Publicado por el 25/12/2011 | Innovación y tecnología | 3 comentarios

Convergencia de herramientas informáticas personales y profesionales ¿Habrá un día en el que no notemos la diferencia?

Smartphone

Hoy en día existen a través de Internet y teléfonos móviles multitud de herramientas y servicios a disposición de todo aquel que las quiera usar, a coste cero o bastante reducido y que permiten hacer casi de todo: desde consumir contenido a gestionar información o mensajes que recorren el globo en milésimas de segundo. Estas herramientas las usamos a nivel profesional, en nuestro día a día en la empresa, pero también a nivel personal, para nuestro ocio y aficiones individuales.

La evolución que está teniendo lugar en los últimos años, nos lleva a algunos a pensar que cada vez hay menos diferencia entre las herramientas de los ámbitos profesional y personal. A mi concretamente, me lleva a imaginar un punto en el que apenas hay diferencia entre ellas. En esta entrada, comento el por qué.

Una breve radiografía de la típica estrategia en informática

La información profesional está protegida por los acuerdos de confidencialidad, también por la LOPD en el caso de los datos de carácter personal. Para garantizar que esto se sigue al pie de la letra, se establecen sistemas de control, que al final son los que “garantizan” que se extraiga información o se haga un mal uso de la misma. Al menos, en teoría. La experiencia nos dice que siempre existe una puerta trasera o algún contacto que sabe como saltarse o desactivar los controles y, por ejemplo, enchufar un pendrive para meter o extraer archivos.

La evolución de los departamentos de informática de las pequeñas empresas y de sus usuarios avanzados, en algunos casos van a velocidades muy diferentes, dejando a estos últimos con nula capacidad para utilizar desde los equipos corporativos herramientas que les permiten ser más productivos o conectar con personas o canales de información de alto valor añadido.

Por ejemplo, es muy habitual ver cómo los permisos de administración de los equipos impiden instalar una simple extensión para el navegador o una aplicación, dejando al usuario sin la posibilidad de utilizar una herramienta más completa u obligándole a contactar con el área de informática para que se la instalen ellos, si es que la ven procedente. Y no siempre la ven, porque los de sistemas no siempre comprenden el alcance que pueda tener para su trabajo. A veces es simplemente por no arriesgar y cumplir su cometido: tener contento al “amo”, que un día dijo que no quería fugas de información ni virus en los ordenadores de la empresa. Y bloqueando todo, más o menos lo consiguen.

Y este es uno de los principales problemas, que la posibilidad de que un virus afecte a algún equipo sigue siento más alta de lo deseable, sobre todo en los usuarios menos experimentados (sí, esos que, por ejemplo, abren sin contemplaciones todo cuanto fichero adjunto llega), y para curarse en salud, se cierran muchas opciones que podrían resultar más que interesantes en el trabajo de los más avanzados.

¿Qué puede hacer?

Más que abrir el grifo y poner “barra libre para todo el mundo”, mi propuesta va por un nuevo enfoque de la política de informática en las pequeñas empresas. Un sistema que permita dar soporte a todos los perfiles de usuario (desde el más torpe, hasta el más avanzado) e incluso salir de las plataformas y máquinas corporativas.

Por ejemplo, si un usuario dispone de un smartphone, se puede pensar en que tiene una potente herramienta (para leer y enviar email y documentos, trabajar con imágenes, escanear papeles, comunicarse con otras personas) y que a lo mejor no le importa utilizarla para temas relacionados con el trabajo. Incluso se pueden pensar fórmulas mixtas, del tipo “tu pagas el teléfono y la empresa paga la conexión de datos”, así ambas partes ganan. Una aplicación como Skype instalada en un iPhone, puede ser un nicho de ahorro importante para las pymes en su partida de comunicaciones.

También deben evolucionar los acuerdos legales de confidencialidad, los cuales dicen que no se puede extraer información de los dispositivos de la empresa. Pero tarde o temprano se acaban saltando a la torera, cuando ni siquiera la “jornada extendida” en la oficina resulta suficiente para sacar adelante el trabajo y que seguir con el tajo en casa, pero sin disponer de los medios adecuados para ello. Un pendrive el el envío de la documentación al email personal ponen remedio al asunto de tenerla disponible en otro lugar ¿Se han enterado los del departamento legal o informático? Si lo cazan, ¿podrían despedir al empleado que ha hecho esto?

En sentido contrario, de casa al trabajo, también pasa. Estás en casa relajadamente, se te viene algo a la mente o lees un artículo que resulta de utilidad en un asunto en el que estás trabajando y tienes que “gestionarlo” ¿Cómo? Como no hay “conexión” entre herramientas personales (por ejemplo, Google Reader, Evernote, Read it later,…), habrá que recurrir al típico “me lo envío por email y ya le veré en el trabajo”. El acceso al correo web desde casa no es suficiente, deberían abolirse las políticas “totalitarias” de bloqueo de determinadas páginas o aplicaciones que sí que pueden ser de utilidad.

Conclusiones

Los departamentos de informática deben evolucionar y abrir su mente a las nuevas aplicaciones y servicios que hoy en día hay disponibles. La red está ahí, con sus peligros y amenazas, pero también ofreciendo nuevas herramientas que permiten a los usuarios ser más productivos y realizar mejor su trabajo.

Si la informática es precisamente eso, una herramienta, un soporte para el negocio, debe estar al servicio de la organización y no el revés. Usuarios esclavos de sus máquinas a las que se les ha instalado una especie de “cloroformo en versión software”, que las deja rendir sólo a un porcentaje ínfimo de capacidad y requiere un esfuerzo extra por parte de la persona. La formación sigue siendo imprescindible y la prevención también, pero sin bloquear todo cuanto bit se mueva por el disco duro.

En Blog Sage | El uso del ordenador de la empresa para fines personales
Imagen | Phil Roeder

Pablo Herrero
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero

3 Comentarios

  1. Muy bueno tu post.Yo he visto los siguientes casos.Empresas que pagan el teléfono pero que no permiten instalar las redes sociales. Que ocurre? Los ejecutivos (que usualmente son los que gozan de este servicio) se compran otro teléfono e igual los ves “twitteando” o metidos en Facebook en las reuniones de trabajo. La gente cuando quiere perder el tiempo en el trabajo siempre buscara la manera de holgazanear.
    Otro caso, que está relacionado indirectamente,es el hecho de que te paguen el telèfono y te compran la vida con llamadas y mensajes a las horas más intespestivas.
    Creo que las empresas tienen que evaluar como establecer un equilibrio entre productividad y vida personal.Las prohibiciones “per se” ya no están fucionando.
    Saludos

  2. Totalmente de acuerdo.
    Me pasó de tener herramientas tecnológicas personales a mano más apropiadas que las que me brinda el trabajo y tener que trabajar en desventaja teniendo una herramienta más útil e innovadora en mis manos.

    Todo cambió y no va a ser fácil que las organizaciones se adapten a lo nuevo y lo noto complicado porque a la mente le cuesta desterrar lo viejo y seguro por lo nuevo y novedoso.

    El cambio viene de mano de los nuevos jovenes emprendedores.

  3. Si, pero que llega un punto que no paras de currar ni en los festivos al paso que vamos con los smartphones

Responder

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>