Evolución natural en la empresa: de la disquetera al USB

Hoy en día, si enseñamos una disquetera de ordenador a nuestro hijo o sobrino adolescente, lo más normal es que no sepa para que se utiliza. Pero hace apenas 25 años era la única forma casi de guardar información y trasladarla de un ordenador a otro. Posiblemente muestre su asombro cuando le contemos su gran capacidad de almacenamiento, 1,44 MB, cuando hoy en día en una memoria USB, en un móvil o una tablet llevamos 300 veces más espacio para guardar información. Vamos a hacer un pequeño repaso de la evolución natural de la empresa, de la disquetera al USB.

La llegada de los primeros ordenadores a las empresas supuso un antes y un después en la forma de trabajar. Y también el primer acercamiento que muchos usuarios tuvieron a las posibilidades que brindaban los ordenadores, que no estaban al alcance de todos los usuarios domésticos. La empresa era puntera en tecnología, mientras que hoy en día no es extraño ver cómo cualquier usuario tiene un ordenador mejor en casa que el que utiliza en su despacho.

Del ordenador aislado al trabajo en grupo

En aquellos primeros ordenadores, que en muchos casos trabajaban aislados, la disquetera era la única forma de llevar los datos de un lado a otro. Los ordenadores no trabajaban en red, por lo que se comportaban como máquinas individuales. Si se quería llevar una hoja de cálculo de un ordenador a otro, había que grabarlos en el disco flexible para luego insertarlo en otro equipo y guardar la información en su disco duro.

Hablamos de equipos con discos de 20 MB de memoria o incluso menos. Los programas utilizados tenían una interfaz gráfica rudimentaria y los datos ocupaban poco espacio. No era raro ver cómo la contabilidad de una empresa se guardaba en uno de estos disquetes. Además, se trataba de un sistema de almacenamiento magnético, lo que generaba velocidades de transferencia de archivos muy lentas para los parámetros actuales.

Las redes de ordenadores llegan a la empresa

Inteligencia colectiva en la pyme

A medida que se adquieren más ordenadores para diferentes departamentos, se hace necesario que exista comunicación entre ellos. Se crean las primeras redes y los equipos pueden empezar a compartir archivos sin necesidad de estar todo el día grabando datos en un disquete. El gran salto se produjo con el sistema operativo Windows 3.11 para el trabajo en grupo.

Hablamos de redes con una velocidad de acceso a 10 Mbps, un estándar muy veloz para la época. No obstante, si lo comparamos con las velocidades de red actuales de 1 Gbps, cien veces más rápidas, se quedan muy atrás. También es cierto que el volumen de datos que se movían por la red interna era mucho menor, pero a medida que se van agregando nuevos equipos y necesidades, poco a poco, se van colapsando.

Hay que tener en cuenta que la mayor parte del tráfico de red de una empresa se movía a nivel interno. La regla del 80/20 (80% de tráfico de datos entre equipos de nuestra red y 20% con el exterior) marcaba la norma del diseño de dichas redes. Hay que tener en cuenta que es un momento donde no existía Internet, al menos tal y como lo conocemos hoy en día.

La comunicación con el exterior se realizaba a través de un módem de 56 Kbps, muy lejos de los 300 Mbps de la fibra óptica actual. Además, se transmitía por línea telefónica de cobre. Las empresas más avanzadas tecnológicamente utilizaban líneas RDSI, que permitían mayores velocidades. Se pagaba por conexión y no tardaron en llegar las ofertas de tarifa plana para enviar de esta forma tanta información como se necesitase.

El correo electrónico era revolucionario

En la empresa también hubo un antes y un después de la llegada del correo electrónico. Esta era la principal necesidad a la hora de contratar líneas de comunicación de datos. Sobre todo, se utilizaba para la comunicación entre empresas, ya que en un primer momento el ordenador personal no estaba extendido en los hogares. A medida que se hace más universal, el número de mensajes de correo crece exponencialmente en las organizaciones, y el fax pasa a mejor vida.

El correo electrónico utilizaba el protocolo POP. El ordenador se conectaba al servidor de correo, se descargaba los nuevos mensajes en su programa de correo, en el disco duro del ordenador y a la vez se enviaban los que tenía en la bandeja de salida. Después se desconectaba de la red. Los mensajes se contestaban y se redactaban, quedaban almacenados en la bandeja de salida y se enviaban manualmente cuando se conectaba el equipo al módem.

Con estos mensajes empezaron a llegar los adjuntos, con datos de clientes, empresas, proveedores, etc. El correo se podía reenviar a otro ordenador o se guardaban los datos en un disquete, que luego se acercaba a la mesa del otro compañero al que iban destinados. Las empresas más avanzadas lo enviaban entre ellos a través del correo.

Las copias de seguridad se realizaban en cintas, que había que cambiar de forma diaria, de manera que si alguien se olvidaba de cambiar la cinta o no se hacía la copia o se sobrescribía la del día anterior. Recuperar los datos además era un proceso muy lento, ya que las cintas también eran un soporte magnético que había que avanzar o rebobinar para llegar a los datos.

