Publicado por el 20/05/2010 | Innovación y tecnología

El correo electrónico: aspectos básicos para un buen uso en los pequeños negocios

El correo electrónico es una de las herramientas que usan en su trabajo trabajo diario alrededor del 60% de las pymes españolas para gestionar conversaciones entre personas de dentro y fuera de la empresa. En este canal, como en cualquier otro, es importante cuidar unos cuantos aspectos básicos, si no queremos que nuestras comunicaciones pierdan eficacia, o que simplemente no lleguen a donde nosotros quisiéramos.

El coste de asimilación tecnológica del email en la empresa tiende a cero, se puede disponer de una cuenta de forma gratuita, apenas tiene coste de mantenimiento y el aprendizaje es muy sencillo. Para mi, la principal ventaja es que nos permite gestionar conversaciones en diferido, impactando directamente en la productividad de los usuarios. También puede usarse para todo lo contrario y resultar contraproducente si no se utiliza con criterio. A continuación, comentaré algunos puntos a tener en cuenta y que a mi me parecen fundamentales para garantizar un buen funcionamiento del sistema de correo.

¿Qué sistema elegir?

Muchos se preguntan si deben montar (y mantener) un servidor de correo propio en su empresa, si con una cuenta de un servicio gratuito bajo un dominio genérico (@gmail, @hotmail,…) es suficiente,… En mi opinión, como norma general, para las pymes y los autónomos lo mejor es no complicarse y lo ideal es comprar un dominio (coste en torno a los 15€) y contratar algún servicio de email bajo nuestro dominio (coste desde 0€). Aunque es muy fácil montar esto, si no somos expertos informáticos y no nos apetece perder el tiempo, contratar a un buen profesional para que lo monte no cuesta  mucho tiempo ni dinero.

Firma de correo electrónico

Ahora que ya tenemos nuestro sistema de email montado, ya podemos enviar y recibir correos. Configurar una firma de correo electrónico para mi es algo fundamental, así queda identificado claramente en el cuerpo del mensaje quien ha enviado el texto. Además de darle un aspecto más profesional a los correos que enviemos, es de mucha utilidad cuando se encadenan varios mensajes a modo de conversación. Si todos llevan una firma clara y legible, es fácil seguir el hilo de la misma sin perderse.

¿Qué datos debo incluir en la firma del correo? Yo digo siempre que los mínimos e imprescindibles para identificarte. Nombre y apellidos, departamento, nombre de la empresa, teléfono de contacto y dirección de email son para suficientes en la mayoría de los casos. En mi opinión, la firma, cuanto más sencilla, mejor. Lo importante es el contenido del correo, no lo olvidemos.

Otro tema a tener en cuenta, es el de los disclaimers al final del correo. Los textos que van al final de muchos correos no sirven para nada. Bueno sí, sirven para molestar y para gastar más papel y tinta, si se imprime el email. Esto lo explica a la perfección el abogado Javier Muñoz en esta entrada de su blog. Fácil de comprender si nos paramos y comparamos ¿Mandamos el mismo aviso en nuestras cartas? ¿Y en los sms?

Correo web o a través de software de escritorio

Cada sistema tiene sus ventajas e inconvenientes. A día de hoy, para mi lo ideal es usar algún uno que me permita acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet (ordenador, teléfono móvil,…). En mi opinión, el software aporta poco valor a la gestión del email. Es cierto que cuando no tenemos conexión a internet puede venirnos bien, aunque cada vez es menos habitual estar desconectados y el trabajo que da tener que sincronizar plataformas, mantener el software,… me echa para atrás y me dice que no use software.

Por suerte, los sistemas de correo web como Gmail, Windows Live,… están cada vez más pulidos y hacen que no echemos de menos en absoluto el software tipo Thinderbird o el clásico Outlook. Es más, los sistemas web han evolucionado y tienen soluciones gratuitas y potentes para acceder al correo desde el escritorio cuando no tenemos conexión a internet.

La importancia de la etiqueta en el uso del email

¿Qué hago si tengo que enviar un fichero muy grande? En alguna ocasión, todos hemos tenido que enviar algún fichero bastante grande por email. Si no tenemos otra solución, mi recomendación es que se use el servicio de un tercero (siempre que por temas de LOPD sea factible), que hace de intermediario y evita que le colapsemos al destinatario su buzón.

Ojo con los sistemas gratuitos que introducen publicidad al final de los emails que envías. Tú no la ves, pero el destinatario sí, de tal manera que se encuentra a continuación de tu correo un mensaje con algún enlace o imagen que pueden dar al traste con tu imagen. Entre los casos que me he encontrado, había mensajes de horóscopo, sexo, búsqueda de pareja,… Si estás con un tema de negocios y te envían un email de estas características ¿Qué pensarías?

Por eso es importante elegir bien el proveedor y, si instalamos algún software, seleccionar uno normal, asegurándonos de que seleccionamos uno acorde con nuestras expectativas como profesionales y ojo, con las expectativas que tienen nuestros clientes con respecto a nosotros. Desde luego, enviar una oferta de nuestros servicios y que a continuación aparezca un anuncio de horóscopo o tarot, no queda bien. Y ya para terminar, os aconsejo a toda costa:

  • Evitar seguir las cadenas de emails chorras.
  • Enviar tonterías con la cuenta profesional a todos nuestros contactos.
  • Abrir correos de procedencia dudosa. En caso de duda, no pinches en ningún enlace y mejor ponte en contacto con quien el remitente para preguntarle por el correo.
  • No imprimir los correos, no hace falta. Los árboles y el espacio ocupado por papeles en la oficina te lo agradecerán.
  • Usar un sistema de correo con capacidad suficiente, de tal manera que no tengas que estar borrando continuamente emails. Por poner una cifra, si te ofrecen menos de 5 gb por buzón, descarta esa opción.

Todos estas recomendaciones están basados en la experiencia en el uso del correo electrónico a lo largo de los años. Seguro que se nos ocurren más, tengamos en cuenta que el sentido común siempre es un buen guía en todo y aquí también. Estoy convencido de que siguiendo estas pautas y teniendo las cosas claras nos ahorraremos a nosotros mismos y a los demás unos cuantos dolores de cabeza, además de ser mucho más productivos con las comunicaciones de nuestro negocio.

Imagen | Coletivo Mambembe’s

Pablo Herrero

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.

Ahora también es colaborador de Blog Sage Experience.