Cálculo de las retenciones de los trabajadores

Cómo calcular las retenciones a los trabajadores con las tablas en 2017

El cálculo de las retenciones de los trabajadores es importante en relación a varios aspectos. Entre ellos destacan la práctica de la retención, la presentación de los modelos 111 y 190, la recepción del modelo 145  o la confección de las nóminas.

Para calcular las retenciones de los trabajadores, hay que conocer algunos detalles y seguir determinados pasos. Éstos son los principales aspectos a tener en cuenta.

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Cómo calcular la retención del IRPF: tablas de 2017

Como en otros años, la Agencia Tributaria ha puesto a disposición del público un cuadro resumen con las tablas de retención en 2017. Se puede consultar en este enlace.

El cuadro refleja la normativa vigente y se refiere no solamente a los rendimientos del trabajo, sino a todas clases de renta sometidas a retención. La tabla resume principalmente lo indicado en el artículo 101 de la Ley del IRPF y, en su desarrollo, por el Reglamento del IRPF.

Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores

Tres son los elementos que debemos conocer para calcular las retenciones de los trabajadores:

  • El importe que se le ha satisfecho y por qué concepto
  • El tipo de retención aplicable
  • En algunos supuestos (como el caso general), las circunstancias del trabajador

¿Cómo se calculan las retenciones de los trabajadores en el caso general?

Salvo que el trabajador se encuentre en alguno de los supuestos especiales, de los que hablaremos más adelante, el procedimiento se basa en lo indicado en los artículos 80 y siguientes del Reglamento del IRPF. Los pasos a dar son los siguientes.

1) Conocimiento de los datos necesarios para calcular las retenciones

Por un lado, se necesita conocer el importe íntegro de la retribución. Y, por otro lado, es muy importante conocer las circunstancias personales del trabajador. Para poder conocerlas se ha ideado el modelo 145.

2) El cálculo de la base de la retención

La suma de las retribuciones es, como regla general, el punto de partida para calcular la base de la retención. Esas retribuciones son las fijas y variables que se prevé pagar a lo largo del año natural. Sin embargo, no se incluirán en esa suma de retribuciones:

  • Las contribuciones de la empresa a planes de pensiones
  • Las realizadas a planes de previsión social empresarial
  • Las efectuadas a mutualidades de previsión social
  • Los atrasos

Las retribuciones en especie se incluyen por su valor, sin incluir el importe del ingreso a cuenta.

Si los trabajadores son peones o jornaleros que cobran por días ese importe se calcula multiplicando por 100 el importe de la peonada o jornal diario.

A esa cifra se le restarán determinadas cantidades representativas de:

  • Las reducciones por rendimientos irregulares
  • Las reducciones por obtención de rendimientos del trabajo
  • Las cotizaciones sociales
  • La partida de 2.000€ de otros gastos deducibles de los rendimientos del trabajo
  • Las pensiones compensatorias al cónyuge

3) Mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención

A continuación, hay que hacer un cálculo del mínimo personal y familiar. Se realiza de forma muy semejante a cuando se presenta la declaración de la renta. Como especialidad más relevante destaca que los descendientes se computan por mitad, salvo que al trabajador le corresponda desgravar en su totalidad por ese familiar. Tampoco se tendrá en cuenta el límite de que el familiar no puede tener más de 1.800 euros de renta para desgravar por él.

4) Se aplica la escala

Conocida la base de la retención se aplica la escala recogida en el artículo 85.1.1º del Reglamento del IRPF. También se aplica esa misma escala al mínimo personal y familiar calculado en el paso anterior. A continuación, se efectúa la resta.

Si el trabajador pasa anualidades por alimentos en favor de los hijos por decisión judicial sin derecho a desgravar por ellos, no se pasará toda la base de la retención de una vez por la escala. En ese caso, se pasará por la escala primero el importe de las pensiones que pase. A continuación. se pasará por la escala el resto de sus retribuciones. Se realizará la suma de las dos cantidades y se le restará el importe resultante de aplicar la escala a su mínimo personal y familiar incrementado en 1980€.

5) Máxima cuota de retención para trabajadores con retribuciones menores de 22.000€

Si el trabajador percibe menos de 22.000€, la cuota de retención no puede superar un 43% de la cuantía en que dicha retribución supere la mínima excluida de retención. La cuantía excluida de retención depende del estado civil, el número de hijos y los ingresos de su cónyuge.

6) Limitaciones al tipo de retención

El tipo de retención es el que resulta de dividir la cuota entre la base de retención y multiplicar el resultado por 100. Se expresa con dos decimales. En determinados casos de trabajadores con derecho a deducir por inversión en vivienda habitual se reduce en dos enteros.

El tipo de retención está sujeto a las siguientes limitaciones:

  • No puede ser negativo
  • Ha de ser siempre superior al 2% en caso de contratos de menos de un año de duración (1% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla)
  • No puede ser inferior al 15% en relaciones laborales especiales de carácter dependiente (8% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla)

Los límites aplicables a los rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente no son aplicables si los trabajadores son penados o discapacitados.

