Gestionar el conocimiento dentro de la empresa

Recoger la sabiduría de los empleados más veteranos y experimentados para ponerla en manos de los más jóvenes es algo que con frecuencia se pasa por alto, pero es una razón por la que el conocimiento que existe en la empresa debería estar documentado y archivado. Hablábamos aquí no hace mucho de cómo hay que mantener un cierto orden en los manuales con información relevante del negocio a disposición de quien los necesite, datos muy útiles cuando se trata de resolver un problema puntual.

Pero además de los documentos impresos, que hay que tener siempre a mano, hoy ya es posible, y necesario también, almacenar y gestionar la inteligencia interna de las empresas en su red informática, esa otra información de mayor calado que se construye poco a poco y que conforma un activo intangible de gran valor.

Así como un nuevo proyecto no puede partir de cero porque ha de contar con experiencias anteriores, también es posible crear un foro de discusión sobre la mejora de un proceso que implique a más personas, que además recibirá muchos más comentarios que si se discute entre un grupo reducido. O, sencillamente, cualquier sistema de formación con que cuente la empresa ganará muchos enteros si además se complementa en formato de vídeo.

Actuando así estaremos dando casi sin quererlo los primeros pasos para crear una sencilla “red social” interna y poniendo a la empresa en el entorno 2.0, algo de lo que se habla mucho últimamente pero que no es cosa de extraterrestres. Lo más importante es darse cuenta de que hay suficiente talento entre los colaboradores de la casa y que esa capacidad debe potenciarse en beneficio de la compañía. Si se les da voz y confianza este método tendrá éxito, y esa mayor motivación dará sus frutos transformándose en ventaja competitiva.

Crear y dinamizar comunidades temáticas

Son muchas las personas que en su vida privada utilizan redes como facebook, tuenti, twitter, escriben en blogs y participan en foros, y algunas de ellas también trabajan en su empresa. Están muy acostumbrados a su uso y cualquier herramienta similar no les produciría ningún rechazo. Siendo así, ¿por qué no utilizar estos hábitos en beneficio de su organización?

Gestionar el conocimiento dentro de la empresa exige al menos estos tres requisitos:

  • Captación. Hay que crear un sistema sencillo de recogida de información que permita participar a todos. Lo más fácil es abrir varios blogs con temática específica para que aquellos que más conocimientos tengan de un determinado tema abran fuego, ya que los demás irán complementándolo con sus propias experiencias. También son útiles los wikis, espacios abiertos que cualquiera puede modificar, y los foros, donde la participación suele ser activa. En definitiva, herramientas sencillas de implementar que fomentan el intercambio de información entre los empleados.
  • Almacenamiento. Las redes informáticas actuales permiten ya destinar espacio suficiente en los servidores para estas aplicaciones sin que se resienta el tráfico normal. Pero si se quiere que los empleados no se olviden de ello, deben tener acceso de forma inmediata al sitio de colaboración desde la página de inicio del sistema informático.
  • Participación. De nada sirve que se empiece a participar con ahínco por aquello de la novedad y luego bajen las colaboraciones si nadie provoca la necesidad de su utilización. Cada espacio con su temática específica requiere de un gestor que dinamice esa comunidad y “fuerce” la participación de los expertos para que los contenidos siempre estén actualizados. Por supuesto, un programa de incentivos que premie la mayor creatividad hará que todo sea más amigable y demostrará que las buenas ideas tienen recompensa.

Y para que nada falte, también es casi obligatorio crear un canal “oficial” impulsado por la dirección cuyo objeto podría ser la resolución de dudas habituales, a modo de preguntas frecuentes.

Fidelizar y motivar

Claro está que hay empresas cuyo número reducido de colaboradores permite reunir a todos para comentar una situación puntual que exija una decisión consensuada, pero la mayor complejidad organizativa de otras sí que requiere el uso de herramientas que faciliten el diálogo colectivo. En cualquier caso, para todas ellas el archivo del conocimiento es una pieza clave de la buena gestión.

En lo que algunos ya denominan la “era del conocimiento”, una actitud proactiva de las empresas en esta faceta es beneficiosa porque:

  • Fideliza, retiene el talento
  • Motiva, porque los empleados dejan de ser meros elementos pasivos
  • Es una forma inteligente de transmitir los valores de la empresa
  • Y facilita el desarrollo profesional de los más jóvenes, que tienen a su alcance toda la información que necesitan

La transparencia y la participación no se circunscriben exclusivamente al área privada de la empresa, también es posible con proveedores y clientes. Dialogar con ellos a través de todos los canales posibles es más necesario que nunca hoy en día, por lo que trataremos este tema en un nuevo post.

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Imagen | ButchLebo

JotaC es licenciado en Ciencias de la Información y desarrolla su actividad profesional en banca, en el área comercial.