Nueva oficina digital pymes

La oficina se simplifica: menos es más en el entorno de trabajo digital

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La oficina con despachos, mesas individuales, teléfono fijo y zonas de trabajo cerradas, poco está pasando a ser algo del pasado. Las nuevas oficinas que muchas empresas están montando ahora son espacios abiertos preparados para el desarrollo continuo de tareas en equipo y con capacidad para diferentes opciones organizativas.

¿Conoces cómo es la oficina moderna, un lugar perfecto para trabajar?

La oficina moderna, un lugar en el que menos es más

En la oficina moderna, se cumple la máxima de que menos es más. Se trata de aplicar conceptos como los de la gestión lean, con el objetivo de eliminar las barreras que impiden la generación de valor al cliente y frenan tareas que hoy son clave, como el trabajo en equipo y la movilidad de los trabajadores.

La oficina moderna es un lugar abierto, un reflejo de las nuevas organizaciones orientadas a procesos, en las que se eliminan las barreras generadas por herramientas mal usadas, como el organigrama. No se puede trabajar en todos los casos en lugares abiertos, dado que hay puestos de trabajo que requieren cierta confidencialidad o discreción de forma permanente, pero sí que se puede aplicar este concepto de “oficina abierta” a la mayoría de las tareas.

Si se piensa, las puertas de los despachos son un símbolo de estatus en la empresa y poco más. A la hora de desarrollar las tareas de un proceso, este tipo de distribuciones son un freno para que el líder pueda dirigir a su equipo para lograr buenos resultados. Dificultan la conexión y provocan que surjan desequilibrios en el equipo, cuando lo que se necesita es justo lo contrario, un equipo unido y motivado.

La tecnología como palanca para modernizar los centros de trabajo

La tecnología es una palanca clave en la modernización de los centros de trabajo. Desde la llegada de la informática, el software en forma de aplicaciones de escritorio, web, apps y otros servicios han permitido desplegar nuevos servicios, como los basados en la nube, las soluciones para gestionar espacios (salas de reuniones, parking, etc.) y otras herramientas que permiten a los equipos ser más eficientes.

Las comunicaciones también han sido claves para optimizar los lugares dedicados a trabajar, al permitir que nuevas formas de comunicaciones conecten a los empleados y pueden colaborar con más agilidad o trabajar en remoto. Internet, el teléfono móvil, las tabletas, los sistemas de chat y email y nuevas plataformas que están haciendo ruido, como Slack, son algunas de las que han superado al teléfono fijo, al fax y a las reuniones presenciales.

Hay compañías que incluso han sustituido el aparato de telefonía fija por soluciones de software de voz sobre IP que se instalan en sus equipos portátiles, con el fin de que tengan a su disposición este canal allá donde estén ubicados y puedan aprovechar las opciones de trabajo en movilidad.

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Pablo Herrero

Pablo es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial. Relacionado con la Organización de Empresas y la Dirección y Gestión de Proyectos, es colaborador en varias publicaciones del sector empresa y banca y participa como socio en Golf76.

Síguele en Twitter en @pabloherrero.