¿Sabes cuánto tiempo debes conservar la documentación de tu empresa?

Tenemos que vaciar el archivo, ya no cabe nada. ¿Qué podemos tirar? ¿los últimos cuatro años? ¿los últimos cinco? ¿más? ¿hemos de guardar todas las facturas? ¿las de inmovilizado también? Preguntas que se repiten cada año y que, en realidad, no tienen una única y fácil respuesta.

A continuación, se indican algunas pautas que deberían seguir las empresas para establecer los límites temporales en la conservación de la documentación empresarial, teniendo en cuenta la normativa existente en materia de prescripción mercantil, fiscal y general.

Normas mercantiles

El Código de Comercio dispone que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Además, en muchas ocasiones, es preciso consultar cuestiones contables o mercantiles de mucho tiempo atrás, por ejemplo, con ocasión de la venta de unas acciones adquiridas hace muchos años, es probable que se precise de las escrituras de compra de las mismas y de la revisión de los apuntes contables realizados en su momento.

Por tanto, no solo las empresas deben conservar toda su documentación mercantil durante seis años, sino que resulta muy recomendable conservar indefinidamente la siguiente documentación:

Normas tributarias

La Ley General Tributaria establece el archiconocido plazo general de prescripción de cuatro años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de las mismas.

Dicho plazo también afecta a la posibilidad del contribuyente para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.

No obstante, este plazo puede interrumpirse por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada o por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase. Por tanto, antes de hacer el clásico ejercicio de contar hacia atrás cuatro años para decidir que documentación destruir, es preciso revisar si, en algún impuesto, se ha interrumpido el plazo de cuatro años.

Atención a las deducciones y pérdidas fiscales

Además, con las novedades fiscales introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones es de 10 años desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.

Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos, el plazo de prescripción no es cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio en que han sido aplicadas ya haya prescrito.

Una vez transcurrido el plazo de 10 años, Hacienda todavía podrá exigir, siempre que el último ejercicio en que han sido aplicadas no haya prescrito, la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.

Cuidado con los requerimientos de información de Hacienda

La actividad sometida a un plazo prescripción se limita a las actuaciones indicadas anteriormente pero no a la actividad de comprobación, que, por ejemplo, pueda afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.

Por tanto, a estos efectos, las empresas deberían conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el período de prescripción mercantil de seis años.

La desatención de un requerimiento de información estando obligado a ello puede llegar a suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros, por lo que es conveniente ser cauto.

Otra documentación específica

Existe determinada documentación que es preciso conservar más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente.

Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe empezar a computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada.

Lo mismo ocurre con determinados  instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.

Otros plazos especiales

El Código Civil también regula la prescripción y señala los diferentes plazos de la misma, es decir, el plazo máximo que la norma establece para ejercitar un determinado derecho.

Señala que las acciones personales que no tengan señalado término especial de prescripción, prescribirán a los 15 años, contados desde el momento en que fuese posible el ejercicio de la acción. Este tipo de acciones son las generalmente relacionadas con las actividades comerciales de las empresas.

Eso significa que las empresas asumen todas las responsabilidades derivadas de sus actividades, las cuales pueden ser exigidas en el futuro por terceros dentro de los plazos de prescripción. Por tanto, aquellas tendrán interés en conservar, durante ese plazo, los documentos que avalen sus actuaciones, por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Por otra parte, en materia de responsabilidades por defectos de calidad de los materiales o por vicios ocultos en general, pueden existir normas diversas que establezcan diferentes plazos de prescripción en relación con determinadas actividades o sectores, por lo que cada empresa deberá estudiar su caso.

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