Todo lo que hay que tener preparado para presentar las cuentas anuales de la empresa

Con la entrada del mes de julio, llega el momento de cerrar definitivamente el ejercicio 2016 de las empresas con los dos últimos hitos pendientes: la presentación del Impuesto de Sociedades y el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Hace unos días hacíamos mención a toda aquella información del modelo 200 que era posible ir cumplimentando para avanzar y tener listo el impuesto a primeros de julio.

Y con el depósito de cuentas ¿puede anticiparse trabajo? Por supuesto que sí. A continuación vemos cómo, pero recordad que Sage pone a nuestra disposición a través de su web toda la información necesaria y actualizada sobre las últimas novedades legales que es preciso conocer para estar al día.

El plazo para depositar las cuentas anuales

La mayoría de sociedades depositan sus cuentas a finales de julio. Tienen el día 31, gravado a fuego, como límite. Pero, realmente, ¿es ese el plazo?

Sí y no. La normativa mercantil establece que, desde el cierre contable del ejercicio (normalmente 31 de diciembre), las sociedades disponen de seis meses para aprobar las cuentas anuales (es decir, máximo 30 de junio) y un mes adicional para depositarlas en el Registro Mercantil correspondiente a su provincia.

Por tanto, nada impide (salvo, en su caso, las obligaciones de convocatoria de Junta) que las sociedades anticipen la aprobación de las cuentas anuales a cualquier día entre el 1 de enero y el 30 de junio y depositen mucho antes de finales de julio sus cuentas.

Composición de las cuentas anuales

Se componen de balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria.

Además, si la sociedad que deposita las cuentas no es una pyme, deberá acompañar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

Las sociedades obligadas a auditarse también incluirán el Estado de Flujos de Efectivo y, por supuesto, aunque eso no forme parte de las cuentas anuales, el Informe de Gestión elaborado por los administradores y el informe de auditoría debidamente firmado.

La certificación de la Junta

Como se ha señalado anteriormente, antes de 30 de junio debe reunirse la Junta General de Socios y aprobar las cuentas anuales del ejercicio y la distribución (aplicación en caso de pérdidas) de los resultados del ejercicio.

Pues bien, al depósito, debe acompañarse una certificación elaborada y firmada por el administrador (secretario con visto bueno del presidente en el caso de Consejo de Administración) del contenido literal de esa Junta.

La certificación debe contener, además de lo aprobado, el porcentaje de socios asistentes, mención a la convocatoria efectuada o la indicación de que es universal (asisten todos los socios), identificación del presidente y el secretario, indicación -en su caso- de que se cumplen los requisitos para formular cuentas anuales abreviadas o de pymes, número de páginas, firma, fecha de aprobación y fecha de certificación que, lógicamente, debe ser posterior a la de aprobación.

Si incluyen informe de auditoría, debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.

Además, algunos Registros Mercantiles obligan a que el certificado incluya el código alfanumérico de la huella digital que se acompaña al depósito.

Otra información necesaria

Evidentemente, debe indicarse toda la información identificativa de la sociedad: NIF, razón social, domicilio social, datos registrales (tomo, hoja, libro…), así como el número de empleados del ejercicio depositado y el anterior.

En el caso de que la sociedad haya adquirido acciones propias, debe incorporar las actas que aprueban la operación. En caso contrario se presenta una comunicación negativa de autocartera (simplemente marcando una cruz en el NO).

Conviene tener presente que, en caso de que la Junta haya sido convocada mediante anuncios, se precisa aportar al depósito copia de los mismos.

Al introducir toda la información indicada, el programa informático de depósito de cuentas del Registro Mercantil genera una huella digital con un código alfanumérico único, que también debe ser depositado, previa firma de los administradores.

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