7) Regularizaciones del tipo de retención

Procede regularizar el tipo de retención en diferentes situaciones, tales como:

  • Continuación de la relación laboral más allá de lo previsto
  • Variaciones durante el año de las retribuciones o de los gastos deducibles de los rendimientos del trabajo
  • Supuestos de movilidad geográfica
  • Nacimiento o adopción de un hijo o incremento de otro tipo de descendientes
  • Cambio en las circunstancias de los descendientes
  • Aparición de una discapacidad o incremento de su grado en el trabajador o en sus descendientes
  • Una resolución judicial que obligue al trabajador a satisfacer una pensión compensatoria a su cónyuge o anualidades por alimentos en favor de los hijos
  • Si el cónyuge obtiene rentas, excluidas las exentas, superiores a 1.500€
  • Cambio de residencia a los territorios forales (Navarra. Vizcaya, Guipúzcoa y Álava), Ceuta o Melilla desde el resto del territorio español o desde el resto del territorio a los territorios forales, Ceuta o Melilla
  • Un cambio de residencia que haga que el trabajador pase a ser contribuyente por el IRPF
  • Cambio en las circunstancias de los ascendientes
  • Variaciones originadas por posibles derechos del trabajador a desgravar por vivienda habitual

En estos casos, conforme a las nuevas circunstancias, se calcula una nueva cuota. A continuación, a esa cuota se le restan las retenciones que ya se hayan practicado durante el año. El resultado de esa resta representaría lo que correspondería retener en lo que reste de año.

El tipo de retención que se aplicaría en lo sucesivo sería el cociente entre esa diferencia y el importe total de las retribuciones que se prevea pagar al trabajador en lo que reste de año multiplicado por cien para expresarlo en porcentaje.

8) La solicitud por el trabajador de un tipo de retención más elevado

El tipo que se calcula conforme al algoritmo descrito actúa como un tipo mínimo. De ahí en adelante el trabajador puede solicitar uno más elevado, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF. Deberá pedirlo por escrito el trabajador y se aplicará, al menos, hasta final de año. No obstante, el máximo que puede pedir es un 45%.

¿Existe alguna forma de calcular las retenciones a los trabajadores informáticamente?

Sí, por supuesto. Con NominaPlus se puede tanto calcular las retenciones de los trabajadores como, en su caso, las regularizaciones pertinentes. Además, la AEAT también nos ofrece un servicio de cálculo de retenciones.

¿Qué tipos de retención se aplican a los trabajadores en casos especiales?

El supuesto habitual es el de las retenciones que se practican a quienes tienen la condición de trabajadores de la empresa. Además existen otros supuestos y especialidades.

Consejeros y administradores

A los consejeros y administradores se les aplica un 35% de retención si la empresa ha tenido una cifra de negocios superior a 100.000€ en el ejercicio anterior. Si la cifra de negocios es menor de 100.000€ se aplica un 19%.

Determinadas colaboraciones con la empresa

Existen determinados supuestos de colaboración con la empresa sin un contrato de trabajo que tributan como rendimientos del trabajo. Entre ellos encontramos:

  • La impartición de cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares
  • La elaboración de obras literarias, artísticas o científicas, siempre que se ceda el derecho a su explotación.

En estos casos, aunque no sean trabajadores de la empresa en sentido estricto, hay que efectuar una retención. El porcentaje es de un 15% del importe satisfecho.

Atrasos de ejercicios anteriores

Cuando se satisface un atraso que es de un ejercicio anterior, no se aplica el procedimiento habitual para calcular las retenciones. Se practica una retención del 15%. No obstante, en el caso de que se trate de retenciones sobre las remuneraciones de consejeros y administradores o que sean la contraprestación de las colaboraciones a las que nos referimos anteriormente, los atrasos se retienen al tipo que correspondería a este tipo de no haberse pagado con retraso.

El cálculo de las retenciones de los trabajadores del régimen especial de impatriados

Bajo determinadas condiciones, los trabajadores impatriados pueden optar por tributar conforme a las normas del impuesto sobre la renta de los no residentes y tributar a un 24% por sus primeros 600.00€ de renta y a un 45% de ahí en adelante. A esos mismos tipos se les practicaría las retenciones a quienes ejerzan esa opción.

Rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla

Cuando un trabajador pueda beneficiarse de la deducción por rendimientos obtenidos en Ceuta y Melilla, se le retiene la mitad de lo que le correspondería en el caso de que los rendimientos del trabajo no los hubiese obtenido en Ceuta o Melilla.

El Modelo 145: cómo comunicar los datos al pagador

En los casos más habituales, el modelo 145 tiene un papel relevante en el cálculo de las retenciones. A través de ese modelo los trabajadores han de comunicar a la empresa sus datos, de forma que pueda emplearlos en el procedimiento de cálculo de las retenciones.

Aunque no se presenta ante la AEAT, es un modelo trascendente en las relaciones con Hacienda.  Tiene que haber dos copias: una para el trabajador y otra para la empresa. Además, existe la obligación de conservar la copia de la empresa para que esté a disposición de la Administración tributaria. Es la manera de que, si tenemos alguna inspección, podamos acreditar que hemos efectuado las retenciones conforme a los datos facilitados. Asimismo, esos datos deben reflejarse según lo dictado en el modelo.

Como regla el modelo 145 se presenta anualmente. No obstante, si no ha habido modificaciones en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente. También será necesario tanto al comenzar la relación laboral, como en alteraciones posteriores de los datos.

El cálculo de las retenciones es un procedimiento cotidiano. Hoy existen medios informáticos que facilitan mucho la labor. No obstante, es conveniente tener una idea de cómo se efectúa.

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