La representación de la información es bella

Entender y comprender la realidad y el entorno en el que se desarrolla el negocio puede ser fácil si se utiliza la información que se pone a nuestra disposición a través de tablas y gráficos integrando datos, colores y diseño. Con estas herramientas los gestores se pueden sentir cómodos para entender las causas y los efectos que se producen en su escenario de trabajo y les permite interpretar la marcha del negocio.

En función del tamaño de la empresa la representación de la información puede ser una simple tabla con un gráfico que indique la evolución de los resultados pero conforme la empresa crece de tamaño y diversifica su negocio incrementando el volumen de datos a analizar, es el momento de sofisticar la forma de representar los datos y responder con simplicidad y diseño aportando valor y sentido para facilitar la tomar decisiones.

La información en un formato visual está cambiando la forma de entender las cosas que pasan y así es posible encontrar este formato en los periódicos, en las revistas y por supuesto en Internet donde cada día las infografías cobran más fuerza por su perfecta adaptación al medio. Cada vez se utiliza más la expresión gráfica para representar los datos impactando en la forma de pensar de la sociedad.

Qué tiene que cumplir un buen diseño gráfico

La visualización de datos permite encontrar patrones de comportamiento. Una observación detallada de estas repeticiones puede indicar que algo está pasando y que hay que reflexionar al respecto. Si la información no estuviera en modo gráfico la identificación de estos patrones puede pasar completamente desapercibida. Por ejemplo, en cualquier gráfico de consumo se puede observar el incremento en Navidad o el de electricidad en verano con los aparatos de aire acondicionado a toda potencia. Estas repeticiones en el tiempo pueden convertirse en oportunidades de negocio para gestionar la empresa y conviene estar atentos a ellas.

En Internet se puede encontrar mucha información visual de calidad y puede servir de ayuda para construir herramientas, método y disciplina para elaborar informes visuales de forma autónoma y que además sean fáciles de leer, de interpretar, de estimular la imaginación, de desarrollar la capacidad analítica y de incluso ejercer una atracción magnética que haga difícil dejar de mirarla.

Para poder interpretar la información y separar el grano de la paja tenemos que estar alertas con todos los sentidos. Un sentido imprescindible en la interpretación gráfica es la vista que puede ayudar a seguir las líneas, los gráficos y el mensaje que se quiere transmitir. Además el mundo se hace cada vez más complejo y se incrementan las palancas que impactan en la realidad, es necesario enriquecer las imágenes con múltiples variables para poder tomar las decisiones más efectivas y permitir que el ojo humano las pueda identificar sin dudas.

Al parecer está empíricamente demostrado que el cerebro humano compara de forma más precisa el tamaño de objetos cuando sólo una dimensión cambia (altura o anchura) que cuando son dos las que varían (altura y anchura) por lo que hay que tener cuidado al representar la información. Un ejemplo de esto es que es más fácil percibir gráficos de barras, en las que suele cambiar la altura, que un gráfico de bolas porque el cerebro humano tiende a analizar los diámetros de éstas y no sus áreas dificultando la interpretación.

La representación de la información no se puede dejar al azar y exige una racionalización y una dedicación casi profesional. Contar con un experto en diseño es muy interesante para ayudar a poner orden en la información y facilitar su interpretación. Además un buena representación permitirá encontrar los comentados patrones, o comportamientos anómalos, etc. Hay que tener cuidado porque un buen diseño no va a ayudar si la información a mostrar no es la adecuada por inexacta o por su poco valor.

El gráfico debe facilitar la comparación con otras representaciones similares. El contexto en el que hay que analizar la información condiciona y si no se indican comparaciones no se pueden sacar conclusiones claras. Si por ejemplo, se está hablando de ingresos al año conviene relativizarlos con lo que se está ingresando en otras empresas de la competencia o del mismo sector de actividad. El contexto ofrece el significado al contenido que se está representando.

También hay que atender a las necesidades o criterios del receptor porque la información aporta ingredientes para la toma de decisiones y no se pueden entregar datos incompletos, inconsistentes, con poco valor y que generen dudas al destinatario.

Las fuentes de información que se utilizan en la representación también son claves. Siempre que se está informando con datos hay que indicar las fuentes para dar credibilidad y permitir al destinatario del informe que pueda contrastar o preguntar sin generar dudas.

Los gráficos son bellos pero hay que saber gestionarlos

El objetivo de la empresa es vender más y mejor. A través de los gráficos y las tablas se puede ver si ese proceso evoluciona o progresa de forma adecuada. Es muy importante no hacerse trampas y medir lo que tenga y aporte valor. Las métricas basadas en contratos, número de clientes o ingresos totales son muy sencillas y suficientes para analizar si el crecimiento es adecuado o no.

En las empresas las personas están acostumbradas a manejar información en formato tabla con más de 100 valores en las celdas. Obtener conocimiento e interpretar esa información no es baladí. Tampoco lo es trasladar esa información a formatos gráficos y visuales por lo que es necesario alcanzar un compromiso en la representación.

Es posible que en la empresa los gráficos estadísticos soportados en formato visual no sean tomados muy en serio. Parece que no existe una rutina de análisis de la información durante el proceso educativo y esto es un lastre para obtener rendimiento y buena práctica en el futuro.

Internet permite que la información fluya, que el conocimiento se disperse y próximamente sí se utilizará la información de forma más dinámica y constante. Gracias a Internet estamos aprendiendo a organizar y educar nuestro cerebro viendo más datos y obteniendo conclusiones de forma más rápida, mediante la red y los enlaces entre páginas, también es posible acceder a otras fuentes para contrastar o enriquecer el análisis.

En Blog SAGE | ¿Se puede evitar la fuga de información en la empresa?
Más información | Ted Talk: David McCandless
Imagen | Eirik Solheim

Marcos es Ingeniero de Telecomunicación por la UPM y trabaja en Banca Comercial desde hace 15 años.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.