Cómo aprovechar la nube para gestionar la productividad personal

Cómo aprovechar la nube para gestionar la productividad personal
Para el mundo de las pequeñas empresas y los autónomos el uso de la nube supone una oportunidad y un reto. Sin tener las limitaciones que pueden imponer organizaciones de mayor tamaño en el uso de aplicaciones aplicando una política corporativa la nube puede ser más flexible y facilitar mucho las tareas de los usuarios. Por eso hoy vamos a ver cómo aprovechar la nube para gestionar la productividad personal.

Tenemos alternativas en la nube para realizar casi todo tipo de cuestiones por lo que tendremos que elegir aquellas que sean más cómodas para nuestra forma de trabajar. Correo electrónico, gestión de notas, facturación o contabilidad, pero también tener algunos documentos almacenados online de manera que los tengamos accesibles siempre que los necesitamos. De algunos de ellos ya hemos hablado, como las alternativas para almacenar archivos en la nube de forma segura y las alternativas ofimáticas que tenemos para editar documentos online siempre que lo necesitemos.

Por supuesto el correo electrónico es una herramienta básica que necesitamos tener siempre accesible, pero una de las herramientas que muchos utilizamos para la organización de las tareas son las notas. Seguro que muchas de ellas están pegadas en la pantalla del ordenador para no olvidarnos que tenemos que llamar a un cliente, que otro nos solicitó una factura o que necesitamos contactar con un proveedor para realizar un pedido. Lo malo es que, por lo general, cuando nos vamos a casa no nos llevamos las notas con nosotros.

Ventajas de gestionar las notas en la nube

Si utilizamos Microsoft Office podemos utilizar OneNote para gestionar las notas personales. Si no disponemos de esta aplicación también podemos utilizar Evernote, un servicio para la gestión de notas muy completo. Vamos a ver un poco las ventajas de utilizar esta solución. Empezando por tener la aplicación disponible para instalar en nuestros ordenadores o consultar a través del navegador web, sincronizando de forma automática si utilizamos distintas opciones. De esta manera las notas que gestionamos de esta manera las llevamos siempre con nosotros, tanto en el equipo de la oficina, como de casa o con aplicaciones para los teléfonos móviles que también tiene disponibles.

Pero además de trabajar desde cualquier lugar, que es uno de los beneficios inherentes al modelo de trabajo en la nube, tenemos la posibilidad de tener distintas libretas de notas que podemos organizar según las necesidades de nuestra empresa. Estas libretas pueden estar compartidas con distintos usuarios, de manera que si nosotros no podemos resolver una cuestión, pero tenemos la libreta compartida con otras personas en nuestra empresa podemos pedirles que accedan a la misma y resuelvan la cuestión con toda la información anexada en una nota.

Pero Evernote es más que una libreta digital. Añadimos archivos, no sólo notas manuscritas. Esto significa que podemos añadir fotos, capturas de pantalla, pero también notas de voz. Si lo utilizamos desde los teléfonos móviles podemos, por ejemplo, tomar una foto de una factura que un cliente necesita que rectifiquemos y añadirla a la libreta correspondiente. La nota puede contener además de la imagen otras notas de texto o voz aclaratorias que necesitemos. Es una manera muy sencilla de una vez delante del ordenador resolver la cuestión de forma rápida al tener toda la información a mano de un vistazo.

El uso de las notas online, ya sea con OneNote, Evernote o Springpad que es otra de las alternativas disponibles, facilita mucho la organización del trabajo, ya sea de forma individual o colectiva. Mi experiencia es que no todos los usuarios se adaptan a ellas y algunos dejan de utilizarlas. En otros casos se convierten en imprescindibles. Cierto que muchos podéis pensar que lo solucionáis de forma rápida con una llamada de teléfono, pero seguro que más de una vez habéis tenido algún malentendido por no tener registrada la información. Siempre se pierde algo por el camino entre lo que nos pide el cliente, transmitimos a alguien en la oficina y otro realiza. O simplemente nos olvidamos de algún detalle aunque seamos nosotros mismos los que tenemos que dar curso a esta tarea.

Aplicaciones de facturación y contabilidad en la nube

Pero más allá de saber qué tenemos pendiente necesitamos que las herramientas con las que podemos dar curso a las peticiones estén también online. Siguiendo con el ejemplo anterior, de nada nos serviría tener una nota que nos recuerde que debemos volver a enviar una factura si no tenemos acceso a la aplicación de facturación. Las aplicaciones de facturación y contabilidad son básicas en las empresas y también tienen sus alternativas online.

Siempre que he comentado la posibilidad de tener en la nube han surgido dos dudas al respecto. La primera siempre tiene que ver con la seguridad de los datos. Por eso es muy importante elegir un proveedor de confianza para tener las certeza que nuestros datos de facturación están seguros. La segunda duda u objeción siempre ha sido que no querían cambiar su forma de trabajar. Muchas empresas se sienten atraídas por las ventajas de la nube, sin embargo no quieren o pueden cambiar su forma de trabajar, aprender a utilizar una aplicación nueva, etc.

Si ya estamos trabajando con alguna de las aplicaciones tradicionales de Sage, el paso natural es utilizar en la nube con Sage Online, donde tenemos aplicaciones de facturación y contabilidad para poder trabajar desde cualquier ubicación y con total seguridad. Además ante cualquier duda o problema podemos acudir a un soporte online que nos ayude a resolverlo de forma rápida. Es una solución que se contrata mes a mes y no implica permanencia, por lo que no hay problemas en darse de baja si no se ajusta a nuestras necesidades. Además, si quieres probarlas durante 3 meses gratis estas aplicaciones sólo tiene que buscar en Twitter #sagecloud y hacer un RT.

Una vez que tenemos estas aplicaciones en la nube nos olvidaremos de prolongar innecesariamente la jornada laboral en la empresa esperando los datos para emitir una factura. No es la primera vez que toca volver a la oficina a trabajar en estos temas. Lo mismo podría decirse si tenemos que rectificar o volver a enviar una factura a un cliente en cualquier momento siempre que tengamos conexión a Internet. Una de las ventajas del software en la nube es que nos puede ayudar a conciliar vida personal y laboral, permitiendo mayor flexibilidad en los horarios ya que lo mismo podemos trabajar desde casa, desde la oficina que desde nuestro lugar de vacaciones.

En Blog Sage | Cómo aprovechar los gestores de proyectos online en la empresa

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol