Alternativas de almacenamiento de archivos en la red para las empresas


Una de las ventajas que nos aporta trabajar en la nube es poder trabajar desde cualquier ubicación, es decir, lo mismo trabajo desde mi oficina, que continúo al llegar a casa con lo que estaba haciendo o aprovecho el fin de semana para acabar de definir un documento, una presentación, etc. Dentro de este especial de opciones que nos ofrece la nube hoy vamos a hablar de las alternativas de almacenamiento de archivos en la red para las empresas.

Claro que muchos de vosotros podéis pensar que todo esto ya lo hacemos con una memoria USB donde cargamos los documentos que necesitamos trabajar y nos los llevamos a casa. Es cierto, y cuando solo trabaja una persona con el documento es muy útil. Pero el caso es que muchas veces tenemos que trabajar entre varias personas con los mismos documentos o simplemente tenerlos disponibles en varias oficinas de forma simultánea y carecemos de un servidor y una conexión entre las mismas, de manera que hasta ahora hemos estado intercambiando dichos ficheros o documentos a través del correo electrónico.

Qué debemos pedirle a un espacio de almacenamiento online

Muchas veces nos dejamos llevar por la cantidad y está claro que en este caso el tamaño importa. Cuanto más capacidad de almacenamiento tengamos en la nube mejor, pero no a costa de la funcionalidad. Los principales espacios de almacenamiento online lo que hacen en replicar carpetas que tenemos en nuestros equipos. De esta manera podemos guardar documentos en una carpeta en nuestro ordenador de trabajo y sincronizarlos con nuestro espacio de almacenamiento online. Al llegar a casa y conectar nuestro ordenador, revisará y añadirá los archivos que no estuvieran en dicha carpeta.

Esto se realiza a través de un pequeño programa asociado al espacio de almacenamiento online que es el encargado de realizar esta sincronización. Si no disponemos de este cliente de escritorio, lo habitual es que nosotros subimos los archivos en la nube y los descargamos cuando los necesitamos. Este proceso se puede hacer muy pesado si tenemos que trabajar con archivos que vamos modificando de forma frecuente.

Por lo general, si sólo se trata de un usuario tendrá la misma cuenta tanto para el equipo de oficina, como para el de casa. Si trabajamos con varios usuarios, o tenemos varias oficinas distintas y queremos compartir un mismo espacio de almacenamiento la mayoría de los espacios de almacenamiento en red permiten trabajar con varios usuarios o compartir carpetas, de manera que lo único en común es la documentación que tenemos en la carpeta compartida.

Otra de las cuestiones que debemos tener en cuenta es la trazabilidad de los documentos. Si tenemos un espacio de almacenamiento compartido con un único usuario para que la misma información esté en las carpetas de cuatro sucursales. El problema puede surgir si un día se elimina por error un archivo o se sobreescribe será complicado averiguar quién lo ha eliminado, ya que no podemos garantizar la trazabilidad de los documentos.

Lo mismo para el caso de facilitar usuario y contraseña si utilizamos una sola cuenta. Si lo utilizamos para sincronizar un espacio común entre varias oficina, podemos dejar el cliente que nos sincroniza instalado pero no facilitar las credenciales de acceso para que cualquiera sin acceso se lo instale en su casa y pueda disponer de datos que no queremos perder el control de los datos. De todas formas creo que lo mejor es utilizar varias cuentas y compartir carpetas.

Si tenemos dudas respecto a la seguridad de los datos almacenados en la nube debemos saber que casi todas las alternativas utilizan conexiones seguras cifradas que aseguran el intercambio de la información. Si lo que vamos a hacer es utilizar este espacio online para almacenamiento de datos que no vayamos a utilizar de forma habitual, como una copia de seguridad extra, por ejemplo, podemos enviar los datos cifrados, de manera que sólo nosotros conocemos dicha contraseña y nadie, aunque tenga acceso a los datos pueda ver el contenido de los mismos.

Por último otra cuestión que puede ser interesante es saber si la opción elegida dispone o no de aplicaciones para teléfonos móviles o tabletas táctiles. Ya que el espacio en este tipo de dispositivos suele ser más limitado es interesante disponer de una aplicación que nos permita acceder de forma cómoda al espacio que tenemos disponible en la nube. De esta manera en todo momento podemos acceder a estos documentos aunque no los tengamos almacenados en dichos dispositivos.

Alternativas que tenemos disponibles


En este campo las alternativas que tenemos son muchas y por lo general de buena calidad, tanto para autónomos como para pequeñas empresas. Por lo general parten de un espacio reducido como opción gratuita y después si necesitamos más capacidad o funcionalidad tienen disponibles distintos planes de precios. Vamos a repasar algunos de los principales:

  • Dropbox: Se trata del principal referente en este campo. Dispone de un cliente que instalamos en nuestros equipos y que crea una carpeta llamada Dropbox, que será la encargada de sincronizar entre los distintos equipos que tengan esta cuenta. Dispone de aplicaciones para teléfonos móviles, posibilidad de compartir carpetas, tener notificaciones de cambios en las mismas, etc. Tiene una opción gratuita de 2 GB y a partir de aquí distintos planes de precios. Para las empresas tiene un plan que nos da 1 TB de almacenamiento online, cinco usuarios por unos 620 euros anuales, lo que sería un coste de 10 euros más o menos al mes por cada usuario.
  • Box.net: Tiene un funcionamiento similar a Dropbox, aunque creo que está más enfocado al ámbito de la empresa y la colaboración online. No sólo nos da almacenamiento sino que nos da la opción de historial de documentos, distintos tipos de permisos de accesos para usuarios, integración con Google Apps, etc. Para los usuarios de Mac estaba ofreciendo de forma gratuita 50 GB de espacio, pero en esta cuenta no están disponibles muchas de las funcionalidades extras que nos ahorrarán mucho trabajo en las empresas. También dispone de clientes para teléfonos móviles.
  • SpiderOak: En este caso se trata de un espacio pensado para la copia de seguridad online. Basta con instalar el cliente para luego seleccionar que carpetas de nuestro equipo queremos seleccionar para que se realice la copia de seguridad. De esta manera todos los equipos donde pongamos el cliente y la carpeta que seleccionamos tendrán todas la misma información. Dispone de control de versiones por si queremos volver atrás en alguna de las modificaciones que hemos realizado. Dispone de un programa de precios que nos da 100 GB por unos 8 euros al mes.

Conclusiones

Nos dejamos muchas opciones por citar o analizar. Por ejemplo los servicios de almacenamiento de Amazon S3 que quizás están más pensadas para empresas que quieren trasladar su infraestructura de almacenamiento a la nube. Una opción que debemos tener clara en este tipo de almacenamientos que hemos comentado es que aunque utilizamos la nube para sincronizar los documentos, en todo momento los tenemos en nuestros equipos también. De esta manera aunque en algún momento perdamos la conexión los tenemos disponibles en local.

Son muchas las maneras en las que podemos aprovechar estas opciones para las empresas y seguro que se os han ocurrido unas cuantas mientras leíais este artículo. Existen muchas otras opciones a través de las cuales podemos compartir estos datos y las empresas llevan haciéndolo durante mucho tiempo. Esta es sólo una forma de trabajar de forma colegiada con varios equipos o sucursales sin necesidad de disponer de grandes infraestructuras.

De todas las opciones disponibles, para el trabajo en la empresa de forma colaborativa me quedo con Box.net, una de las más potentes en lo que a funcionalidad se refiere, mientras que para una micropyme o un autónomo Dropbox es una de las mejores opciones, tanto por su gran ecosistema de usuarios como por la facilidad de uso para tener determinados archivos siempre disponibles entre nuestros distintos equipos.

En Blog Sage | Ventajas e inconvenientes de utilizar la nube en la empresa

LosLunesAlSol

Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa. Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol