Tomar notas en formato digital

Tomar notas en formato digital, el primer paso para la digitalización

​Uno de los puntos críticos para lograr la transformación digital en la pyme son los usuarios. La gestión de cambio para la adaptación de las personas a una nueva forma de trabajar, apoyada de forma intensiva en la tecnología, siempre se encuentra con alguna complicación y, cuando se habla de transformación digital, la resistencia humana es siempre un factor a tener en cuenta.

Para ayudar a vencer la resistencia al cambio, resulta interesante como punto de partida empezar a trabajar con las personas en el campo de la toma de notas en formato digital, por varias razones que se exponen a continuación.

Por qué tomar notas en formato digital es bueno para la iniciar la transformación digital

La toma de notas en formato digital puede ser un interesante punto de partida para promover la transformación digital en la pyme, tanto en el entorno de oficina como en el industrial. Los motivos son variados, pero fundamentalmente la razón de empezar por este punto está en que cada persona pueda pasar de usar libretas y documentos impresos, a emplear otras herramientas que dotan a la toma de notas de una mayor funcionalidad y eficiencia.

Si se consigue pasar del uso del papel como soporte de las notas al uso de un formato digital, se gana una batalla muy importante: la de la resistencia al cambio. Quienes abandonan la libreta y el boli para pasarn a las fuentes digitales de captura de datos (ordenador, smartphone, tableta), cambian su forma de trabajar, pasando a gestionar tareas de una forma mucho más eficiente.

Vamos a ver un caso de ejemplo, comparando la toma de notas para preparar el acta de una reunión en formato papel, frente a la captura de notas digitales.

Cada persona es una pieza clave para lograr la transformación digital¡Tuitéalo!

Captura de notas para el acta de una reunión

Si se toman notas en formato papel, la captura de información y elaboración del documento final requiere apuntar notas sobre una hoja y luego pasar el contenido a un documento en formato de procesador de textos. Además, la documentación utilizada para la reunión, deberá pedirse y gestionarse por separado, dado que el papel y un documento digital no son compatibles.

Si se toman las notas directamente sobre una aplicación preparada para ello (Microsoft OneNote, Google Keep, Evernote, entre otras), se pueden añadir textos, documentos completos o una parte de ellos (o ambas cosas), marcar tareas y combinarlas con terceras aplicaciones, acceder desde diferentes dispositivos un mismo usuario o varios a la vez y, al terminar la reunión, se puede notificar a los asistentes y otras personas que tengan que estar informadas de que ya está disponible en un repositorio de colaboración, en el que quedan registradas las actas nada más terminar la reunión.

Como se puede ver, el avance de tomar notas en papel a hacerlo en soporte digital es significativo. Permite ejecutar la tarea más rápido y acceder a una amplia gama de servicios y opciones de colaboración y gestión documental que no están al alcance de quienes toman notas en soporte manual.

Además, otra ventaja es que la mejora es percibida directamente por los usuarios, que reciben en primera persona el impacto del cambio en su día a día, lo que ayuda a vencer la resistencia a cambiar.

Por otra parte, el cambio aporta otros beneficios, como la reducción de consumo de papel, menos espacio ocupado en la oficina, trabajo en la nube (notas siempre disponibles), mayor precisión en la captura de información, entre otras.

Apuntes para capturar notas en formato digital

Si se elige pasar a tomar notas en formato digital, hay que plantearse el proyecto pensando en digital, lo que significa que no sólo hay que cambiar una libreta y un papel por una aplicación y un equipo informático, sino que hay que valorar las opciones que permite el nuevo proceso.

A la hora de elegir la aplicación sobre la que tomar notas, resulta muy interesante valorar las opciones de colaboración, como la publicación de notas accesibles a terceros, colaboración en línea, formatos soportados, convivencia con otros ficheros y formatos, disponibilidad en la nube, etc.

Opciones para tomar notas en formato digital hay unas cuantas, siendo recomendable que se elija una que sea compatible con el resto de los entornos de colaboración y trabajo. Por ejemplo, Microsoft One Note, Evernote, Google Keep y Notas de iOS pueden ser un pack interesante para valorar de partida.

Desde el punto de vista del proyecto, la estrategia a seguir para abordarlo con éxito debería pasar por el lanzamiento de un proyecto piloto que permita ir de menos a más, “atacando” primero a un grupo reducido de personas para anotar lecciones aprendidas y luego ampliar miras, fijando un alcance global en la organización.

En el plan de proyecto debe incluirse siempre una buena dosis de formación. La formación es clave para que un proyecto de estas características pueda salir adelante. Sin formación, muchas personas se verán perdidas y no sabrán cómo salir adelante en este nuevo escenario digital. Si se les ayuda, a través de sesiones de formación y workshops sobre herramientas y buenas prácticas, el potencial de las herramientas se puede transformar en una realidad y así posicionar a la empresa más cerca de la ansiada transformación digital.

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