Siete causas por las que no coinciden el inventario físico con el contable

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Cualquier empresa debe de conocer con certeza las existencias que tiene en sus almacenes, pero estas no siempre coinciden con las cantidades que reflejan los sistemas de información contable de la empresa, sin embargo a 31 de diciembre es necesario saber con exactitud la cantidad de existencias que hay en los almacenes y su valoración para reflejar dicha información en el balance de situación de la empresa.

Por lo tanto, para conocer con certeza las existencias que hay en los almacenes, será necesario realizar un recuento físico para verificar que estas coinciden con las que se reflejan en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario

Si encontramos diferencia entre el stock teórico (lo que nos dice la contabilidad que debe haber) y el stock real (lo que se cuenta en el almacén) tendremos “diferencias de inventario”, que deberemos analizar.

Causas por las que se producen diferencias de inventarios

  1. Una de las causas por las que se producen diferencias de inventario es por el hurto interno de empleados, de tal manera que los sistemas de información contable de la empresa reflejaran unas existencias inexistentes que será necesario ajustar. Para evitar este tipo de hurtos, es necesario establecer sistemas de seguridad que eviten o minimicen los robos. Además es aconsejable la realización de inventarios periódicos que sirvan para evaluar periódicamente las perdidas que reflejan los almacenes de la empresa.
  2. Productos que salen de los almacenes sin producirse la correspondiente salida por albarán, factura o ticket. Esto puede ser debido a fraude cometido por empleados en colaboración con personas ajenas a la organización o por simple error administrativo. La fijación de precios no redondos que generen devoluciones de cambio dificulta este tipo de hurto,  al ser más difícil retirar de la caja importes que supongan la retirada de la caja de diferentes tipos de monedas o billetes.
  3. Hurto de personas ajenas a la organización, en almacenes cerrados al publico es mas improbable que se produzca este tipo de hurto, pero en determinadas organizaciones los productos están al alcance del publico y este tipo de hurto es relativamente frecuente.
  4. También pueden producirse diferencias de inventario por la entrada de mercancías en el almacén cuyo albarán de entrega se encuentra pendiente de registrar, por lo que antes de realizar el inventario deben de estar registrados todos los albaranes de entrada de mercancía.
  5. Otra diferencia puede ser debida a simples errores administrativos de registros de las cantidades de entrada y salida de las mercancías.
  6. Las confusiones como dar entrada a unos productos en lugar de otros, o dar salida a un producto con la referencia de otro, puede ser otra causa de diferencias, que aunque si bien, no implican la salida de los almacenes de dichas existencias sin registro, pueden suponer un quebranto para la empresa si hay diferencias de precios entre los productos.
  7. Y por último, tirar productos en mal estado o caducados, sin dar la correspondiente baja puede suponer otra causa de diferencias de inventario.

Imagen | Frédéric BISSON

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Se me pasó por la cabeza estudiar periodismo, pero me decante por Empresariales. Tras más de una década trabajando en diferentes puestos en el área Administrativa y Financiera, ahora transformo mi experiencia en letras. Escribo en Pymes y Autónomos y BBVA con tu empresa. Me podéis encontrar en Linkedin