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De la teoría a la práctica: primeros pasos para que una pequeña pyme acometa la transformación digital

La transformación digital de la pyme hace años que está en marcha, pero no acaba de completarse del todo de forma satisfactoria. Se adoptan herramientas pero que quedan enclaustradas en su nicho de uso concreto, sin llegar a relacionarse con otras que se utilizan para otras cuestiones, haciendo que al final la información en la pyme quede fragmentada. Por eso vamos a ver cómo pasar de la teoría a la práctica para ver los primeros pasos para que una pequeña pyme acometa la transformación digital en la empresa.

Empezando por olvidarse del papel, implantando procesos que eliminen la necesidad de imprimir como la factura electrónica o el uso de hardware obsoleto hoy en día, como puede ser el fax como medio de comunicación. Lo mismo ocurre con la adopción de la movilidad y el uso del smartphone, que debe ser para algo más que el correo electrónico.

La mejora de los procesos internos, la gran beneficiada de la transformación digital

Muchas veces no se trata de pasar del papel a digital, sino de mejorar las herramientas que ya utilizamos. Vamos a ver dos ejemplos muy comunes: la hoja de cálculo y el correo electrónico. No podemos seguir trabajando con hojas de Excel donde los datos no están actualizados, donde existen diferentes versiones de un mismo documento y no sabemos cuál es la buena. Nos encontramos con datos fraccionados, desactualizados, en los que extraer la información o encontrar la correcta puede llevarnos un tiempo.

Se impone el uso de herramientas centralizadas, soluciones integrales de gestión que den una respuesta adecuada a cada una de las áreas de nuestra empresa, tesorería, almacén, control de ventas, almacén o compras que un pequeño negocio necesita, pero que muchas veces tenemos que duplicar el trabajo simplemente por el hecho de que no tenemos integrada la información o no se han creado los flujos de trabajo necesarios.

Otro ejemplo es el correo electrónico, donde muchas veces tenemos un correo POP, que se descarga en nuestro ordenador de la empresa, pero que también consultamos por el smartphone o el portátil en casa. Tenemos varios problemas: por un lado, la pérdida de tiempo de llegar al día siguiente y tener que descargar y marcar como leídos correos que ya habíamos visto en casa; por otro, no tenemos unificadas las bandejas de enviados, los contactos o el calendario. Esto se puede solucionar utilizando siempre una versión web del correo, olvidándonos de Outlook o utilizando un servicio de correo más eficiente como Exchange.

A esto le tenemos que unir el factor de movilidad, ya que ahora trabajar desde casa, acceder a la información desde el smartphone, casi se han convertido en una necesidad básica para nuestro negocio. Hoy en día no se entiende la transformación digital de la empresa sin la implantación de herramientas que faciliten el acceso a los datos desde cualquier lugar y todo tipo de dispositivos. Se trata de aprovechar la capacidad de conexión que hoy en día tenemos para mejorar la gestión de nuestro negocio.

Estos pequeños pasos nos llevan a crear los flujos de trabajo necesarios para ahorrar mucho tiempo en la gestión de la empresa, que podemos dedicar a poner el foco del negocio en el cliente. Además al tener toda la información unificada en una sola herramienta, la toma de decisiones, tras la obtención de los informes oportunos, resulta mucho más sencilla. Todo esto nos lleva a ser más productivos, a poder gestionar mejor, y un mayor volumen, de forma más automatizada.

Mejorar el servicio al cliente

El uso de estas herramientas digitales permite situar al cliente en el centro del negocio. Con un CRM tenemos la posibilidad de administrar todos los clientes de nuestra empresa ofreciendo un trato personalizado para cada uno de ellos. Podemos detectar las oportunidades de negocio antes de que el propio cliente llegue a ser consciente de dicha necesidad.

El CRM nos permite ir de la mano con nuestros clientes, estando en contacto con ellos, ayudándoles y recomendándoles las herramientas y servicios más adecuados. Mejoramos la atención al cliente, podemos abrir nuevas vías de negocio al ser capaces de gestionar un mayor volumen de clientes, pero también ofrecemos un mejor servicio postventa. Nuestra relación no acaba una vez que han comprado o contratado un servicio, sino que va más allá.

Toda esta transformación digital también nos ayuda a mejorar nuestra marca e imagen de empresa. Somos más eficaces y esto se refleja en el día a día de la empresa, pero también en la posibilidad de abrir nuevos canales de comunicación con los clientes, como pueden ser las redes sociales o trabajar otros aspectos que tienen que ver con el marketing digital, uno de los grandes olvidados de la empresa.

En resumen, la gran transformación digital de la empresa pasa por la integración de las herramientas que muchas veces ya está utilizando, haciendo que toda la información que se recopila juegue a su favor y creando los flujos de trabajo necesario para no tener que hacer las cosas dos veces. Esto permite un ahorro de tiempo que se puede dedicar a cuidar de los clientes que tenemos en cartera para lograr mejorar la fidelización y el engagement de los mismos.

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