La llegada del USB y las mejora de las comunicaciones

Los primeros USB de almacenamiento llegaron con la especificación USB 1.1 con una velocidad de transferencia de 1,5MB/s, que se lanzó en 1998. Los nuevos sistemas operativos de Microsoft, empezando con Windows 95, ya incorporaban la funcionalidad Plug&Play. Bastaba con conectar y utilizar, por lo que el USB se hace muy popular, al no necesitar instalar controladores para que el sistema reconociera dicho dispositivo.

A medida que los sistemas operativos y los programas se fueron haciendo más atractivos visualmente, fue en aumento de las necesidades de almacenamiento. Los disquetes se quedaban cortos y ya ni siquiera con programas que estaban especializados en dividir la información y grabarla en varios disquetes, como el HACHA, eran útiles. Pero la memoria USB todavía no era un estándar.

La disquetera no se sustituyó por la memoria USB, sino por el CD regrabable, un disco óptico que permitía grabar la información y borrarla varias veces. Su capacidad de almacenamiento de 760 MB era un salto tremendo respecto a los 1,44 MB del disquete. Posteriormente, llegaría el DVD con sus 4,7 GB; sin duda, otro paso adelante para el almacenamiento y traspaso de datos en las empresas.

La revolución de las comunicaciones

Claro que para entonces ya teníamos unas redes mucho más eficaces en las empresas, con velocidades de transmisión a 100 Mps. Las compañías despliegan sus servidores y la información comienza a intercambiarse a través de la red interna más que con medios extraíbles.

También es el momento de la llegada de Internet a las empresas, en un primer momento muy limitado. Esto se debía a dos motivos. Por una parte, era habitual contar con una red de comunicaciones basada en una línea ADSL de 256/512 Mbps, por donde tenía que salir el tráfico de toda la empresa. Poco a poco fueron evolucionando hasta lograr los 30 Mbps con este tipo de tecnología.

Por otro lado, Internet representaba un peligro doble, los empleados se podían distraer demasiado de sus tareas y era una puerta de entrada para los virus. La seguridad siempre ha sido un argumento de peso para limitar el acceso a Internet en la mayoría de las firmas. Se establecen sistemas de control, de filtrado de páginas, etcétera, para tratar de minimizar riesgos.

A medida que las memorias USB se generalizan, también son responsables de algunas infecciones, trasladando archivos dañinos de un equipo a otro. Además de su capacidad de almacenamiento, también mejora la velocidad de transferencia. Con el USB 3.0 se llega a 600 Mbps, una cifra más que necesaria debido al alto volumen de datos que se mueven hoy en día.

Trabajo colaborativo online, la última frontera para el almacenamiento de datos

Las memorias USB se utilizaban sobre todo para llevar los datos de la oficina a casa y poder de esta manera seguir trabajando. El último salto tecnológico, donde prima el trabajo colaborativo online, hace innecesario dicho traspaso de datos, minimizando con ello los riesgos. La información está accesible para los usuarios que tengan credenciales para identificarse y siempre que se cuente con acceso a Internet.

Y es que trabajar de modo online lo cambia todo. Con el desarrollo de las TIC y las redes de fibra, muchas empresas han cambiado su paradigma de tráfico de datos del 80/20 antes mencionado al 20/80, donde la mayoría del tráfico que se genera es con el exterior en lugar de entre equipos de la misma oficina.

Por ejemplo, si antes la contabilidad dependía del ordenador que tuviera instalado un software de gestión contable como Sage ContaPlus, si ese ordenador fallaba, si tenía un problema con el disco duro, con el sistema operativo, etcétera, la empresa estaba parada. Hoy en día esto ya no pasa, y existen mecanismos que nos permiten una recuperación rápida del sistema ante este tipo de situaciones. Sage ContaPlus ha evolucionado hasta una solución desktop con colaboración online como Sage 50c; es decir, a toda la potencia que caracteriza a este programa de contabilidad y gestión para pymes se unen ahora las herramientas de colaboración online, gracias a la integración con Office 365, que permiten acceder a información crítica de negocio, independientemente del dispositivo y el lugar en que se encuentre el usuario.

Además, la nueva herramienta de gestión de Sage, desarrollada con tecnología Microsoft .Net incorpora Office 365, por lo que ni siquiera tenemos que tener instalada la suite ofimática de Microsoft, ya que podemos utilizarla también de modo online. Y todo ello con la experiencia de uso que ha acumulado ContaPlus a lo largo de los años recogiendo las sugerencias de sus clientes y mejorando año tras año el programa.

Sage 50c diluye la frontera entre dentro y fuera de la empresa. Trabajamos desde casa, gracias al acceso remoto y nos conectamos de modo online, por lo que estamos dentro de la empresa. Los límites son algo más difusos, pero la capacidad de trabajo en equipo, colaborativo y las mejoras de productividad que traen consigo son argumentos suficientes para que muchas empresas no duden en dar el salto.

En Blog Sage | Del coworking al parque: alternativas a la oficina tradicional (infografía)