierta pero es una funcionalidad que tienen la mayoría de softwares

  10. Creo que la factura electronica, hasta que no haya un sistema que cuando te llege en tu correo la puedas volcar a la contabilidad, y “cliparla” con su imagen al asiento contable, sin más, no valdrá mas que para que las pequeñas empresas, empresarios, etc. nos toque imprimir la factura que no hace la gran empresa, ni los bancos, etc.Como siempre el del final del saco, se lleva las migas. Imaginate el ahorro de un banco cuando no te envia papel, pero luego tu tienes que imprimirlo.. .. vaya gracia. Y encima te siguen cobrando lo mismo, por hacer menos. eFactura, no gracias.

  11. Estais todos tontos. La factura electrónica a quien beneficia es a la administración en todas sus multiples personalidades. Con la factura de papel las empresas podemos seguir cometiendo infinidad de fraudes, falsificaciones, sustituciones, modificaciones y otras chapuzas, que con las facturas digitales resultarán imposibles. Para mi está muy claro que el gran beneficiario de esto no son las empresas sino el Gran Hermano, que tendrá mucho más fácil su labor inspectora, sancionadora y recaudadora, amén de las empresas de informática. Está muy claro: la factura electrónica cuanto más tarde mejor.

  12. Discrepo ampliamente. El ahorro en costes con la fra electrónica y una administración bien informatizada es impresionante. Menor tiempo, menores costes.

    Y sobre los aspectos de fraude y trapicheos, me niego a opinar, al menos en mi empresa se cuecen habas contadas y mayormente por errores no por fraude voluntario

  13. Remo ¿por qué “analfabetas” y no analfabetos digitales? dime de que presumes……espero que sepas como sigue.

  14. Cuca, “LAS PYMES” o “LAS EMPRESAS” son femeninas, y por tanto, las reglas gramaticales indican que se utilice el femenino por aquello de la concordancia gramatical y tal…

  15. La e-factu es lo mejor que nos ha ocurrido desde el punto de vista tecnológico. Compramos los programas de SAGE y, todo arreglado…

  16. Pero no me dices nada de los costes al “ultimo de la fina”. Que se reduce coste, seguro, pero si no hay algo que me “impida” imprimir la factura para contabilizarla .. ..no hay más que hablar. No me vale.

  17. Creo que existe un desconocimiento del tema bastante amplio. Las facturas electronicas realizadas por el Facturaplus carecen de validez. Es necesario el papel. La empresa que la recibe debe de tener un software homologado por la Agencia Tributaria, ya que el Facturaplus no lo está. Estariamos duplicando el trabajo.

  18. Hola José Manuel

    Creo que estás confundiendo conceptos. Cualquier software que emita una factura firmada electrónicamente con una firma reconocida por la AEAT es perfectamente válida, dado que garantiza la autenticidad del fichero

    Por otra parte, las facturas electrónicas pueden ser en distintos formatos que soporten la integridad y no se puedan alterar. Es decir, HTML, PDF, XML, TXT o cualquier fichero que se pueda firmar de manera electrónica

    Respecto al software de emisión certificado por la AEAT es necesario unica y exvlusivamente para los softwares nuevos que no garantizan la autenticidad mediante los protocolos normales de firma electronica o EDI y vayan a trabajar como proveedotres de la AEAT o las Administraciones públicas.

    La AEAT en particular exige el formato definido dentro de Facturae. Tal y como puedes ver, las soluciones de Sage, no solo Facturaplus están integradas y homologadas por la AEAT
    http://www.aeat.es/wps/portal/ListadoContenidos?channel=b3dd9c648eda5110VgnVCM1000004ef01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES&menu=0&img=0

    Te recomiendo además que eches un ojo a todo esto y aclares mejor los conceptos de la factura electrónica
    http://www.aeat.es/wps/portal/Navegacion2?channel=cab69588beb99010VgnVCM1000004ef01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES&menu=0&img=0

  19. Entiendo que la factura que emite es válida siempre y cuando el receptor la considere válida. En el País Vasco no se admite la factura electrónica que se realiza con el facturaplus, teniendo que utilizar un software diferente (www.ef4ktur.com).

  20. Cierto, lo que yo no termino de entender es cómo las administraciones públicas pueden especificar qué formatos aceptan y cuales no cuando los reglamentos de facturación especifican qué formatos son válidos

    En breve, entrará en vigor la obligatoriedad de emisión de fras electrónicas para las administraciones públicas y grandes empresas y todo esto está en el aire aún.

    La AEAT debe pronunciarse sobre esto y aún no lo ha hecho.

  21. http:www.BioConcreto.com

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